文件整理與歸檔

公文整理歸檔是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件，按照他們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的自然規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過(guò)程。
公文整理歸檔原則：
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來(lái)各機(jī)關(guān)在文件處理過(guò)程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過(guò)程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來(lái)研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來(lái)，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過(guò)區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問(wèn)題。解決這一問(wèn)題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

資料歸檔整理怎么做

1、將全部文件收集起來(lái)，文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個(gè)季度。

2、按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選，剔除沒(méi)有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件。

3、劃分類別和級(jí)別，無(wú)法劃分級(jí)別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

4、確定保管期限，歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來(lái)預(yù)留足夠的保管期限。

5、修繕文件內(nèi)容，檔案管理人員需要咨詢文件來(lái)源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

會(huì)計(jì)檔案整理歸檔方法

會(huì)計(jì)檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)進(jìn)行分類整理歸檔。

4、編制頁(yè)碼：原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應(yīng)編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁(yè)碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號(hào)

(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

件號(hào)：文件的順序號(hào)。年度、保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)編制1 個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號(hào)暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫; 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見(jiàn)圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號(hào)：編制的流水號(hào);

(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

(3)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)(沒(méi)有文號(hào)的不用填寫)

(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說(shuō)明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號(hào);(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標(biāo)號(hào);

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說(shuō)明

歸檔說(shuō)明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見(jiàn)歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說(shuō)明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊(cè)，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計(jì)劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過(guò)，并經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實(shí)施。國(guó)家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目錄中可查到該標(biāo)準(zhǔn)全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。