人事檔案建設(shè)

人事檔案如何建立

我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。以下是我為大家整理的'人事檔案如何建立相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案的分類 人事檔案包括固定人員人事檔案、流動人員人事檔案、應(yīng)聘人員人事檔案三大類。

二、人事檔案的內(nèi)容 固定人員是指在公司正常上班的在職人員。流動人員是指辭職或被公司辭退的人員。上述兩類人員以個人為單位建立檔案，檔案內(nèi)容包括學(xué)歷證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、原單位離職證明原件、個人簡練、面試人員登記表、員工登記表、其他證書復(fù)印件（計算機(jī)、英語等級證書）、員工轉(zhuǎn)正審批表、員工晉升表、崗位變動表、勞動合同等其他資料。應(yīng)聘人員是指通過各種渠道向公司投遞了簡歷，由于各種原因未被公司聘請的人員。該類人員的以集體為單位建立檔案，檔案內(nèi)容主要是其投遞的個人簡歷。

三、人事檔案的編號 人事檔案采用二級編碼，固定人員人事檔案和流動人員人事檔案編碼依次為入司年份、流水號。應(yīng)聘人員人事檔案編碼依次為投遞時間、流水號。

四、人事檔案存儲管理三類人事檔案分別管理。固定人員人事檔案和流動人員人事檔案以個人為單位用檔案袋收納。應(yīng)聘人員檔案整體為單位用檔案袋收納。流動人員檔案和應(yīng)聘人員人事檔案根據(jù)跟部門需要經(jīng)檔案管理人員同意可以借閱。流動人員檔案自相關(guān)人員離開公司3年后方可消費(fèi)；應(yīng)聘人員人事檔案自投遞之日起2年后方可消費(fèi)。

五、人事檔案電子資料庫的建立 三類檔案均應(yīng)建立人事檔案電子資料，方便管理和查詢。

怎么建立人事檔案

怎么建立人事檔案

人事檔案，是我們一生中最重要的檔案，是記錄我們一生中的榮辱，但是怎么建立這個人事檔案呢?為什么要建立人事檔案?以下我為大家整理了怎么建立人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

一、怎么建立人事檔案

人事在收到以上相關(guān)資料的時候就需要展開相應(yīng)的工作了，簽訂合同以后，公司會給每個員工一個工號，我們可以按照工號的順序來簡歷人事檔案，實(shí)時的更新和檢查花名冊，這個花名冊的內(nèi)容根據(jù)每個公司能看這個花名冊的權(quán)限來設(shè)定。如果這個花名冊只有領(lǐng)導(dǎo)級別的人才能查看，那么內(nèi)容可以盡可能的詳盡，可以包括入職時間、合同期限、社保辦理情況、試用期的評估結(jié)果、崗位和職位的變動情況等等，如果這個花名冊大家都可以看，那么一些敏感信息就不要放進(jìn)去了，就單獨(dú)再另外制作一個表格。

除了以上常規(guī)項，公司還要設(shè)置公司的培訓(xùn)記錄，每個公司每隔一段時間都會有相應(yīng)的培訓(xùn)，我們需要做個培訓(xùn)記錄表，哪些人參加、分別是什么崗位、參加的目的及整個培訓(xùn)所產(chǎn)生的費(fèi)用，這是公司為員工所投入的一項成本，也是需要記錄在案的。

績效展開及結(jié)果也算是人事檔案，每個月員工的相關(guān)信息都需要保留，這些紙質(zhì)檔都需要保留，如果條件允許可以制作相應(yīng)的電子檔，便于以后查閱，從員工進(jìn)公司開始，他所有的相關(guān)資料都要齊全，例如試用期考核表、試用期訪談表、轉(zhuǎn)正審批表等等。

在人事檔案的管理過程中，很多人認(rèn)為只要把數(shù)據(jù)記錄就好，然后把相關(guān)資料全部放在一個檔案袋子里，就覺得自己的工作已經(jīng)做到位了，其實(shí)并非這樣，在我們實(shí)際的操作中，要善于自己總結(jié)方法，有的.公司有人事管理系統(tǒng)，這樣人事工作會方便很多，但是有些公司沒有，那我們做的就比較多了，我們需要有一份實(shí)時更新的表格，把員工的檔案按照工號編號，制定編號的縮印就能查詢表格和先關(guān)信息的位置，紙質(zhì)檔案袋子上也要有相關(guān)內(nèi)容的概括，嚴(yán)格按照既定的順序進(jìn)行排序，這樣找起來會方便很多。

每個公司管理人事檔案的順序不同，不過大致可以分為以下幾個模塊進(jìn)行分類管理：招聘、入職、試用期、在職、離職，這樣查閱的時候能有一個規(guī)范的循序，不會顯得你的檔案雜亂無章，人事檔案的管理枯燥乏味，需要我們自己從中找尋樂趣，如果你經(jīng)常去翻閱，會有自己的一些想法，善于思考的人還能自己設(shè)置一套管理體系，只要開始理順了，后面操作起來會非常順暢，領(lǐng)導(dǎo)要任何人任何時候的資料你都能第一時間拿出來，定會讓人刮目相看。

作為人事要有敏銳的洞察力，如果在檔案的管理中你發(fā)現(xiàn)有漏洞要及時的彌補(bǔ)，千萬不要覺得是小事，你做的所有的一切都是為公司服務(wù)的，一旦你的人事檔案體系建立起來了，那么人事中的很多工作都會慢慢展開，總之人事檔案的簡歷是人事工作的基礎(chǔ)，萬丈高樓平地起，你要想最好就必須把基礎(chǔ)工作做好，這是人力資源最基本的準(zhǔn)則。

二、檔案無效補(bǔ)救方法(重新補(bǔ)辦檔案)

1.首先，我們需要在重新發(fā)放前聯(lián)系相關(guān)部門，并出具檔案丟失和重新發(fā)放的證明。然后，在他們給你簽名蓋章后，你就可以進(jìn)行正式的檔案重新辦理了。

2.補(bǔ)辦檔案簡易流程：寫申請書開具遺失證明，將證明登刊，憑借遺失證明補(bǔ)辦必要檔案文件，交由相關(guān)部門進(jìn)行文件審核，審核通過將補(bǔ)辦完成并重新建檔。具體詳細(xì)流程可以詢問辦得爽相關(guān)人員

3.學(xué)生的學(xué)籍檔案可以在各種類型的畢業(yè)院校或教育局重新辦理。人事檔案可以在人才中心和其他地方重新辦理?？梢岳斫猓梢源鎯n案的地方就是可以重新補(bǔ)辦檔案的地方。

4.歸檔材料需在人才中心官方部門等地方補(bǔ)辦、負(fù)責(zé)的檔案管理部門封存，并簽字蓋章后方可生效。給一個不是正式機(jī)構(gòu)的檔案機(jī)構(gòu)蓋章是沒有意義的。

三、檔案無法接受，不能激活，我們該如何處理呢？

這時我們就需要重建檔案了。

如果要建立一個檔案，一般分為兩個步驟，第一步是補(bǔ)發(fā)各種相關(guān)材料，第二步是重新建立檔案。要補(bǔ)發(fā)各種相關(guān)材料，您需要到您畢業(yè)的初中、高中和大學(xué)申請重新申請您的畢業(yè)證、學(xué)生證等相關(guān)材料，并出具加蓋公章的學(xué)校證明。處理完所有材料后，您可以申請建立一個檔案。

這時，你需要回到你的戶籍所在地人事部門。申請重新建檔，出具重新備案證明，返回學(xué)校就業(yè)辦公室登記所有學(xué)生登記材料并加蓋公章，然后返回戶籍所在地人事部，專業(yè)人員會重新打包并密封您的數(shù)據(jù)。這時，你的檔案基本建立起來了。

要建立新檔案，通常需要提供以下信息：

學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料為學(xué)籍檔案，包含學(xué)校的學(xué)籍記錄、升學(xué)記錄、獲獎檔案、入黨證明材料，均需要原始材料，不可復(fù)制或造假。

單位出具的合同是指參加工作時的勞動合同、積極定級表、員工登記表、崗位變更登記表、身份證復(fù)印件、社會保險證明等材料，單位出具的工作證明和工作記錄檔案。

如何建立人事檔案？

一、檔案作用

首先，員工檔案管理是指對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調(diào)查、移動等資料管理的統(tǒng)稱。

對于用人單位來說，主要有以下幾方面的作用：

●數(shù)據(jù)支持。為人力資源規(guī)劃及人員的管理決策提供原始資料。人事工作開展的基礎(chǔ)與數(shù)據(jù)支持；

●決策參考。企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀→標(biāo)桿企業(yè)與市場/行業(yè)數(shù)據(jù)→繼而為企業(yè)制定人力資源戰(zhàn)略/項目、招聘、培訓(xùn)等決策提供參考；

●推動開展各項變革工作。企業(yè)實(shí)施經(jīng)營策略組織架構(gòu)或崗位調(diào)整時預(yù)先做好相應(yīng)人員的溝通或信息收集，推動平穩(wěn)和諧地開展各項變革工作；

●人才管理。讓員工清晰自己在企業(yè)知識經(jīng)驗(yàn)技能的發(fā)展，建立員工的成就感，展現(xiàn)企業(yè)對人才的尊重與服務(wù)，讓員工在企業(yè)成長可被見證。為企業(yè)建設(shè)內(nèi)外人才供應(yīng)鏈；

●文化與品牌。企業(yè)與員工的關(guān)系建立與情感維護(hù)；

●法律要求。為企業(yè)處理員工的有關(guān)問題提供依據(jù)和憑證。

二、管理內(nèi)容

人事檔案管理的內(nèi)容，應(yīng)包括：

●1、勞動合同。主要是勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議等；

●2、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括：個人簡歷表、履歷表、員工登記表等；

●3、培訓(xùn)材料。內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專項研討會等；

●4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括：評定專業(yè)技能的考績，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績；

●5、異動材料。包括：員工入職、員工離職、員工晉升、薪酬變更等資料；

●6、崗位職責(zé)。明確崗位職責(zé)以及其他材料都需要確認(rèn)并簽字。

另外，由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應(yīng)該進(jìn)行保密管理，主要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱應(yīng)該授權(quán)處理。此外，員工檔案信息應(yīng)該注意信息變動后的更新。

在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

三、管理建議

●1、統(tǒng)一保管：專門部門專項保管，如人力資源、檔案管理、信息安全；

●2、原則：條理清晰、完整真實(shí)、精確實(shí)用、系統(tǒng)規(guī)范、動態(tài)更新；

●3、數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)安全級別（根據(jù)數(shù)據(jù)類別、用戶類別）：只讀、編輯、隱藏；定期備份（每周或每日或每月）；

按固定模板及時做好數(shù)據(jù)的收集→數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析向不同員工分享報告[管理團(tuán)隊-人力月報/所管轄部門HR項目的進(jìn)展/管理建議和預(yù)警/直接下屬的招聘入職試用培訓(xùn)績效ER等各種HR事件；高管-人力成本分析；財務(wù)-人力資源預(yù)算執(zhí)行；HR部門-人力及各項目標(biāo)計劃完成]；

●4、信息保密管理：錄入→審核→更新；接受→登記→定期核對→及時歸檔（獨(dú)立編號；專門存放；離職后2年保管）；

企業(yè)人事檔案如何建立？

企業(yè)人事 檔案 建立

人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史,員工在工作調(diào)動、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評價材料;學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調(diào)動、復(fù)員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內(nèi)容。就企業(yè)而言,準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施,特別是對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實(shí)記錄著每個人在 學(xué)習(xí) 、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權(quán)威的證明材料,,具有法律效用,實(shí)行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認(rèn),因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。

目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理 制度 、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因?yàn)闆]有單獨(dú)的計算機(jī)和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認(rèn)識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。

新時期員人事檔案管理工作的思路及對策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案,讓它發(fā)揮出應(yīng)有的作用,這是需要探討的問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手:

1 提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識

一是加強(qiáng)宣傳力度,提高企業(yè)決策者對員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識,要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識到,人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對員工本人進(jìn)行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無的,它對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人事制度改革和人員模式改變,也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合,形成一套適合企業(yè)人事檔案 管理制度 化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企業(yè)人事檔案管理管理條例、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

企業(yè)怎么建立人事檔案

企業(yè)怎么建立人事檔案

企業(yè)員工人事檔案極為重要，人力資源管理者必須給予充分重視。其原因在于健全完善的員工人事檔案可降低用工風(fēng)險，提升勝訴率；其次可為其他人事管理工作提供重要的基礎(chǔ)性依據(jù)；以下我為大家整理了企業(yè)怎么建立人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

1、員工基本信息登記

通常包括但不限于：姓名、性別、身份證號碼、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、婚育狀況、身份證號碼、畢業(yè)院校、畢業(yè)時間、最高學(xué)歷、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位、政治面貌、家庭住址、籍貫、聯(lián)系電話、郵箱、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、項目經(jīng)歷、家庭情況（主要成員情況），五險一金繳納情況、勞動合同起始時間、轉(zhuǎn)正日期、晉升調(diào)動情況、培訓(xùn)記錄、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會有不同內(nèi)容的選擇。

這樣的表格基本上會在員工入職當(dāng)天進(jìn)行登記，大部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；需要注意的是，員工本人必須簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動合同），另外在工作過程中，如果有重要信息發(fā)生變化，要隨時通知HR部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改及補(bǔ)填。

2、員工入職相關(guān)審批文件

包括但不限于：入職（面試）審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計劃等（崗位說明書）；面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；

3、員工各類相關(guān)證件

包括但不限于：身份證、戶口本、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、職稱證書、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等；

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工各類在職資料

包括但不限于：入職體檢表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、試用（實(shí)習(xí)）期工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的`轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、轉(zhuǎn)正審批單、每年度工作總結(jié)等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表

通常包括但不限于：入職培訓(xùn)記錄、制度類會議簽到表、新員工培訓(xùn)計劃書、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績、培訓(xùn)證書等，無論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)，崗位職責(zé)及要求（入職、調(diào)整）、崗位激勵機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以留存復(fù)印件與電子檔；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字確認(rèn)。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄

包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文件等；電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

7、員工績效考核檔案、調(diào)薪、獎懲記錄

包括但不限于試用期轉(zhuǎn)正考核資料、月度、季度、年度績效考核表、職稱評定考核表、管理能力評估表等。所有調(diào)薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無論線上OA流程備案亦或是紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。

8、勞動合同、勞務(wù)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議以及保密協(xié)議等相關(guān)文件。