檔案管理預案

參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中“6　檔案工作制度”結合本公司實際制定。附：
6　檔案工作制度
6.1工作規(guī)章
6.1.1明確企業(yè)文件形、成歸檔責任。企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。
6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案的處置原則，解釋權限等。
6.1.3 建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。
6.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制定應急預案。
6.2 管理制度
6.2.1 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。
6.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。
6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。
6.2.4 檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。
6.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。
6.2.6 檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。
6.2.7 電子檔案管理制度。應對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。
6.2.8 檔案管理系統(tǒng)操作制度。應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。
6.3 業(yè)務規(guī)范
6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。
6.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據(jù)、類別標識、類目范圍。
6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。
6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

檔案管理的注意事項包括那些？

檔案管理應注意這幾方面：文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。

1、文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。

2、文件整理

分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標簽標明

把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

4、特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

5、鑰匙的保管

一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。

公司檔案如何管理

轉載以下資料供參考

5 檔案工作體制
5.1 組織系統(tǒng)
企業(yè)應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網(wǎng)絡。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業(yè)領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查職能。
大型企業(yè)應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業(yè)應對檔案工作職責進行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業(yè)職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發(fā)事變及災害的發(fā)生，并隨技術進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規(guī)定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度。
5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監(jiān)督、指導、檢查本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業(yè)領導，統(tǒng)一領導本企業(yè)的檔案工作，負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的準確性、有效性負責，并按規(guī)定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監(jiān)督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業(yè)應配備遵紀守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關專業(yè)知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務標準規(guī)范組成。
6.1.1 工作規(guī)章
企業(yè)應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關的管理制度中，同時將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案的處置原則，解釋權限等，規(guī)定中應明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統(tǒng)計，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業(yè)計算機應用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。

如何進行企業(yè)檔案管理

近年來，隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)展急劇變化，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出一些新的發(fā)展趨勢。

一、法規(guī)遵從

法規(guī)遵從（Regulatory Compliance）是指企業(yè)在業(yè)務活動中，要遵守各項法律法規(guī)和規(guī)章制度，而且能證明自身確實遵守了相關要求。檔案記錄了企業(yè)各項業(yè)務活動的依據(jù)、過程和結果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠信經(jīng)營的可追溯性證明。實現(xiàn)法規(guī)遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動提供合法性證明。

對法規(guī)遵從的強調(diào)，始于美國的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂公司等在內(nèi)的多家美國大公司，相繼爆出偽造文件、銷毀檔案、進行財務欺詐的丑聞。為了重拾投資者信心，加強對企業(yè)的監(jiān)管，2002年，美國國會通過《上市公司財務改革和投資者保護法案》（又稱《薩班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），對在美上市公司的文件存檔作出了嚴格規(guī)定，強調(diào)通過審計檔案來審計企業(yè)行為，以實現(xiàn)對企業(yè)的監(jiān)管?！端_班斯法案》規(guī)定，如果公司故意銷毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監(jiān)禁。此后不久，美國證券交易委員會（SEC）對摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。2004年，巴塞爾銀行監(jiān)管委員會通過針對金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”（New Basel Capital Accord），對企業(yè)信息備存與電子舉證機制的建立進行了規(guī)范。2008年，我國財政部、證監(jiān)會、審計署、**和保監(jiān)會聯(lián)合頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對企業(yè)信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。

上述法規(guī)有三個基本要求：一是數(shù)據(jù)存儲（Storage）。要求企業(yè)的數(shù)據(jù)必須真實、完整地保存起來，直至法規(guī)和政策所規(guī)定的期限結束；數(shù)據(jù)保存期間，必須從技術上保證其不被修改和刪除。二是安全利用（Access）。企業(yè)應充分保護數(shù)據(jù)中的隱私和情報成分，同時數(shù)據(jù)應該在安全存儲的前提下被安全利用。三是審計（Account）。要求企業(yè)保留數(shù)據(jù)主體，同時對數(shù)據(jù)的訪問過程進行封存，滿足法規(guī)和政策的審計要求。法規(guī)遵從對企業(yè)檔案管理提出了新的嚴格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。

二、資產(chǎn)化

資產(chǎn)是指對過去的交易或事項形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經(jīng)濟價值，尤其是在知識經(jīng)濟時代，檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國際標準《信息與文獻—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)?！眹H標準《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎和術語》(ISO30300)進一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)?！蔽覈鴻n案行業(yè)標準《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)也強調(diào)：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分?！?/p>

在實踐中，1992年上海海洋地質調(diào)查局在參與組建上海石油天然氣公司時，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價1.2億元作為注冊資本認繳。2000年,歐盟估計，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價值。2000年英國發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評估信息資產(chǎn)：政府組織機構電子文件的鑒定》，用于英國聯(lián)邦政府機構對包括檔案在內(nèi)的信息進行資產(chǎn)登記和評估。2008年全國**代表、富潤控股集團有限公司董事局**趙林中提出：要像“離任財務審計”一樣，對黨政機關、企事業(yè)單位法定代表人進行“離任檔案審計”，并納入《檔案法》。將檔案視為資產(chǎn)，進行登記、評估和審計，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢之一。

三、企業(yè)文化

一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國企業(yè)要做大做強，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國電話電報公司、福特汽車、IBM、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價值的產(chǎn)品、紀念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。我國許多企業(yè)檔案部門也越來越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質，促進公司競爭力提升和可持續(xù)發(fā)展。

四、標準化

標準化是人們在生產(chǎn)建設活動中，廣泛地將科學研究成果和生產(chǎn)實踐經(jīng)驗進行總結，形成共同準則，并加以普遍推行的活動。標準化內(nèi)含著統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化的基本原理。推行標準化是大規(guī)模社會化生產(chǎn)的基本要求。多年來，我國企業(yè)檔案界一直強調(diào)推行標準化，但實際工作中，主要遵循的是國家標準和行業(yè)標準，而較少關注國際標準。隨著經(jīng)濟全球化、經(jīng)營跨國化，采用國際標準成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標準反映了某一領域內(nèi)的先進理念和最佳實踐，卓越企業(yè)應該以權威的國際標準為指引。

檔案管理領域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11（國際標準化組織檔案/文件管理分技術委員會）負責制訂。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下標準值得企業(yè)檔案部門關注：《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎和術語》（ISO30300）、《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—需求》（ISO30301）、《信息與文獻—文件管理》（ISO15489）、《信息與文獻—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)管理》（ISO23081）、《信息與文獻—用于文件的工作過程分析》（ISO26122）、《信息與文獻—文件數(shù)字化實施指南》(ISO13028)、《信息與文獻—數(shù)字文件的轉換和遷移流程》(ISO13008)和《信息與文獻—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》(ISO16175)等。

五、組織記憶

“記憶”原為生物學、心理學概念，是指個人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經(jīng)驗、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個人生存和成長的基礎。后來，社會學家提出了“集體記憶”“社會記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財富、文化紐帶。上世紀末，“記憶”被引入檔案學領域。1996年加拿大檔案學家特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會記憶、個人記憶的最權威場所?！?004年第十五屆國際檔案大會主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之一即是“維護組織記憶、個人記憶或社會記憶”；ISO30300也強調(diào)，實施文件管理系統(tǒng)的目標之一是“維護企業(yè)或集體記憶并承擔社會責任”。

管理學界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識應用于現(xiàn)在的活動，并以此來提高組織的業(yè)務水平，其本質上就是企業(yè)的經(jīng)驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學**型組織、人工智能、知識管理系統(tǒng)、組織和個人發(fā)展等概念密切相關，甚至等同于知識管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內(nèi)部通過識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內(nèi)全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質等?！笨梢姡瑱n案是組織記憶的重要組成部分，傳承組織記憶應該成為企業(yè)檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。

六、知識管理

在當今知識經(jīng)濟時代，知識是唯一有價值的資源，知識管理是企業(yè)管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式：一是編碼化模式（Codification Mode），強調(diào)借助信息技術構建知識庫，通過“人—文檔—人”途徑，實現(xiàn)對顯性知識的管理與開發(fā)；二是人性化模式（Personalization Mode），強調(diào)投資于人力資源，培養(yǎng)知識交流氛圍，通過“人—人”途徑，實現(xiàn)對隱性知識的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應該從實體保管者向知識提供者過渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容?！?007年，徐擁軍進一步提出“檔案知識管理模式”（“以知識管理為導向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎的知識管理”），認為檔案管理應該向知識管理方向創(chuàng)新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。

早幾年，由于忽視檔案管理，知識無法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來，越來越多的知識管理經(jīng)理認識到，知識管理要落地，離不開檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導者或牽頭單位。當前，企業(yè)檔案管理在完成從實體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務的過渡。

七、集成管理

集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構成一個有機整體的過程。集成管理是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標而進行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領域的集成包括以下幾個層面：一是資源集成，包括文件與檔案的集成（一體化）、圖書情報和文檔的集成（一體化）、結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)的集成。未來企業(yè)將不再嚴格區(qū)別文件與檔案、圖書情報與檔案、結構化數(shù)據(jù)與非結構化數(shù)據(jù)，而是將它們都視為信息資源（信息內(nèi)容）予以統(tǒng)一管理。二是系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的集成。先期主要構建業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動歸檔于檔案管理系統(tǒng)；最終將實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設單獨的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務系統(tǒng)中。三是流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務流。四是標準集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

八、風險管理

隨著科學技術飛速發(fā)展和全球化快速推進，人類社會已經(jīng)步入一個充滿不確定性的“風險社會”。無論是自然災害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭，都嚴重損毀了大量珍貴的檔案，帶來無法挽回的損失。“9.11”事件之后，世貿(mào)大樓許多公司因為業(yè)務數(shù)據(jù)全部被毀，沒能再恢復運營，而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統(tǒng)，第三天就恢復了營業(yè)?？梢姡訌姍n案風險管理十分必要。

2001年，ISO15489就強調(diào)對文件風險進行評估、分析與應對。2004年，國際文件管理與行政工作者協(xié)會（ARMA）出版了《文件與信息的風險管理》，為各國文件管理人員提供風險管理方法論指導；歐洲數(shù)字保護中心（DCC）和歐洲數(shù)字保護（DPE）課題組研制了《基于風險評估的數(shù)字倉儲審計方法》。2009年，我國DA/T42要求：“制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制訂檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制訂應急預案。”構建檔案風險管理體系、制訂檔案管理應急預案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。

九、境外檔案監(jiān)管

近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設廠、開展業(yè)務，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導致大量國有資產(chǎn)流失，國家核心經(jīng)濟秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營風險急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發(fā)了《關于加強駐外機構和境外企業(yè)檔案工作的意見》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機構和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國資委和國家檔案局印發(fā)了《關于進一步加強**企業(yè)檔案工作的意見》，其中強調(diào)要“加強境外企業(yè)和機構的檔案管理”。

由于國有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內(nèi)外檔案法律、制度、語言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。為此，國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應遵循兩項基本原則——“雙重遵從”（同時遵從中國和所在國家或地區(qū)的檔案法律法規(guī)）、“雙向包容”（相互包容中國和所在國家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng)）；把握三個關鍵控制點——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構建，境外檔案向境內(nèi)移交方法的選擇。

十、云計算和大數(shù)據(jù)

云計算（Cloud Computing）和大數(shù)據(jù)（Big Data）是當前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠影響。和企業(yè)其他活動一樣，檔案管理必須適應云計算和大數(shù)據(jù)的特點與要求，進行思想理念、業(yè)務模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設。即基于“云架構”，打造覆蓋企業(yè)各個部門、系統(tǒng)和業(yè)務的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應用之一是預測，而預測依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化”。四是檔案安全問題更加嚴峻與復雜。

如何進行檔案管理？

企業(yè)檔案如何管理，可以通過以下幾點來結合實際檔案管理中，所出現(xiàn)的問題進行調(diào)整
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。