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檔案整理經(jīng)驗(yàn)(檔案整理經(jīng)驗(yàn)介紹)

時(shí)間:2022-11-28 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理經(jīng)驗(yàn)

檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方法
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法

檔案管理好的經(jīng)驗(yàn)做法其實(shí)一般的情況下,首先檔案都是存檔的。如果檔案特別多的話,就要把檔案分類管理。可以把檔案分為男生部分和女生部分,然后再把檔案按年限分類。然后再把檔案可以按照級(jí)別分類,比如說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別,普通員工級(jí)別等等,如果你分的級(jí)別越細(xì),然后再加上編號(hào)的話,那么你在尋找檔案的時(shí)候就會(huì)非常的好找?;蛘咭部梢灾苯影褭n案按編號(hào)編好,然后把這些編號(hào)做一個(gè)目錄后面寫(xiě)上。檔案的信息,比方說(shuō)人名兒。身份證號(hào)等,那么在查找的時(shí)候按照位置去查找也是比較好找的,就像圖書(shū)館保存圖書(shū)那樣去保存也好。

如何才能做好檔案的管理

檔案管理工作做得如何,是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,大家一起來(lái)看看吧。

一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序,將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步,要規(guī)范的處理公文,細(xì)致的審查公文,公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān),這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié),有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步,不同單位的草案擬制部門各不相同,有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制,有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異,對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致,可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題:

1、體裁使用不正確,比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確,一些公文有附件,沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí),也沒(méi)有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào),整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確,不便查閱。

檔案整理經(jīng)驗(yàn)

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的使用數(shù)字。

以上情況,對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此,負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員,有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看,仔細(xì)審核,尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān),在有問(wèn)題的情況下,要盡快通知提供公文初稿的單位,告知對(duì)方具體情況,將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作,從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后,便可以將公文進(jìn)行保存,并把公文的類別進(jìn)行整理和分類,將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存,不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文,例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文,這類公文就需要明確標(biāo)注,以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作,務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件:

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作,需要有清晰的認(rèn)知,要把管理檔案工作做好,就要把公文的管理規(guī)范熟知,才能將公文員工作真正融合,還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查,掌握所有檔案信息,保證檔案有高質(zhì)量,以防檔案重復(fù),使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員,必須要有職業(yè)責(zé)任感,對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,將檔案記載在大腦中,對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心,對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日常化。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí),及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作,在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí),隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍,時(shí)常范圍,做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn),在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料,做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候,需要先檢查形成公文的前期材料,在過(guò)程中,需要翻閱其他附屬資料,如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要,過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的,要跟蹤回收,堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中,這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失,也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸,對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中,要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程,對(duì)檔案流向掌握清晰,在過(guò)程中,需要注意以下幾個(gè)方面:

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲(chǔ)存價(jià)值,能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

檔案整理經(jīng)驗(yàn)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整,按照資料的內(nèi)容順序,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè),初步完成“件”,由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件,過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏,否公文檔案不完整,會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo),影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作,不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱,了解單位目前的大致情況以外,還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù),為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明,和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益,對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下,不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新,以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案,可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員,需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn),對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教,不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類,需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合,也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔,但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間,檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感,建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息,擴(kuò)寬知識(shí)面,將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán),是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善,提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感,全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化,更好的完成與各部門的工作配合,提高整個(gè)工作流程效率,減少繁瑣的環(huán)節(jié),為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

高速公路的運(yùn)營(yíng)不僅對(duì)高速公路的建設(shè)負(fù)責(zé),還對(duì)高速公路的管理以及維護(hù)負(fù)責(zé),因此,高速公路系統(tǒng)單位需要?jiǎng)佑玫酱罅康娜肆ξ锪Y源,在運(yùn)營(yíng)管理規(guī)模不斷擴(kuò)大的過(guò)程中,也面臨著大量的人事變動(dòng)。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對(duì)系統(tǒng)內(nèi)人力資源開(kāi)發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù),具有非常重要價(jià)值。

1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

人事檔案是以個(gè)人為單位根據(jù)人員的自身情況、個(gè)人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料,起著憑證、依據(jù)和參考的作用,在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí),都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動(dòng)等行政工作的開(kāi)展都是極為重要的。我們有必要對(duì)高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié),提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議,使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對(duì)系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

2.目前高速公路人事檔案管理中的問(wèn)題

2.1 檔案管理的信息化程度低

高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低,是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問(wèn)題。在信息化時(shí)代,無(wú)論是人事檔案查閱、調(diào)動(dòng),還是應(yīng)用,都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò),但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應(yīng)用的要求,使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理中,人本管理是最主要的.思路,這就意味著,高速公路系統(tǒng)單位各項(xiàng)工作都應(yīng)該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒(méi)有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征,員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差,主要是因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)不足造成的,這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

2.3 檔案管理制度不完善

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足,檔案調(diào)用程序復(fù)雜、檔案利用率不高的問(wèn)題,同時(shí),還有許多人事檔案因?yàn)楦袷讲灰恢滦枰匦抡?,加大了檔案工作的難度。究其根本原因,在于檔案管理制度不完善,現(xiàn)行的檔案管理制度并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員的績(jī)效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)。

3. 做好人事檔案工作的策略

3.1 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因,采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取,也可以有效提高檔案的安全性。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理,首先需要增加對(duì)檔案管理的資金投入,購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施,如最基本的辦公室常用設(shè)備,打印機(jī)、掃描儀、電腦等,檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備;其次,應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略,包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案工作軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)單位檔案庫(kù)與政府檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等,并真正實(shí)施這些信息化管理戰(zhàn)略,設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì),是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先,應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn),使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸,以提高工作效率;其次,應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn),以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行;最后,應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn),對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn),讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí),維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。

3.3 完善檔案管理制度

進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先,高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該就人事檔案的類型進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)格式制定,要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案,以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次,系統(tǒng)單位應(yīng)該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責(zé)任制定明確的崗位說(shuō)明書(shū),并對(duì)人事檔案工作人員制定相應(yīng)的、合理的績(jī)效考評(píng)制度,保證在績(jī)效考評(píng)制度之下,人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責(zé)任心發(fā)揮的程度不同、對(duì)檔案工作的貢獻(xiàn)不同得到不同的薪酬待遇,只有這樣,才能對(duì)檔案工作人員起到有效的激勵(lì)。

4. 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對(duì)本單位各項(xiàng)事務(wù)發(fā)展都起到重要的輔助作用,而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進(jìn)、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問(wèn)題。高速公路系統(tǒng)單位應(yīng)該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行一系列的改革,使檔案工作真正達(dá)到高效、有用,體現(xiàn)出其對(duì)高速公路運(yùn)營(yíng)發(fā)展的服務(wù)作用。

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