檔案管理規(guī)章

第一章　總則第一條　為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。第三條　機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

　　機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。第四條　機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。第五條　機關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。

　　機關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。第六條　機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

　　檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入機關(guān)年度財政預(yù)算。第二章　機構(gòu)和人員第七條　機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。第八條　機關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。

　　經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。第九條　機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱機關(guān)檔案部門）應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。第十條　機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

　　（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

　?。ㄈC關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)；

　?。ㄋ模┴?fù)責(zé)管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作；

　?。ㄎ澹┴?fù)責(zé)機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

　　（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

　　（七）負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動；

　?。ò耍n案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。

檔案管理制度

檔案基本管理制度
檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

檔案統(tǒng)計制度
1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。
2、及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。
5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

檔案安全保密制度
1 、嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。
3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場所。
4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。

檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。
2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。
3、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴(yán)防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。
6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。
7、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采取補救措施。

檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴(yán)禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關(guān)檔案歸檔制度
一、凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
二、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
六、機關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù) 。

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫。
5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
1、機關(guān)會議檔案的整理原則是：財務(wù)部門每年形成的財務(wù)檔案應(yīng)由財務(wù)部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會計核算專業(yè)材料。
3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計檔號的，在整理時應(yīng)該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會計檔案案卷的編號，應(yīng)以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制，使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可在財務(wù)科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時反饋利用效果。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn);查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局長批準(zhǔn)。
6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀(jì)律處分。

檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當(dāng)場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用效果，并簽名確認(rèn)。
三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。
四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時整理。

檔案管理辦法

1. 目的和范圍

1.1為加強公司檔案管理～推進檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)～有效地保管和利用檔案～更好地為企業(yè)兩個文明建設(shè)提供服務(wù)～根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定～結(jié)合本公司工作實際情況～特制定本制度。

1.2本制度規(guī)定了****公司文書、電子、科技、聲像等檔案管理的職責(zé)、管理內(nèi)容與方法。

1.3本制度適用于*****公司文書、電子、科技、聲像等檔案的管理工作～包括檔案的歸檔、整理立卷、保管、利用和借閱、鑒定銷毀等。本制度所指的檔案是指公司在生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理、電力工程、科研等各項活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

2. 引用標(biāo)準(zhǔn)

本制度引用了《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)。

3. 管理職責(zé)

3.1 人事行政部職責(zé)

3.1.1人事行政部是公司檔案工作的主管部門～負(fù)責(zé)制定,或定期修訂,本公司檔案管理工作的有關(guān)規(guī)章制度。

3.1.2 人事行政部配有專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

3.1.3 人事行政部的檔案主管部門需堅持用黨的路線、方針、政策作為管理檔案的指導(dǎo)思想,認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》～堅持以法治檔～有法可依～執(zhí)法必嚴(yán)～違法必究,定期組織專兼職檔案人員的檔案專業(yè)培訓(xùn)～掌握檔案專業(yè)知識～不斷提高科學(xué)管理檔案的水平～積極開展檔案的開發(fā)和利用工作～為企業(yè)創(chuàng)效益服務(wù)。

3.1.4檔案主管部門需接受領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)～接受上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.1.5 檔案主管部門負(fù)責(zé)對公司各管理部門文件材料的歸檔工作并進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.1.6 檔案主管部門負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。

3.1.7 檔案主管部門需積極參加上級檔案主管部門組織的各項業(yè)務(wù)活動～執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和有關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)～技術(shù)規(guī)范～維護公司檔案的完整與安全。

3.2 分管副總經(jīng)理職責(zé)

3.2.1 在公司負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、貫徹國家《檔案法》和《檔案法實施辦法》等有關(guān)檔案工作的文件～將檔案管理工作同其它管理工作一樣～納入年度工作計劃目標(biāo)～做到組織、定員上的落實。

3.2.2督促制訂本公司檔案工作規(guī)章制度～不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。采取有效措施～較好地解決檔案工作中存在的實際問題和困難。

3.2.3 對公司檔案工作做到有布臵、有檢查、有總結(jié)、有獎勵。

3.2.4督促、指導(dǎo)和檢查公司各部門做好文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.2.5負(fù)責(zé)審閱檔案分類方案、歸檔范圍和對各類檔案鑒定和銷毀工作～并報上級審查備案。

3.2.6 認(rèn)真履行組織協(xié)調(diào)職能～全面完成公司各項檔案管理工作。

3.3 各部門職責(zé)

3.3.1各部門配備兼職檔案人員～收集和保管本部門的檔案。公司檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度。

3.3.2 檔案專兼職人員需熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、遵紀(jì)守法。經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)～獲得檔案管理資格上崗證書～具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

3.4 各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)

3.4.1學(xué)習(xí)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、公司檔案管理制度和辦法～關(guān)心本部門檔案～指導(dǎo)本部門的檔案工作的開展～督促做好本部門檔案的立卷歸檔工作。

3.4.2 顧全大局～帶頭向檔案室移交和捐獻反映本公司工作有價值的文件材料～不留作私用。

3.4.3 支持本部門兼職檔案員的工作～協(xié)調(diào)好本職工作與檔案工作的關(guān)系～解決實際問題～創(chuàng)造條件做好本部門檔案整理工作～隨時督促按規(guī)定做好文件材料的歸檔工作。

3.4.4 發(fā)現(xiàn)檔案工作存在問題～與兼職檔案員聯(lián)系～并及時向檔案部門提出意見和建議～搞好部門檔案工作。

4. 總則

4.1 檔案是國家和企業(yè)的寶貴財富～任何單位和個人都有維護檔案完整和安全的義務(wù)～有權(quán)對違反檔案法律、法規(guī)的行為進行抵制和處理。

4.2 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和～是反映企業(yè)各項活動的重要史料～是企業(yè)的一種資源～各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作。

4.3 檔案工作是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作～應(yīng)切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)～把檔案工作擺上議事日程～列入本公司的工作計劃、納入目標(biāo)管理責(zé)任制。

4.4 專兼職檔案管理人員要不斷提高專業(yè)管理水平～使檔案管理做到完整、齊全、真實、準(zhǔn)確～做到案卷質(zhì)量高、編目清楚、書寫工整～帳、物、卡一致～做到底數(shù)清、情況明。

4.5 檔案管理應(yīng)貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)的有關(guān)法規(guī)和制度～檔案的分類編號辦法應(yīng)遵循國家檔案局和電力行業(yè)檔案分類編號方法規(guī)定的原則～并結(jié)合企業(yè)的實際情況。

4.6 各類檔案應(yīng)按總目錄、全引目錄、分類目錄及底圖目錄～并滿足現(xiàn)代化管理的需要～逐步利用計算機進行編目和檢索。檔案著錄、案卷格式要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

5. 文書檔案的歸檔

5.1 歸檔范圍

5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活動的文件材料～包括重要的會議材料～包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等。

5.1.2 各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報等。

5.1.3 干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

5.1.4上級單位頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的針對本公司工作或本公司須遵循、貫徹的文件材料。

5.1.5 下屬單位或部門報送的需辦理的～具有查考價值的文件材料。

5.1.6 同級機關(guān)和非隸屬單位頒發(fā)的本公司需執(zhí)行的文件材料～以及與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

5.1.7公司下屬單位或各部門反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的具有保存、查考利用價值的文件材料,

5.1.8 本公司職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議～收集獲得的具有保存、查考價值的文件材料。

5.1.9 對外簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5.1.10. 信訪工作材料。

5.2 歸檔要求

5.2.1 凡在工作中形成的～或上級單位頒發(fā)需要貫徹執(zhí)行的～具有保存價值的文件材料～分別由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集齊全～并分類整理～按規(guī)定時間移交本單位檔案室歸檔。

檔案室管理實施細(xì)則

　　檔案室管理實施細(xì)則該如何制定呢?下文是我收集的檔案室管理實施細(xì)則，歡迎閱讀!

　　檔案室管理實施細(xì)則一
　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等 措施 。

　　二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好，電源開關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。

　　三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進庫上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%)。

　　五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進行檢查，壞了要及時 報告 或維修，保證各項設(shè)施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
　　檔案室管理實施細(xì)則二
　　一、檔案室是單位存放各類檔案的保密重地，實行專人管理，非檔案室人員，未經(jīng)允許不得進入。

　　二、檔案室應(yīng)落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，監(jiān)視器的正常運行。

　　三、要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放。柜架擺放位置應(yīng)與墻壁保持10厘米以上的距離，每行柜架間距不小于60厘米(密集架除外)。

　　四、檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防霉等設(shè)備，并相應(yīng)地做好“八防”工作。

　　五、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁堆放易燃物品或與檔案無關(guān)的物品，對電源、線路、開關(guān)插頭等要定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火災(zāi)隱情應(yīng)立即報告處理。

　　六、檔案室內(nèi)要做到現(xiàn)場整潔，檔案柜排列科學(xué)，通道順暢。

　　七、檔案室要進行定期或不定期地安全檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，及時處理。

　　八、檔案室接收檔案要雙方當(dāng)面清點核對，及時登記、編目。日常管理應(yīng)做到檔案、帳薄、檢索工具相符。借閱檔案要嚴(yán)格辦理借閱和注銷手續(xù)。因利用、整理、復(fù)印等原因拆卷的檔案，使用后應(yīng)及時裝訂。

　　九、檔案室應(yīng)定期對各類檔案進行清點，做好清點記錄。檔案人員工作變動或出現(xiàn)重大事故應(yīng)隨時清點，并辦理交接手續(xù)或?qū)懗鰰鎴蟾妗?br>
　　十、檔案室在日常工作或檢查中發(fā)現(xiàn)檔案破損、褪色，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)印，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要寫明原因，保存依據(jù)。

　　十一、對檔案室要把好檔案出入關(guān)，出門要關(guān)掉電源、關(guān)好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門，決不能掉以輕心。

　　十二、要做好檔案室的安全保密預(yù)防工作，學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，加強安全防范意識，強化安全管理。
　　檔案室管理實施細(xì)則三
　　一、檔案保管制度

　　1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

　　2、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

　　3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

　　4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

　　5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

　　6、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

　　7、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認(rèn)識檔案保密的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

　　三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。

　　四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。

　　五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。

　　六、在校保密委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱 申請書 。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

　　四、提供利用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或 其它 處置，直至追究法律責(zé)任。

　　七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

　　檔案室人員 崗位職責(zé)

　　一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

　　二、遵守各項檔案業(yè)務(wù) 規(guī)章制度 。

　　三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術(shù)，嚴(yán)守國家機密。

　　四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。

　　四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用 方法 ;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

　　五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告，并全力撲救。

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