招投標(biāo)檔案整理目錄

　　招投標(biāo)資料歸檔內(nèi)容包括：

　　1、書面資料包括但不限于以下內(nèi)容，委托代理協(xié)議，招標(biāo)方案或計劃，招標(biāo)文件，招標(biāo)代理工作匯總報告，中標(biāo)通知書原件，業(yè)主意見反饋表，中標(biāo)人的投標(biāo)文件；

　　2、電子資料包括但不限于以下內(nèi)容，委托代理協(xié)議掃描件，招標(biāo)方案或計劃電子版，招標(biāo)文件，評標(biāo)報告掃描件，業(yè)主意見反饋表掃描件，中標(biāo)通知書掃描件，招標(biāo)公告網(wǎng)頁版圖片或所發(fā)布的網(wǎng)站，中標(biāo)公示網(wǎng)頁版圖片或所發(fā)布的網(wǎng)站。

　　招投標(biāo)資料歸檔時間：

　　1、委托代理協(xié)議，招標(biāo)文件出售前，必須返回，否則招標(biāo)文件不予蓋章，特殊地區(qū)的情況須提前遞交情況說明，報公司領(lǐng)導(dǎo)批示；

　　2、其他書面資料，中標(biāo)公示發(fā)布后15日內(nèi)必須返回全套資料，且資料內(nèi)容滿足本辦法要求，否則從中標(biāo)公司發(fā)布后20日起，停止受理對應(yīng)分公司或項目部所有業(yè)務(wù)；

　　3、資料寄往總公司前1天，必須將電子資料建立壓縮包發(fā)送至招標(biāo)綜合部郵箱。

　　招投標(biāo)檔案內(nèi)容包括：

　　1、建設(shè)工程項目報建表；

　　2、招標(biāo)文件備案表，建設(shè)規(guī)劃許可證復(fù)印件，建設(shè)規(guī)劃用地許可證復(fù)印件，建設(shè)單位資金證明文件，建設(shè)單位法人資格證明文件復(fù)印件及法定代表人的任命文件復(fù)印件，預(yù)算編制單位的資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照及編制人員的證件復(fù)印件，自行招行相關(guān)人員的職稱證件復(fù)印件，招標(biāo)代理合同備案副本；

　　3、招標(biāo)文件；

　　4、招標(biāo)公告；

　　5、投標(biāo)人報名登記表及確定投標(biāo)人入圍名單；

　　6、資格預(yù)審文件。

　　《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第十九條招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)項目的特點和需要編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括招標(biāo)項目的技術(shù)要求、對投標(biāo)人資格審查的標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。

　　國家對招標(biāo)項目的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)定的，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照其規(guī)定在招標(biāo)文件中提出相應(yīng)要求。

　　招標(biāo)項目需要劃分標(biāo)段、確定工期的，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)合理劃分標(biāo)段、確定工期，并在招標(biāo)文件中載明。

　　招標(biāo)檔案怎么做？需要的資料、程序是什么？

　　江蘇省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目

　　招標(biāo)投標(biāo)檔案管理辦法

　　(討論稿)

　　第一條為規(guī)范全省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目招標(biāo)投標(biāo)檔案管理，統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的招標(biāo)投標(biāo)檔案是指房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項目招標(biāo)投標(biāo)活動過程中形成的，并能真實反映招標(biāo)投標(biāo)活動內(nèi)容，具有保存價值的文字、數(shù)字、圖表、聲像等各種載體的文件資料。

　　第三條各級建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理和監(jiān)督檢查工作，具體工作由其所屬的建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理機構(gòu)（以下簡稱“監(jiān)管機構(gòu)”）負(fù)責(zé)，各級監(jiān)管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定建立招標(biāo)投標(biāo)檔案，業(yè)務(wù)上接受各級城建檔案部門的指導(dǎo)。

　　第四條各級城建檔案部門應(yīng)對同級監(jiān)管機構(gòu)移交的招標(biāo)投標(biāo)檔案材料免費接受并保存。

　　第五條歸檔的招投標(biāo)文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實反映招標(biāo)投標(biāo)活動的過程。

　　第六條監(jiān)管機構(gòu)的項目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)督過程中及時收集、整理、保存招標(biāo)投標(biāo)過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當(dāng)在接受施工合同備案之日起五日內(nèi)，將有關(guān)收集齊全的歸檔招投標(biāo)文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。

　　第七條招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。

　　第八條招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)收集、整理、歸檔的文件資料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO(shè)項目發(fā)包初步方案，及其附件；

　　附件包括：1、工程建設(shè)項目審批或者備案文件的復(fù)印件；

　　2、邀請招標(biāo)或直接發(fā)包的有關(guān)審批文件和證明材料。

　?。ǘ┱袠?biāo)人自行辦理招標(biāo)事宜備案表及附件資料；

　?。ㄈ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書及工程招標(biāo)代理項目組組成人員情況表；

　　（四）單獨委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同；

　?。ㄎ澹┱袠?biāo)公告或者投標(biāo)邀請書；

　?。┩稑?biāo)報名及獲取資格預(yù)審文件或獲取招標(biāo)文件一覽表；

　?。ㄆ撸┵Y格預(yù)審文件，中標(biāo)人資格預(yù)審申請書復(fù)印件,資格審查情況報告；

　?。ò耍┱袠?biāo)文件以及對招標(biāo)文件的澄清或者修改文件；

　　（九）清標(biāo)情況報告;

　?。ㄊ┰u委抽取、通知記錄表；

　?。ㄊ唬?biāo)底的封面、編制說明及報價匯總表；

　?。ㄊ┰u標(biāo)報告；

　　（十三）招標(biāo)投標(biāo)的情況書面報告（其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容，可以不重復(fù)提交。）；

　?。ㄊ模┲袠?biāo)結(jié)果公示表；

　?。ㄊ澹┲袠?biāo)通知書；

　?。ㄊ┲袠?biāo)人投標(biāo)文件中的授權(quán)委托書、投標(biāo)函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復(fù)印件；

　?。ㄊ撸┖贤北荆?/p>

　?。ㄊ耍ξ姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理機構(gòu)的評價意見；

　?。ㄊ牛﹤浒噶鞒瘫砗秃贤瑐浒副?/p>

　?。ㄊ┱袠?biāo)投標(biāo)監(jiān)督情況記錄表；

　?。ǘ唬┬姓O(jiān)督意見書；

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料。

　　中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本，應(yīng)當(dāng)自施工合同接受備案之日起，保存六個月。

　　第九條建設(shè)單位（委托工程招標(biāo)代理的招標(biāo)代理機構(gòu)）應(yīng)當(dāng)收集、整理、歸檔的招投標(biāo)文件材料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO(shè)項目發(fā)包初步方案，并附項目立項審批文件或備案文件復(fù)印件;

　?。ǘ┭堈袠?biāo)或直接發(fā)包的項目，應(yīng)附可邀請或直接發(fā)包的有關(guān)審批文件和說明材料;

　?。ㄈ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書和工程招標(biāo)代理項目組組成人員情況表;

　　（四）單獨委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同;

　?。ㄎ澹┱袠?biāo)公告或投標(biāo)邀請書;

　　（六）資格預(yù)審的獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表;

　?。ㄆ撸┵Y格后審的獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人名單;

　　（八）資格預(yù)審的資格預(yù)審文件及中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請書;

　?。ň牛┵Y格預(yù)審合格通知書與資格預(yù)審結(jié)果通知書及其發(fā)放、確認(rèn)的記錄;

　?。ㄊ┵Y格預(yù)審報告;

　?。ㄊ唬┱袠?biāo)文件以及招標(biāo)文件澄清或者修改的內(nèi)容（含招標(biāo)答疑或投標(biāo)預(yù)備會紀(jì)要）;

　?。ㄊ┱袠?biāo)文件及答疑紀(jì)要等發(fā)放、簽收的記錄;

　?。ㄊ┰O(shè)有標(biāo)底的工程施工招標(biāo)標(biāo)底;

　?。ㄊ模╅_標(biāo)過程中投標(biāo)文件簽收、評委簽到等記錄;

　?。ㄊ澹┣鍢?biāo)情況報告;

　　（十六）評標(biāo)委員會的評標(biāo)報告（含評委評分、評議等過程資料）;

　　（十七）招標(biāo)人提交的招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報告（包括招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、資格審查、開評標(biāo)過程和確定中標(biāo)人的方式以及理由等。已提交過的內(nèi)容，可引用，不必重復(fù)提交。）;

　?。ㄊ耍┲袠?biāo)結(jié)果公示表;

　?。ㄊ牛┲袠?biāo)通知書;

　?。ǘ┲袠?biāo)人的投標(biāo)文件正本;

　?。ǘ唬┖贤北?

　?。ǘ┪姓袠?biāo)代理的工程招標(biāo)代理評價意見表;

　　（二十三）備案流程表;

　?。ǘ模┬姓O(jiān)督意見書;

　　（二十五）未中標(biāo)人的資格預(yù)審申請書、投標(biāo)文件正本;

　　（二十六）需要存檔的其他材料;

　　以上歸檔材料中，除（二十）、（二十五）項材料外，其他材料均應(yīng)裝訂成冊。第（二十）項（中標(biāo)單位的投標(biāo)文件正本）可以單獨立卷裝訂；第（二十五）項（未中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請書、投標(biāo)文件正本）應(yīng)暫時保存，待合同簽定六個月后銷毀。

　　第十條歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

　　所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。

　　第十一條招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復(fù)存檔，但應(yīng)在檔案備考表中注明相關(guān)材料的存檔信息；卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。

　　第十二條歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并附卷內(nèi)備考表列在歸檔文件材料尾頁之后。案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（格式）見附件。

　　第十三條監(jiān)管機構(gòu)可以將檔案的立卷、裝訂、歸檔和保存等工作委托建設(shè)工程交易中心承擔(dān)，并應(yīng)建立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、借閱等制度

　　第十四條招標(biāo)投標(biāo)檔案在監(jiān)管機構(gòu)（或建設(shè)工程交易中心）保管至工程項目竣工后一至五年，即可移交當(dāng)?shù)爻墙n案館保存。

　　第十五條對保存期已滿，須移交同級城建檔案館的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)組織鑒定后可予銷毀。檔案銷毀前必須登記造冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，鑒銷人員應(yīng)在清冊上簽字，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案管理人員離開工作崗位前，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交招投標(biāo)檔案資料，不得擅自處理或帶走。

　　禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。

　　第十七條檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)及時采取搶救、復(fù)制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

　　第十八條凡查閱或借閱招投標(biāo)檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。嚴(yán)格遵守和執(zhí)行國家各項保密規(guī)定和紀(jì)律。查閱或借閱檔案時，必須精心愛護(hù)，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。如需要摘抄或復(fù)印的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)。借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借，按期歸還，防止丟失和泄密。

　　第十九條各級監(jiān)管機構(gòu)對招投標(biāo)管理工作中其他有保存價值的文件材料如：工作文件、投訴處理、統(tǒng)計資料、活動記錄等，也應(yīng)及時做好歸檔保存工作，有管理規(guī)定的，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，無管理規(guī)定的可參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十條本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　附：案卷封面（式樣）、卷內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)備考表（式樣）

　　二○○七年三月二日