電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案管理工作是十分重要的,但是,目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在,嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問題,進(jìn)行有效的分析,制定合理的對策,有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。
基層檔案工作中的問題,由于檔案工作內(nèi)外因素的影響,工作中可能會出現(xiàn)以下問題。
檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高
檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科,這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊,無論是業(yè)務(wù)熟練程度,還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員,大多是兼職,因此對檔案管理往往心有余而力不足,基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料,更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識,這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
檔案意識相當(dāng)薄弱。基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上,對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少,一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下,許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事,對檔案工作不聞不問,自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠,沒有把檔案工作列入年度工作計劃,檔案工作不研究不安排,檔案問題得不到解決,場所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒有保障,檔案工作自然就做不好。
檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實(shí)際工作中,一些單位制度不完善,或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實(shí),管理松懈,檔案工作沒有形成制度化。
主要有以下四點(diǎn)問題:一是檔案收集不規(guī)范,在收集過程中,制度不健全;二是檔案整理不規(guī)范,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍,不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠;四是檔案利用不規(guī)范,檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還,等等因素。
在檔案整理過程中,雖然整理方案明確了,但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多,甚至背道而馳,通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了如下幾點(diǎn),以便控制整理過程質(zhì)量。
一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工
整理項(xiàng)目整體工程量有大有小,但是無論是大下,所需要職能職責(zé)需要明確,項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等,人員配備不一定齊全,但是職能必須清晰,落實(shí)到崗,到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。
二、制定明確的整理方案
在檔案整理方案確定中,有兩個工作是非常重要的,第一,檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過程中,會有很多突發(fā)的問題,而且這些問題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來的,所以,在整理方案確定過程中,制定對一些相同問題的處理原則是必要的,避免在后期針對有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通,導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出,便于對相同類似問題的在實(shí)際過程中的快速解決。第二,重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn),對于一些在檔案整理過程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃,并拿出整理流程和控制方法,這樣,在檔案整理實(shí)際過程中,整理人員才有明確的整理依據(jù),從而使檔案整理方案自始自終,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
三、集中的人員培訓(xùn)和上崗
在很多小的檔案整理項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn),總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時間,影響產(chǎn)值,其實(shí)結(jié)果未必。我個人人為,檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對于一些原則和重要的整理辦法,應(yīng)利用早會等時機(jī)有效宣貫,同時,在一對一培訓(xùn)過程中,在實(shí)體講解。不要放過任何機(jī)會對檔案整理過程中的一些共同問題點(diǎn)做講解,并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。
最后,在檔案整理過程中,需要重視過程的質(zhì)量控制,重視質(zhì)量理念的培訓(xùn),在項(xiàng)目考核體系中,應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容,形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。
導(dǎo)語:隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展,在不斷更新著管理概念及管理方法,能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作,不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料,適時調(diào)整策略及決策;而且,還可以為社會和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。
一、檔案管理及其價值
檔案管理是指 : 檔案館 ( 室 ) 及其工作人員直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行開發(fā)、利用并進(jìn)行管理服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項(xiàng)工作。
對于形成的檔案進(jìn)行管理大致可分為檔案的編纂工作,以及檔案的開發(fā)利用工作,從而使檔案的規(guī)制更加有序,對于實(shí)現(xiàn)檔案的價值大有裨益,也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分,是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)性的重要工作。
檔案的開發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價值,并加以充分利用以為社會大眾服務(wù),從而使檔案走出瓶頸,服務(wù)于社會,使其大眾化、科學(xué)化、經(jīng)濟(jì)化,讓檔案的價值擺脫檔案館的束縛,走上社會主義市場經(jīng)濟(jì)的道路,增強(qiáng)其發(fā)展前景。檔案的開發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求,對于實(shí)現(xiàn)檔案價值具有重要意義。所以,要時代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來,使用現(xiàn)代化檔案軟件實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價值和社會價值,將檔案財富轉(zhuǎn)化成社會財富,這也是對社會資源負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。
二、檔案管理工作中存在的問題
(一)忽視對檔案的管理工作
在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視,甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部,認(rèn)為此項(xiàng)工作既不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益,又不是主要工作,更不能帶來政績,只要不泄密,不遺失、保存好,可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認(rèn)識,從而忽視了檔案管理工作的重要性。
(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備
在現(xiàn)實(shí)工作中,部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施,個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多,檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放,而是混亂擺放,導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室,但情況不容樂觀,多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方,導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。
(三)檔案管理水平較
。一些單位的檔案管理人員沒有充分認(rèn)識檔案工作的重要性,而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn),缺乏對檔案的收集工作意識,對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員,對檔案材料僅限于存放,沒有進(jìn)行及時分類歸檔,甚至缺乏對歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性,導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。
三、做好檔案管理工作的措施方法
隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高,這就對檔案管理工作提出新要求,要不斷提高管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化,為社會提供更有價值的檔案信息資源。
(一)重視支持檔案管理工作
各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作,檔案管理人員要提高檔案管理工作水平,加強(qiáng)服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,擬定工作目標(biāo),樹立創(chuàng)新意識,端正工作態(tài)度,明確服務(wù)方向,提高服務(wù)質(zhì)量,充分利用檔案信息資源,為建設(shè)和諧社會服務(wù)。
(二)提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)繼續(xù)教育
檔案管理人員的.業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
由于設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,因此,對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢,所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育,盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才,才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
(三)逐步完善檔案工作管理制度
首先要切合實(shí)際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度,要簡明扼要、簡便易行,充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力,既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工,不要搞特殊化。然后更要堅(jiān)持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性,制度面前人人平等,有獎有罰,獎懲分明,使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。
(四)逐步改進(jìn)并完善檔案功能
在檔案管理工作中,檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實(shí)、更全面、更準(zhǔn)確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大檔案資料的內(nèi)涵,以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求,從而更好地為單位服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。
(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段,為檔案管理工作服務(wù)。隨著信息化建設(shè)的不斷加深,傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時代檔案資料管理工作的需要,檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷,使得用戶群越來越多,相對的信息服務(wù)的要求也越廣。
隨著檔案管理的信息化,在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新,充分考慮用戶對信息利用的需求,從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求,為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺,不僅能更好的滿足用戶的需求,突出用戶的權(quán)益,提供信息服務(wù)效率,更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動性及重要性。
四、結(jié)語
檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實(shí)真實(shí)性的必要工作,檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史,記載著準(zhǔn)確豐富的信息,匯集著大量的資源,對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。
在新的歷史時期下,與其他工作相同,檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐,采取科學(xué)、有效的措施,積極研究、探索新的檔案管理模式,規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理,提高工作質(zhì)量、提高工作效率,促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展,促進(jìn)和諧社會的發(fā)展。