政府檔案整理

第一章 總 則

第一條 為了實(shí)現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。

第二條 干部檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個(gè)干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條 各級(jí)干部檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)所管理的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四條 整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

第三章 檔案材料的鑒別

第七條 干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸人干部檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀；

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；

(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔；

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理；

(五)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

第四章 檔案材料的分類

第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。．

第十二條 干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：

第一類 履歷材料；干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個(gè)人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。

第四類 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類 政審材料：審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

第六類 加入黨團(tuán)的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請(qǐng)書(l—2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評(píng)議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加人民主黨派的有關(guān)材料。

第七類 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等材料。

第八類 干部違犯黨紀(jì)；政紀(jì)、國法等材料：處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見和檢查、交待材料；通報(bào)批評(píng)材料；甄別、復(fù)查報(bào)告、決定，上級(jí)批復(fù)及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類 干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表，定級(jí)和解決待遇的審批材料；干部任免呈報(bào)表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表。

第十類 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料；干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等，

第十三條 干部檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，干部考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料，也可歸人副本。

第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。

第五章 檔案材料的排序與編目

第十五條 每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式：

(一)按檔案材料形成時(shí)間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序；

(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。

第十七條 每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫。具體要求：

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫；

(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

(三)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間；

(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫；

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤；

(六)書寫目錄時(shí)，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

第六章 復(fù)制與技術(shù)加工

第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、秒寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無誤，注明復(fù)制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

(一)對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行剪執(zhí)不能購 的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞；便于展開閱讀；

(二)對(duì)破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

(三)對(duì)過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

第七章 裝訂與驗(yàn)收入庫

第二十一條 每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂 后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對(duì)無誤；

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定；

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫。

第八章 整理工作的注意事項(xiàng)

第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全；

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

第九章 附 則

第二十四條 本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門負(fù)責(zé)解釋。

政府檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定：

為加強(qiáng)辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。

一、檔案管理體制和職責(zé)范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級(jí)管理的方法進(jìn)行，在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由分管副主任、機(jī)要檔案室、各科室組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)辦公室建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各科室須明確相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案人員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。

(3)檔案室成員應(yīng)努力提高學(xué)識(shí)水平和工作能力。

2.職責(zé)范圍

(1)機(jī)要檔案室是辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的專門科室，職責(zé)與權(quán)限按照辦公室檔案工作崗位職責(zé)執(zhí)行。

(2)辦公室由分管副主任具體負(fù)責(zé)檔案工作，機(jī)要檔案室必須定期向分管副主任匯報(bào)工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長專題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡報(bào)、政務(wù)信息、大事記等文件材料及牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長期（三十年）和短期（十年）兩種；會(huì)計(jì)檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對(duì)辦公室有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長期和短期。

2.歸檔時(shí)間

實(shí)行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長專題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡報(bào)、大事記、政務(wù)信息一律在次年第一季度內(nèi)，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人審定后，向機(jī)要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映辦公室活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經(jīng)整理后向機(jī)要檔案室移交。

4.歸檔手續(xù)

(1)凡屬移交檔案室的文件均應(yīng)按照要求進(jìn)行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機(jī)要檔案室移交時(shí)，必須做好交接手續(xù)。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點(diǎn)服務(wù)于辦公室的各項(xiàng)工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。并不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

3.查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

4.閱檔人員必須愛護(hù)檔案，不得損壞污穢，不準(zhǔn)在檔案上涂改、圈劃、批注；不準(zhǔn)剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機(jī)要檔案室實(shí)行專人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應(yīng)該保持整潔、并配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設(shè)施。

3、檔案室嚴(yán)禁吸煙，不存放與檔案無關(guān)的物品，檔案室周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，認(rèn)真做好檔案保密工作。

2、查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

3、查閱機(jī)要文件、會(huì)議記錄等檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

4、凡案卷內(nèi)容涉及保密問題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進(jìn)行，不準(zhǔn)由個(gè)人隨意鑒定、銷毀。

2、銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷毀。

3、銷毀檔案必須定由兩人以上負(fù)責(zé)，并在銷毀清冊上注明銷毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責(zé)

1、服從主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級(jí)部門的指導(dǎo)，按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及主任交辦的其他任務(wù)。

2、 機(jī)要檔案員負(fù)責(zé)做好機(jī)要文件的整理、分類，做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及時(shí)、準(zhǔn)確的送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，待領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由機(jī)要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強(qiáng)保密意識(shí)，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機(jī)要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。

擴(kuò)展資料：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。

第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制。

切實(shí)解決好檔案庫房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施。經(jīng)濟(jì)條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮柜、木制櫥和復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作業(yè)務(wù)上接受縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）應(yīng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會(huì)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各類檔案按下列方法排列編目:

1、文書檔案的排列與編目。卷內(nèi)文件排列按時(shí)間的先后順序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，正件在前附件在后。在一個(gè)全宗內(nèi)，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排長期、短期卷。在同一種保管期限內(nèi)，按黨委類、政府類、人大政協(xié)類、工青婦、協(xié)會(huì)類進(jìn)行排列，每一類目內(nèi)，先排本級(jí)，再排上級(jí)、后排下級(jí)的案卷。

2、會(huì)計(jì)檔案的排列與編目。會(huì)計(jì)檔案按憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四個(gè)屬類分年度排列、編號(hào)。也可先分年度，再按屬類排列、編號(hào)。但在一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)只能采用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目?？萍紮n案分為產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究與推廣應(yīng)用、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案四大類。每個(gè)大類內(nèi)按單個(gè)項(xiàng)目（即一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）的順序排列編目。并保持其文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁碟等載體，按時(shí)間順序進(jìn)行排列，每年度各自編一個(gè)流水號(hào)。

5、實(shí)物檔案。實(shí)物檔案按照榮譽(yù)性實(shí)物、廢止印章、題詞書畫、名優(yōu)產(chǎn)品分類整理，各自按時(shí)間順序排列，分別編一個(gè)流水號(hào)。

6、專門檔案，如計(jì)劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會(huì)保險(xiǎn)等專門檔案，按有關(guān)規(guī)定要求整理、排列、編號(hào)。

參考資料：

百度百科-鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

鎮(zhèn)政府檔案如何整理

一、先按年份分好。

二、同一年的按大類分好。每一大類分成各個(gè)小類。
三、每一小類根據(jù)大目錄、小目錄、明細(xì)目錄整理。
四、有目錄卻遺失內(nèi)容的，特別標(biāo)注。
五、注意妥善保存。
六、年代久遠(yuǎn)的，材料較少的，可以合在一起。