檔案管理難點

在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經驗，總結了如下幾點，以便控制整理過程質量。

一、需要有明確的組織架構和職責分工

整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責需要明確，項目經理、質量經理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復、反復溝通，導致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細節(jié)的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據以往經驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標準。

三、集中的人員培訓和上崗

在很多小的檔案整理項目中，項目經理可能比較忽視人員的集中培訓，總認為集中培訓耽誤時間，影響產值，其實結果未必。我個人人為，檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。對于一些原則和重要的整理辦法，應利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質量控制，重視質量理念的培訓，在項目考核體系中，應明確的提出質量項目的考核內容，形成有質量目標、有質量管理辦法、有質量組織保障、有質量培訓手段、有質量目標考核稽核的一體化質量管理。

民營企業(yè)如何做好檔案管理

導語：民營企業(yè)檔案，是民營企業(yè)在生產經營和管理等各項活動中直接形成的，對企業(yè)發(fā)展和國家、社會具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。民營企業(yè)檔案反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產和信息資源，也是企業(yè)文化的積淀。

一、民營企業(yè)檔案管理的現狀、存在問題及原因

隨著社會主義市場經濟體系逐步完善，我市民營企業(yè)迅猛發(fā)展，在整個經濟領域比例越來越大，在社會主義市場經濟建設中占有重要的地位，發(fā)揮著國營企業(yè)不可替代的作用，為促進我市經濟發(fā)展做出了突出貢獻。

但是與民營企業(yè)自身重要地位不相符的是，我市民營企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展還非常滯后，大多數企業(yè)還沒建立標準化檔案室，還存在著疏于檔案管理工作，重生產、輕管理，重眼前利益、忽視長遠利益等問題，企業(yè)檔案材料收集不齊全、管理不規(guī)范、制度不健全、保管不安全、利用不方便已成為制約我市民營企業(yè)發(fā)展的主要瓶頸。究其根本原因在于：

1. 思想認識不足

民營企業(yè)領導，特別是剛剛起步或者規(guī)模較小的企業(yè)，在激烈的市場競爭中，往往只顧眼前經濟利益，對企業(yè)建檔工作未加以重視。

檔案形成者的檔案意識比較淡薄，對工作涉及的內容沒有日后作為檔案保存的概念，缺乏對檔案工作意義及其重要性的理解。不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在檔案書寫、紙張、內容上出現不規(guī)范現象，對一些原始材料處理不當。在收集材料的過程中事不關己或者敷衍了事。

2. 檔案材料收集不及時規(guī)范

由于多方面原因，檔案形成者或者形成部門經常無意或者不愿將自己保管的材料交給檔案收集者或檔案管理部門，使得檔案材料的收集不能做到及時、全面、規(guī)范。

3. 檔案事業(yè)人員經費不足

由于民營企業(yè)自身人員流動性較大，檔案整理工作經常是辦公室人員兼職，而且容易變動，導致對檔案整理的連續(xù)性、材料收集的全面性造成影響。同時，由于未加重視造成檔案用房狹小，管理設備陳舊，管理技術落后，使得已有的一些檔案受到不同程度的損害，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4. 檔案人員業(yè)務水平有限

由于人員流動性較大及其他種種原因，從事檔案工作人員進修學習的機會較少，甚至未進行專業(yè)學習就從事檔案工作。平時也未加強專業(yè)知識的學習和更新，基礎知識差，相關學科知識缺乏，管理水平落后于時代發(fā)展要求。

二、做好民營企業(yè)檔案管理工作的好處

1. 服務企業(yè)生產經營

民營企業(yè)在生產經營、資質認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的檔案資料作為憑證和參考。檔案工作做得不好，檔案資料丟失嚴重，關鍵時刻拿不出原始的檔案資料，常常會造成無法彌補的經濟損失。不少民營企業(yè)都曾有過這樣慘痛的教訓。做好檔案工作的第一個好處就是能夠為企業(yè)積累豐富的檔案資料，為企業(yè)的生產經營提供服務。

2. 提升企業(yè)整體管理水平

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，又是企業(yè)管理的基礎，做好檔案工作，不僅使檔案管理更加完善，而且通過這一基礎管理促進了企業(yè)整體管理水平的提升。“木桶法則”告訴我們，一只木桶能裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板的高度。檔案工作對于民營企業(yè)，就猶如桶上的一塊板與整個木桶的關系。沒有完善的檔案管理，民營企業(yè)的管理就會出現難以彌補的漏洞，而這一漏洞很可能就是制約企業(yè)整體效益的一塊“短板”。

3. 建立企業(yè)誠信

企業(yè)誠信必須建立在實實在在的信用信息基礎上，檔案是公認的信用信息的核心資源。完善的檔案管理可以為企業(yè)提供社會需要的信用信息，是展示企業(yè)誠信的一個窗口，如果企業(yè)能系統(tǒng)地保存有關企業(yè)資質、企業(yè)歷史、合同協議、財務賬冊、納稅記錄以及反映企業(yè)社會良好評價的證件和文字圖片等材料，就會使人們對企業(yè)信用有直觀的`印象，從心理上贏得客戶的信任。

4. 保存企業(yè)歷史

民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產、經營和管理等各項活動中形成的各種形式的歷史記錄，一套完整的檔案就是一部企業(yè)發(fā)展歷史的教科書，可以再現民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長的腳步，可以總結企業(yè)失敗的教訓。民營企業(yè)做好檔案工作就是在保存民營企業(yè)的發(fā)展歷史。

三、加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式

我市緊緊圍繞全市發(fā)展民營經濟總體戰(zhàn)略部署，堅持以發(fā)展為導向，以服務為中心，以企業(yè)需求為根本，不斷適應形勢發(fā)展要求，積極探索加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式。

1.加大檔案的宣傳力度，提高企業(yè)檔案意識

要使檔案工作在民營經濟領域得到很好的延伸，就必須在思想觀念上實現大的轉變。為此，我們在工作中，始終把對社會、對企業(yè)進行檔案法制、檔案工作重要意義以及業(yè)務操作流程等方面的宣教作為一條主線，貫穿于民企建檔的全過程，按照“經濟建設發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的指導思想，采取多種形式，做好廣泛深入的宣傳引導。實踐證明，對民營企業(yè)開展面對面的個案宣傳，是保證宣傳效果的最好手段和方法。

2. 勇于開拓創(chuàng)新，實現多元服務

在市場經濟條件下，民營企業(yè)檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，只有通過提供及時的檔案法規(guī)信息、通過加強操作性較強的技術標準的研究和組織，向企業(yè)提供切實可行的檔案管理技術規(guī)范標準，以便為民營企業(yè)檔案工作科學管理提供依據。同

時，應積極推動民營企業(yè)檔案工作協會的建立，充分發(fā)揮企業(yè)檔案工作協會的作用，利用協會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一民間組織與檔案行政部門聯系、溝通、傳遞需求信息，使之在民營企業(yè)與檔案職能部門之間架起一座橋梁。

3. 強化服務，優(yōu)化民營企業(yè)檔案管理發(fā)展環(huán)境

民營企業(yè)目前所面臨的問題千頭萬緒，在這種狀態(tài)下開展檔案工作，存在著許多自身難以解決或無力解決的問題。為從根本上幫助民營企業(yè)提高檔案管理水平，我們積極轉變職能，瞄準影響民企檔案工作的難點問題，把工作做深、做細、做實，致力于創(chuàng)設良好的發(fā)展環(huán)境，為民營企業(yè)提供一流的服務。

未來民營企業(yè)的競爭是科技的競爭也是管理的競爭。民營企業(yè)檔案的管理如跟不上經濟發(fā)展的步伐，企業(yè)就不能更快的發(fā)展。檔案工作者要在經濟建設中發(fā)揮作用，只有不斷探索新形勢下民營企業(yè)檔案工作的新思路，找準為民營企業(yè)服務的入點，才能為民營企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

檔案管理工作對提升企業(yè)安全標準化達標升級應抓的工作？

首先要對企業(yè)檔案工作的現狀有一個全面的認識，抓住實際工作中存在的問題以及長期未解決的難點問題，分析問題存在的原因，找出解決問題的辦法及需采取的具體措施，將檔案工作中的“疑難雜癥”逐個治愈。

企業(yè)檔案管理升級的評審權和審批權不能過于分散。過于分散很容易產生對"標準'把握上的"誤差"。由于檔案本身存在較大經濟價值，只有真正切實做好檔案安全管理工作，防范于未然，才能保證企業(yè)經濟利益不受損失。

擴展資料：

企業(yè)檔案管理工作中存在的問題：

1、檔案管理意識還較為淡?。核枷胝J識模糊，實際重視不夠，缺乏主觀能動性。

2、檔案管理力量還較為薄弱：隊伍不穩(wěn)定，管理質量不夠高。

3、檔案管理觀念還較為落后：管理方式陳舊，資金保障不到位。

4、管理與服務還存在脫節(jié)現象：檔案門類不夠豐富，檔案資源個別流失。

檔案管理系統(tǒng)解決方案

檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點，是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價值
通過數字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數據互聯互通，構建資源平臺
基于統(tǒng)一的數據標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數據統(tǒng)一匯總、集中處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。