檔案保管ppt

（一）做好工程開工前的準(zhǔn)備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問(wèn)并解決工程開工前的準(zhǔn)備是最重要的，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。
2、填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗(yàn)評(píng)表、建筑工程文明施工開工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表(附七大員責(zé)任制)、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過(guò)程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來(lái)往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應(yīng)著手的工作：
1、原材料送檢。開工時(shí)原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心檢驗(yàn)，取現(xiàn)場(chǎng)有代表性的土樣送實(shí)驗(yàn)室做擊實(shí)試驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檢測(cè)合格的材料才允許使用。
2、同時(shí)可進(jìn)行的收集工作。將工程預(yù)算、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過(guò)程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)：
1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過(guò)程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告(有cMA標(biāo)志的)，必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符，特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單；鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。
3、收集試驗(yàn)報(bào)告。試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O
％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，3O％為見證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心出據(jù)，
這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)。

這些如何歸檔及歸檔期限？

歸檔范圍是決定文件能否歸檔的依據(jù)，每一機(jī)關(guān)單位應(yīng)首先根據(jù)國(guó)家檔案局制定《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，結(jié)合本單位的職能和業(yè)務(wù)流動(dòng)情況的實(shí)際情況，來(lái)詳細(xì)確定歸檔文件的種類和范疇。歸檔時(shí)間的確定也很科學(xué)。歸檔過(guò)早，文件尚處于運(yùn)行和辦理中，有的文件甚至還未天生，這樣勢(shì)必干擾和影響辦公、治理和業(yè)務(wù)部分的工作，這樣既得不到辦公業(yè)務(wù)部分的配合，又不利于檔案文件的齊全完整。歸檔過(guò)晚，文件就會(huì)長(zhǎng)時(shí)間的停留在辦公及業(yè)務(wù)部分，輕易造成失密、泄密事件的發(fā)生，加上辦公治理部分缺乏檔案治理的庫(kù)房前提和檔案治理軌制，又會(huì)造成文件的丟失和損毀，極大的影響到檔案的完整和質(zhì)量。因此，歸檔時(shí)間必需科學(xué)的掌握。檔案治理部分和文件產(chǎn)生部分應(yīng)緊密親密配合、共同研究，科學(xué)的確定每種文件的歸檔時(shí)間，既保證業(yè)務(wù)工作和歸檔工作的順利進(jìn)行，又保障歸檔文件的質(zhì)量。

政府檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定：

為加強(qiáng)辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。

一、檔案管理體制和職責(zé)范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級(jí)管理的方法進(jìn)行，在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由分管副主任、機(jī)要檔案室、各科室組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)辦公室建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各科室須明確相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案人員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。

(3)檔案室成員應(yīng)努力提高學(xué)識(shí)水平和工作能力。

2.職責(zé)范圍

(1)機(jī)要檔案室是辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的專門科室，職責(zé)與權(quán)限按照辦公室檔案工作崗位職責(zé)執(zhí)行。

(2)辦公室由分管副主任具體負(fù)責(zé)檔案工作，機(jī)要檔案室必須定期向分管副主任匯報(bào)工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長(zhǎng)專題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡(jiǎn)報(bào)、政務(wù)信息、大事記等文件材料及牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長(zhǎng)期（三十年）和短期（十年）兩種；會(huì)計(jì)檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。

2.歸檔時(shí)間

實(shí)行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長(zhǎng)專題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記、政務(wù)信息一律在次年第一季度內(nèi)，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人審定后，向機(jī)要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映辦公室活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經(jīng)整理后向機(jī)要檔案室移交。

4.歸檔手續(xù)

(1)凡屬移交檔案室的文件均應(yīng)按照要求進(jìn)行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機(jī)要檔案室移交時(shí)，必須做好交接手續(xù)。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點(diǎn)服務(wù)于辦公室的各項(xiàng)工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。并不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

3.查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

4.閱檔人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞污穢，不準(zhǔn)在檔案上涂改、圈劃、批注；不準(zhǔn)剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機(jī)要檔案室實(shí)行專人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應(yīng)該保持整潔、并配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設(shè)施。

3、檔案室嚴(yán)禁吸煙，不存放與檔案無(wú)關(guān)的物品，檔案室周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，認(rèn)真做好檔案保密工作。

2、查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

3、查閱機(jī)要文件、會(huì)議記錄等檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

4、凡案卷內(nèi)容涉及保密問(wèn)題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進(jìn)行，不準(zhǔn)由個(gè)人隨意鑒定、銷毀。

2、銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷毀。

3、銷毀檔案必須定由兩人以上負(fù)責(zé)，并在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責(zé)

1、服從主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級(jí)部門的指導(dǎo)，按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及主任交辦的其他任務(wù)。

2、 機(jī)要檔案員負(fù)責(zé)做好機(jī)要文件的整理、分類，做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及時(shí)、準(zhǔn)確的送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，待領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由機(jī)要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過(guò)程中，要增強(qiáng)保密意識(shí)，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機(jī)要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。

擴(kuò)展資料：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。

第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制。

切實(shí)解決好檔案庫(kù)房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施。經(jīng)濟(jì)條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮柜、木制櫥和復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作業(yè)務(wù)上接受縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）應(yīng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會(huì)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各類檔案按下列方法排列編目:

1、文書檔案的排列與編目。卷內(nèi)文件排列按時(shí)間的先后順序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，正件在前附件在后。在一個(gè)全宗內(nèi)，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排長(zhǎng)期、短期卷。在同一種保管期限內(nèi)，按黨委類、政府類、人大政協(xié)類、工青婦、協(xié)會(huì)類進(jìn)行排列，每一類目?jī)?nèi)，先排本級(jí)，再排上級(jí)、后排下級(jí)的案卷。

2、會(huì)計(jì)檔案的排列與編目。會(huì)計(jì)檔案按憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四個(gè)屬類分年度排列、編號(hào)。也可先分年度，再按屬類排列、編號(hào)。但在一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)只能采用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目?？萍紮n案分為產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究與推廣應(yīng)用、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案四大類。每個(gè)大類內(nèi)按單個(gè)項(xiàng)目（即一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）的順序排列編目。并保持其文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁碟等載體，按時(shí)間順序進(jìn)行排列，每年度各自編一個(gè)流水號(hào)。

5、實(shí)物檔案。實(shí)物檔案按照榮譽(yù)性實(shí)物、廢止印章、題詞書畫、名優(yōu)產(chǎn)品分類整理，各自按時(shí)間順序排列，分別編一個(gè)流水號(hào)。

6、專門檔案，如計(jì)劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會(huì)保險(xiǎn)等專門檔案，按有關(guān)規(guī)定要求整理、排列、編號(hào)。

參考資料：

百度百科-鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

如何進(jìn)行文檔管理

　　第1條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
　　第2條 歸檔制度
　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
　　5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
　　6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
　　第3條 檔案保管制度
　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
　　5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
　　第4條 檔案借閱制度
　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
　　4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
　　5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
　　8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
　　第5條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

企業(yè)檔案主要分類方式

企業(yè)檔案的分類立卷辦法</B> 代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類 C會(huì)計(jì)檔案類J基本建設(shè)類x聲像檔案類 W實(shí)物檔案類T專題檔案類</B> （一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行?！凹钡暮x：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來(lái)文與復(fù)文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類按年度---部門---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來(lái)文件上會(huì)生銹的金屬物，用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。在每頁(yè)的右下角（背頁(yè)的左下角）編頁(yè)碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱，對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。4．3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前，不宜用乳膠或縫紉機(jī)來(lái)裝訂（因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的）文件材料排列在一起。6、編號(hào)6．1在每件檔案首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章（格式見附圖1），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。6．2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：類別號(hào)：文書檔案的類別號(hào)為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長(zhǎng)久”或“短期”。年度：該份檔案實(shí)際形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)：不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。件號(hào)：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào)；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)。6．3在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。7、裝盒7．1檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號(hào)”。（樣式見附圖3）。每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。7．2填寫盒內(nèi)文件備考表。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項(xiàng)目由單位代碼、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。8．1．4“歸檔說(shuō)明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目，如“文件格式”。件號(hào)：參見6．2。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“ [ ]”號(hào)，附于原標(biāo)題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“．”號(hào)或“-”號(hào)，以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。文件格式：指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。8．1．7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，要收集對(duì)應(yīng)的電子文件，對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度，以確保電子文件的真實(shí)。9．2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施，確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全，要及時(shí)用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡(jiǎn)稱中心）設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)的保密性。另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。9．4處理電子文件，應(yīng)使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。9．5為方便以后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文查閱，要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時(shí)在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時(shí)會(huì)自動(dòng)將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)會(huì)在本機(jī)的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號(hào)相同。9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫(kù)副本供查閱，另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。