檔案的整理鑒定

法律分析：檔案鑒定一般是指區(qū)別與判定檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定。 通常所說的檔案業(yè)務工作是指后者（即檔案價值鑒定）。 這里所說的價值是指因檔案具有憑證作用與情報作用，表現(xiàn)出對機關和社會的有用性和有用程度。 檔案鑒定是對價值的評價和預測。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實施辦法》 第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質(zhì)來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構(gòu)設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

檔案鑒定工作

檔案鑒定工作【1】

[摘 要] 檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容。

科學發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

[關鍵詞] 檔案; 鑒定; 管理; 對策

1 當前檔案鑒定工作中存在的問題

檔案鑒定，是檔案工作的一項重要內(nèi)容，長期以來人們對檔案的價值鑒定存在一定誤區(qū)，具體表現(xiàn)在如下幾方面：

(1) 缺乏對檔案材料的完整性鑒定。

歸檔材料不完整，是長期存在的普遍問題，主要表現(xiàn)在：① 歸檔材料門類不全除文書檔案外，大多數(shù)的業(yè)務檔案沒有進行收集歸檔，分散在部門人員手中，如聲像、電子文件材料等，這就使檔案不能全面反映本單位的職能活動和基本情況，不便于今后各項工作的利用。

② 歸檔部門不全。

一個單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量也不盡相同，平時不注重文件的收集，業(yè)務材料分散在部門人員手中，還有些單位只注重紅頭文件、上級文件的歸檔，忽略對賬外文件、各類統(tǒng)計年報、業(yè)務報表等進行歸檔。

③ 歸檔的文件材料不完整。

編號文件本身連接不上，缺少附件、底稿等，尤其是科技檔案在這方面特別突出，如有的缺少合同書、協(xié)議書、開竣工報告等。

這就使檔案的憑證作用大打折扣。

(2) 檔案的規(guī)則不細。

2006年頒布的文書檔案保管期限表，條目條款 13 條，與我國文書檔案文件類型、內(nèi)容、數(shù)量繁多極不相稱，量少的條目與眾多的檔案內(nèi)容必然發(fā)生矛盾，給實際操作帶來困難。

條目過少，必然造成條目內(nèi)容過于抽象、概括性過大的問題，而概括性大、過于抽象的詞匯增多，如“重要”、“一般”的詞匯過多，在鑒定過程中，立卷人往往根據(jù)自己的理解，按照《歸檔文件整理規(guī)則》對文件進行鑒定，但因每個人的理解不同，對一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后利用工作帶來不便。

(3) 缺乏對檔案鑒定的意義與地位的認識。

在一些基層單位，檔案人員只注重收集工作，缺乏對檔案鑒定的意義與地位的認識，沒有把鑒定工作當成檔案的核心工作加以對待。

在檔案鑒定工作中不能去其糟粕，取其精華，剔除無價值的檔案，把有價值的檔案保管好，而是“有文必歸“現(xiàn)象比較普遍。

利用時，不能按照利用者的需求及時查找出來，不能把檔案的作用發(fā)揮出來 。

(4) 缺少專門的檔案人才。

檔案鑒定是一項科學性很強、難度性較大的工作，是檔案工作者全部工作中最困難和最重要的一項業(yè)務活動。

目前，大部分企業(yè)檔案管理隊伍文化層次比較低，大部分檔案工作人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)的， 這種情況不利于檔案鑒定工作水平的提高。

2 提高檔案鑒定工作水平的對策

(1) 加強對檔案價值準確性的鑒定。

① 保存價值鑒定。

指對文件材料有沒有保存價值、保存價值大小的鑒別，并以此作為確定文件材料是否歸檔的重要依據(jù)。

② 準確性鑒定。

要求檔案人員逐件逐張去審查檔案材料，從內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價值。

如：正文與底稿是否相符，正本副本是否相符、竣工章等是否遺漏丟失或者弄錯等，在文件材料歸檔時，由檔案人員進一步鑒別，并在備考表中檢查人欄簽字或以其他形式確認歸檔文件的準確性。

(2) 加強檔案鑒定工作制度化、程序化建設。

檔案部門應根據(jù)室存檔案定期或不定期進行鑒定，逐卷、逐件進行清點造冊，分批、分期進行鑒定。

對需要延長保管期限的案卷，在有關目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存;對應當銷毀的檔案，編制“銷毀清冊”一式兩份，按有關程序予以銷毀。

通過鑒定，有利于提高室存檔案的質(zhì)量。

(3) 成立檔案鑒定機構(gòu)及鑒定工作領導小組加強組織領導。

企業(yè)應該成立檔案鑒定領導小組，小組成員由主管檔案工作的領導、有關職能部門負責人及檔案機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T組成。

領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門(或?qū)Ｂ殭n案人員)和與檔案內(nèi)容有關的職能部門共同承擔。

檔案鑒定機構(gòu)的成立，有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性，確保了檔案鑒定工作的準確、無誤。

(4) 完善各種檔案保管期限表。

在檔案鑒定工作中檔案保管期限表具有舉足輕重的作用，它是檔案鑒定的一個重要標準，決定文件保管的類型以及時間的期限，影響檔案鑒定工作的質(zhì)量和效率。

檔案人員應根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則》制定適合本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，使鑒定人員在操作時有明確的標準可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質(zhì)量。

(5) 加強檔案人才隊伍建設。

科學發(fā)展觀的本質(zhì)和核心是以人為本，只有堅持以人為本，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的檔案工作人員，才能有效推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。

首先，對在崗人員應加強職業(yè)培訓，使其接受新知識、新理念、新技能。

其次，檔案工作者要樹立終身學習的思想，不斷提高自身的知識水平和業(yè)務技能。

再次，及時招收、引進高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)注入新鮮血液。

只有這樣才能提高檔案人員自身的鑒定水平，從而提高鑒定工作的效率和質(zhì)量。

企業(yè)檔案鑒定工作【2】

摘 要 檔案是一個單位開展各項工作的歷史記載，它既是歷史的見證，又能為現(xiàn)實和將來服務。

檔案鑒定是檔案工作的一個中間環(huán)節(jié)，是檔案具有生命價值的決定環(huán)節(jié)。

做好檔案鑒定工作，對于開發(fā)檔案信息資源，更好地利用檔案，具有十分重要的意義。

關鍵詞 企業(yè)檔案 鑒定

一、提高企業(yè)檔案鑒定工作的認識

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。

包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資管理、勞動人事、教育衛(wèi)生和黨政工團工作等方面的檔案。

企業(yè)檔案的鑒定，要嚴格按照國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》組織實施。

其工作內(nèi)容有以下兩方面：一是確定應保存的檔案及其保管期限。

這項工作是在檔案形成前期進行的。

先由各職能部門在檔案部門的協(xié)調(diào)下，對應歸檔材料進行鑒定，確定其完整性、準確性和保存價值，然后按價值大小確定其保管期限。

二是通過對檔案的定期核查，確定失去保存價值的檔案，予以銷毀。

它包括對已過保管期限的檔案材料進行價值審查;對部分檔案材料重新確定其保管期限和進行密級調(diào)整;對已失去保存價值的檔案材料，通過一定程序后予以銷毀。

企業(yè)檔案是某一歷史階段的產(chǎn)物，判定其是否具有保存價值，必須結(jié)合當時的歷史背景，分析檔案的內(nèi)容和形式。

動態(tài)地、發(fā)展地進行檔案鑒定工作特別重要。

檔案鑒定主要指檔案價值的鑒定。

檔案鑒定工作的開展是檔案的價值差異和不斷增加的檔案數(shù)量決定的。

它的作用在于：(1)便于保管。

通過鑒定，對有保存價值的檔案，給予良好的安全保管條件，盡可能延長其壽命;對失去保存價值的檔案盡可能及時剔除銷毀，騰出有限空間;(2)便于利用。

鑒定可以去其糟粕，留其精華，便于利用時按照使用者的需求，充分發(fā)揮檔案的使用價值;(3)便于應付突發(fā)事變。

通過鑒定，區(qū)分了主次，若遇突然事變，能及時、迅速地將重要檔案搶救和轉(zhuǎn)移。

二、企業(yè)檔案普遍存在的問題

檔案價值的鑒定需要站在歷史的、宏觀的、發(fā)展的高度來看待鑒定的問題。

雖然有法律、法規(guī)對檔案鑒定工作進行了規(guī)范，鑒定的內(nèi)容和鑒定程序也較為明確，但總的來說，在檔案鑒定工作中，主要存在以下矛盾和問題。

一是在歸檔鑒定時傾向于“多而全”。

行政事務性檔案多，業(yè)務性檔案少。

在確定保管期限時，出現(xiàn)“寧長勿短”現(xiàn)象。

二是對到期檔案存在“鑒而不銷，怕負責任”，混淆鑒與銷的關系，總認為“多比少好，留著有用”。

存留的檔案，紙質(zhì)文件多，電子檔案少，且紙質(zhì)版與電子版存在不相稱的問題。

三是檔案鑒定工作存在宏觀指導多，微觀操作規(guī)范少。

鑒定的結(jié)果取決于檔案鑒定工作者的業(yè)務素質(zhì)與工作能力。

一份檔案，不同的人員去鑒定，就有幾種不同的價值取向，即使同一個人在不同時期、不同背景下鑒定同一份檔案，其結(jié)果也不盡相同。

所以企業(yè)檔案鑒定工作要有切實可行的檔案鑒定操作規(guī)程。

四是前些年在企業(yè)開展的檔案工作達標升級活動中，許多檔案人員曾經(jīng)是以豐富庫藏，檔案數(shù)量多多益善為追求的目標，忽略了庫藏檔案的內(nèi)在質(zhì)量與價值因素，增加了檔案鑒定的工作量和工作難度。

三、企業(yè)檔案鑒定應遵循的原則

檔案鑒定工作是按照一定的'原則、標準和方法，甄別和判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀，使保存的檔案達到精練的一項工作。

檔案鑒定的原則須堅持以下三個點：一是全面的觀點。

分析判定企業(yè)檔案的保管價值，要從國家的利益出發(fā)，從政治經(jīng)濟科學文化等方面分析企業(yè)檔案的現(xiàn)實作用與長遠利益。

二是歷史的觀點。

企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營管理的記錄，也是企業(yè)歷史發(fā)展的記錄。

對具有歷史檔案性質(zhì)的企業(yè)檔案，我們必須用歷史的觀點準確地判斷其保存價值。

三是發(fā)展的觀點。

隨著社會的不斷進步，企業(yè)也會不斷地發(fā)展變化，其產(chǎn)生的檔案價值也會隨之發(fā)生變化。

有些檔案現(xiàn)在看來價值平平，若干年后也許會成為無價之寶。

在企業(yè)檔案鑒定工作中要堅持應用唯物辯證法中的聯(lián)系與發(fā)展的觀點。

企業(yè)檔案鑒定工作應當同企業(yè)的各項工作一樣在理論上、方法上做到“與時俱進”，不斷發(fā)展。

四、企業(yè)檔案鑒定的具體做法

首先由企業(yè)檔案管理部門根據(jù)企業(yè)各門類檔案到期的情況，確定需要鑒定的檔案的范圍。

對每個年度需要鑒定的檔案，要逐卷、逐件列表清點造冊，做到摸清家底，明確范圍和工作量。

企業(yè)管理者要保證人員、資金等方面到位。

其次，建立專門的檔案鑒定權(quán)威機構(gòu)。

成立由企業(yè)負責檔案工作的領導牽頭、各部門負責人參加的檔案鑒定工作領導機構(gòu)。

由各部門選派的檔案鑒定人員組成檔案鑒定工作小組，具體實施。

第三，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)檔案管理辦法中有關檔案鑒定的要求，培訓、選拔人員，使鑒定人員能夠以較寬的專業(yè)知識、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在鑒定檔案時，把那些真正有保存價值的檔案順利保存下來。

第四，檔案鑒定、銷毀工作完成后，寫出本次檔案鑒定工作報告，向檔案鑒定工作領導小組及上級檔案主管部門報備。

檔案鑒定工作從始至終形成的文件應作為永久檔案加以保存。

第五，認真做好保密工作。

在嚴格做好保密工作的同時，根據(jù)本單位的工作特點，切實完善各項保密措施，堵塞各個環(huán)節(jié)的泄密漏洞，嚴防失泄密現(xiàn)象發(fā)生。

檔案是一種重要的社會信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。

綜上所述，企業(yè)只要正確地認識檔案鑒定工作的目的、意義、作用及其原則，真正從思想上重視檔案鑒定工作，從檔案鑒定制度上、工作計劃上確保落實，努力克服檔案鑒定工作中存在的難點，逐步摸索出一套完整有效的檔案鑒定工作程序與方法，就能保證檔案鑒定工作健康有序地開展起來，從而促進企業(yè)檔案管理工作朝氣蓬勃地向前發(fā)展，使檔案工作更加適合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。

參考文獻：

[1]奚瑾.企業(yè)檔案鑒定工作的實踐與思考[J].上海檔案，2010(11) .

文秘檔案鑒定工作操作要點

檔案鑒定工作是文秘必備的基本技能之一，下面整理了一些檔案鑒定工作操作要點，希望對大家有所幫助！

1) 編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)。

檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

(1) 順序號。

順序號是按照條款的系統(tǒng)排列順序統(tǒng)一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑒定時引用條款的代號。

(2) 條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內(nèi)在聯(lián)系的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯(lián)系的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的'擬制一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3) 保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去，定期保存就是只保存一定的年限，保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時間計算方法一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。

對于機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等。

(4) 附注。

附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如，有些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限往往需要從有效期滿后算起，就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

(5) 說明。

說明是對保管期限表所作的總的說明，一般包括保管期限表的適用范圍、結(jié)構(gòu)、制定的依據(jù)、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。

以上只是檔案保管期限表一般的結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

2) 編制“檔案銷毀清冊”

檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿，它是供領導人審查批準的表冊，同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。

檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數(shù)量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關領導人審查批準。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批準，就應多備一份。同時報送兩份，其中一份經(jīng)審批后退回。

3) 檔案的銷毀

為了慎重起見，已經(jīng)被批準準許銷毀的檔案不應立刻銷毀，而應暫時存放一段時間，待確認確實無價值時再進行銷毀，以免造成不可挽回的損失。

批準銷毀的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密，應銷毀的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個非常嚴肅的工作，一般由檔案部門會同保衛(wèi)、保密部門進行，并由專人銷毀、專人監(jiān)銷。銷毀完畢后，銷毀人和監(jiān)銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

如有個別檔案未被批準銷毀，可在“銷毀清冊”上做出適當?shù)恼f明。對于已銷毀的檔案，也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。