檔案整理注意事項

導(dǎo)語：檔案管理工作是十分重要的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展進步，檔案的數(shù)量逐漸增加，檔案的內(nèi)容也日益豐富，檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此，要進一步規(guī)范對于檔案的管理工作，加強對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，并在檔案管理的過程中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù)，使檔案工作得以更好的進行。

文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進行文件分類。

分類裝好

分好類別的文件，不要就那么一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

標簽表明

把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

做好收放記錄

公司用檔案的，一般就是大小領(lǐng)導(dǎo)們，只是不要太信任那些領(lǐng)導(dǎo)，他們都記性有時候也是非常差的，當他們拿走了文件并不知放在哪兒的時候，他們最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一個收放記錄登記本，誰拿走誰簽名，領(lǐng)導(dǎo)絕對不會因為你的認真而責備你的。

鑰匙的保管

一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在你身上，而隨身佩戴就表明你一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎，不要隨意交給他人。

1 強化隊伍建設(shè)，全面提高從業(yè)人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

首先是提高檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論，要與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業(yè)。

其次是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)實踐能力，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)，比如文史知識、社會學、統(tǒng)計學、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

再次是恪守檔案管理人員的職責。作為檔案管理人員，要定期對檔案進行查看。首先要保持檔案的完整性，確保檔案的安全，即保證檔案無因人為原因造成破損，檔案內(nèi)容以及實體不被他人竊取。一旦發(fā)現(xiàn)檔案有破損的情況，要及時對其進行修復(fù)。其次，要保證檔案有序排列，規(guī)范整齊，按照檔案的類型及大小進行排列，保證檔案方便查閱。再次，要將檔案集中保管，不可將檔案分散開來，造成檔案管理不便甚至是檔案丟失的情況發(fā)生。檔案的保管工作十分重要，對于管理人員來說可能比較辛苦，但是這是一份光榮的職業(yè)，因此檔案管理人員要持之以恒，努力完成本職工作，時刻保持警惕，確保檔案的安全與完好。

另外要注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的人才。隨著社會的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面由于檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學習.積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。還要加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，以適應(yīng)目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。

2 要突出做好檔案保管過程中的保密工作

保護國家機密不外泄是每個公民的責任和義務(wù)，尤其是對于檔案管理人員來說，更是一種神圣的職責。檔案管理工作人員確實對于檔案的保密工作盡職盡責，但是也由此產(chǎn)生了一些弊端，很多檔案由于長時間被束之高閣，發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值，久而久之就變得一文不值，加上有些領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面的對這些檔案進行查閱，導(dǎo)致了檔案的浪費，檔案管理人員的管理價值也沒辦法在利用檔案的過程中得以體現(xiàn)。檔案的保密工作確實十分重要，但是對檔案的保密是為了更好的加以利用，否則檔案的保密工作也變得毫無意義。檔案的利用應(yīng)建立在保密的基礎(chǔ)上，即在正確的時間、地點以及合理的范圍內(nèi)使用檔案，這樣才能體現(xiàn)出檔案存在的價值。

檔案的保密重點之處在于檔案的庫房管理。對于有條件的機關(guān)單位來說，檔案的庫房應(yīng)設(shè)置在單獨的建筑內(nèi)，由專人管理。但是有些單位不具備條件，把庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi)，需要注意的是，這些在辦公樓內(nèi)的庫房不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層，而且應(yīng)該與辦公室與閱覽室區(qū)分開，庫房的門窗要采取一定的加固加密措施，防止檔案被竊取。另外，應(yīng)該制定嚴格的庫房管理制度，并有專人對庫房進行管理與保護，禁止一切無關(guān)人員進入庫房，這樣才能保障檔案的保密與安全。

3 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

3.1 采取科學合理的監(jiān)督措施

在利用檔案的過程中，為了安全起見，檔案室要安裝監(jiān)控探頭，以方便對于利用者的實時監(jiān)督。作為監(jiān)管人員，要在利用者入館前向他們交代清楚利用檔案時應(yīng)遵守的規(guī)章制度與注意事項，并與他們交談，根據(jù)不同利用對象的不同目的，有的放矢的.開展監(jiān)督工作。對于那些有不良習慣的來館查閱檔案人員，管理者要對其進行及時的提醒，以防止在檔案上留下劃線或是口水等記號，保證檔案的整潔。在利用者查閱完檔案后，應(yīng)提醒他們及時將檔案交回，管理人員要仔細查看被查閱被利用過的文件，檢查其是否有缺失或是破損的現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要立刻查出，并在利用登記簿上備注說明。對于那些被嚴重損毀的檔案，應(yīng)該向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，追究利用者的責任，并盡快對檔案進行修復(fù)，以挽回不必要的損失。

3.2 建立健全的檔案利用制度

檔案的利用具有一定的規(guī)章制度，一般包括閱覽制度、復(fù)制制度以及外借制度等。管理人員要針對不同的利用對象，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手段，保證利用檔案的工作有制度可依。值得注意的是，檔案利用制度的內(nèi)容應(yīng)該簡潔明了，便于執(zhí)行，同時還要嚴謹，沒有漏洞。在以后的實踐中，要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷充實檔案利用制度的條款，使其更加完善，更好的服務(wù)于檔案的保密工作。

1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。

(7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準的英雄模范先進事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺;需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局(1981)63號文件的準則歸檔;歸檔材料應(yīng)做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認真學習，嚴格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。

(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(6)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

檔案管理的注意事項包括那些？

檔案管理注意事項
導(dǎo)語：檔案管理工作是十分重要的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展進步，檔案的數(shù)量逐漸增加，檔案的內(nèi)容也日益豐富，檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此，要進一步規(guī)范對于檔案的管理工作，加強對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，并在檔案管理的過程中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù)，使檔案工作得以更好的進行。
文件分類
公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進行文件分類。
分類裝好
分好類別的文件，不要就那么一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。
標簽表明
把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。
特殊文件
每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。
做好收放記錄
公司用檔案的，一般就是大小領(lǐng)導(dǎo)們，只是不要太信任那些領(lǐng)導(dǎo)，他們都記性有時候也是非常差的，當他們拿走了文件并不知放在哪兒的時候，他們最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一個收放記錄登記本，誰拿走誰簽名，領(lǐng)導(dǎo)絕對不會因為你的認真而責備你的。
鑰匙的保管
一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在你身上，而隨身佩戴就表明你一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎，不要隨意交給他人。

人事檔案收集注意事項

一、人事部門設(shè)置專門的人事檔案管理員。

人事檔案管理員的職責主要是負責紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管，以及電子檔案的及時錄入、更新與管理工作。

二、入職、離職檔案管理。

人事檔案屬于公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，人事部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即便員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)禁止的則需保存更長。

三、設(shè)立專門的人事檔案保管室。

主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案，可借閱但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看，且需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負責人的同時簽批核準，方可借閱。

四、電子檔案永久保存只能查閱

不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己下屬的電子檔案，且有敏感信息還會單獨改變查看權(quán)限。如：薪酬、獎懲、績效。

五、其他規(guī)范：

如編號管理、檔案室管理等規(guī)定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時效管理及敏感的薪酬等財務(wù)人員單獨錄入。準確性和操作注意事項等。對檔案管理員進行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核檢查，確保檔案管理萬無一失。

1、管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除管理人員外，無關(guān)人員不得進入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的`必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。

(7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準的英雄模范先進事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事

(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。