數(shù)字環(huán)境的日新月異和數(shù)字信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用給人們通過(guò)電子媒介交流提供了新的可能。與此同時(shí)，這些變化給21世紀(jì)的檔案機(jī)構(gòu)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。

　　當(dāng)下，隨著政府電子政務(wù)計(jì)劃的實(shí)施和信息技術(shù)的大量應(yīng)用，越來(lái)越多文件以電子形式被生成和接收。在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字形式的信息快速傳播給文件管理帶來(lái)了獨(dú)特的挑戰(zhàn)。數(shù)字文件比起傳統(tǒng)文件更易受到侵害，有些存儲(chǔ)介質(zhì)如磁帶或只讀型光盤等，會(huì)因其內(nèi)在不穩(wěn)定的特性而易損壞；獲取數(shù)字文件的技術(shù)依賴性強(qiáng)，數(shù)字文件可能會(huì)在不為人知的情況下被篡改或刪除，目前尚未有已知和現(xiàn)成的關(guān)聯(lián)信息佐證電子文件能夠長(zhǎng)期可讀、可用。電子文件特性與多變的計(jì)算環(huán)境會(huì)增加文件、文檔、數(shù)據(jù)積累的不可控性，增加不完整保存文件及因疏忽造成文件損壞、非授權(quán)篡改文件的風(fēng)險(xiǎn)。

　　為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，作為文件管理者必須要制定確保電子文件合理有效管理的政策、策略和方法。香港特別行政區(qū)政府在應(yīng)對(duì)數(shù)字信息技術(shù)廣泛應(yīng)用而帶來(lái)的轉(zhuǎn)變中，采取了一些積極的行動(dòng)。

　　電子信息管理戰(zhàn)略和電子文件保管系統(tǒng)的應(yīng)用

　　2011年，香港政府發(fā)布了電子信息管理戰(zhàn)略，該戰(zhàn)略主要包括內(nèi)容管理、文件管理和知識(shí)管理。該戰(zhàn)略旨在幫助政府機(jī)構(gòu)通過(guò)電子方式快速高效地管理并共享電子文件。在該戰(zhàn)略框架下，所有政府機(jī)構(gòu)都要將推動(dòng)電子文件管理作為必不可少的工作之一，并應(yīng)用電子文件保管系統(tǒng)（ERKS）,這是政府驅(qū)動(dòng)電子文件管理的一個(gè)強(qiáng)制措施。至于戰(zhàn)略中要求的內(nèi)容管理和知識(shí)管理，各政府機(jī)構(gòu)可以視其自身的業(yè)務(wù)需求而開展。

　　在此背景下，香港政府檔案處（GRS）已使用ERKS對(duì)電子文件、非電子文件進(jìn)行管理，新系統(tǒng)取代了原有基于紙質(zhì)文件管理的系統(tǒng)。ERKS作為適應(yīng)新時(shí)期文件管理的信息系統(tǒng)，具備以電子方式管理文件生成、存儲(chǔ)、檢索、處置的功能。安裝啟用新系統(tǒng)后，GRS不僅使電子文件及非電子文件的管理具有一致性、完整性、安全性，還為其他政府機(jī)構(gòu)做出表率。

　　為驅(qū)動(dòng)政府的電子文件管理，GRS在鼓勵(lì)和幫助更多政府機(jī)構(gòu)啟用ERKS方面發(fā)揮了積極作用。2011年，GRS公布了政府文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和功能需求，為其他政府機(jī)構(gòu)實(shí)施電子文件保管系統(tǒng)提供統(tǒng)一參考。這些標(biāo)準(zhǔn)和功能需求是根據(jù)通行的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)出來(lái)的，如借鑒了歐盟的《電子文件管理通用需求》，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織、國(guó)際檔案理事會(huì)制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。GRS還印制了一系列出版物和手冊(cè)，為各政府機(jī)構(gòu)提供有關(guān)文件管理原則和需求的實(shí)際指導(dǎo)，以及最佳實(shí)踐做法。

　　目前，5家政府機(jī)構(gòu)（包括GRS在內(nèi)）已經(jīng)啟用ERKS或處于系統(tǒng)完善階段。2016年年內(nèi)，超過(guò)6家政府機(jī)構(gòu)在電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)中會(huì)提出文件保管的更多需求。到2017年，15%的政府機(jī)構(gòu)將實(shí)施ERKS。他們采取分階段的實(shí)施方案，是為了確保所有政府部門在大規(guī)模實(shí)施之前，全面發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的問題，做出關(guān)于支出和收益更加確鑿的評(píng)估。他們審慎地實(shí)施ERKS主要是出于兩個(gè)原因：一是財(cái)政問責(zé)，由于商業(yè)電子文件保管系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)具有高成本的許可證費(fèi)用，背后也應(yīng)有大量投資；二是要確保各政府機(jī)構(gòu)做好迎接這個(gè)系統(tǒng)挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備。

　　借助數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案工作發(fā)展

　　香港政府積極運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)和信息化手段加強(qiáng)對(duì)檔案文件的獲取和利用，為此，GRS開展了以下4方面工作。

　　檔案文件的數(shù)字化。為了向公眾提供更多利用，GRS采取穩(wěn)健的措施推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化工作。由于數(shù)字化過(guò)程本身是勞動(dòng)集且耗資不菲的，GRS于2014年初制定了數(shù)字化策略，確定了檔案數(shù)字化工作的優(yōu)先等級(jí)。

　　首先進(jìn)行數(shù)字化的檔案是具有重要價(jià)值或?yàn)l危的。他們?cè)诒Ｗo(hù)這些脆弱原件的同時(shí)提高查閱的可用性和便利性。另外，需要關(guān)注那些格式不可讀取、內(nèi)容面臨消解的檔案。

　　GRS為易損的檔案提供電子替代品，確保其長(zhǎng)期可被獲??；將瀕臨失效檔案載體上的內(nèi)容遷移或轉(zhuǎn)換為電子格式，延長(zhǎng)其使用壽命；另外，GRS對(duì)那些利用率高、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)已過(guò)期或政府作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)擁有者的檔案文件優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，一般這種情況下，那些壽命超過(guò)100年的檔案會(huì)被優(yōu)先數(shù)字化。GRS根據(jù)國(guó)際上通用的標(biāo)準(zhǔn)，如英國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化組織2012年提出的《檔案文件的保存和展示指南》，以及其他國(guó)家檔案館的最佳實(shí)踐，在達(dá)到檔案數(shù)字化效果的同時(shí)確保檔案原件的物理特性不受損害。

　　截止到2014年，GRS已經(jīng)完成了超過(guò)2.25萬(wàn)畫幅檔案的數(shù)字化工作?？紤]到現(xiàn)有可用資源，他們的目標(biāo)是每年完成15.5萬(wàn)畫幅檔案的數(shù)字化。

　　數(shù)字化圖像和縮微膠片的同步制作。目前，GRS正在通過(guò)為館藏檔案制作縮微膠片的方式，替代提供原件的一般性利用。從本質(zhì)上講，制作縮微膠片的工作流程是依據(jù)照相制版工藝原理進(jìn)行的，工作效率取決于所采用的設(shè)備和機(jī)器。隨著數(shù)字技術(shù)的演進(jìn)

　　，GRS計(jì)劃采購(gòu)數(shù)字圖像設(shè)備為制作數(shù)字化圖像提速，從而在源頭上保護(hù)館藏檔案。在利用特殊的數(shù)字圖像設(shè)備為館藏檔案制作高質(zhì)量數(shù)字化版本的同時(shí)，生成利于長(zhǎng)期保存的縮微膠片?？梢韵嘈牛ㄟ^(guò)這種方式可以提高館藏檔案的利用率并提升數(shù)字化保護(hù)館藏的效率。

　　為政府機(jī)構(gòu)網(wǎng)站存檔。為了向研究者、歷史學(xué)家、學(xué)者以及公眾提供那些存在于網(wǎng)絡(luò)世界的香港文化和文獻(xiàn)遺產(chǎn)，GRS正在對(duì)具有較高檔案價(jià)值的政府機(jī)構(gòu)網(wǎng)站，以特定的網(wǎng)絡(luò)歸檔工具進(jìn)行定期歸檔的可行性調(diào)研。這項(xiàng)工作的挑戰(zhàn)在于，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容每時(shí)每刻呈指數(shù)型增長(zhǎng)，受到不斷增加的海量資源影響，存儲(chǔ)這些網(wǎng)站內(nèi)容，并在提供利用前編目、制作索引的難度都不小。關(guān)于建立網(wǎng)絡(luò)檔案館的設(shè)想他們還處于初級(jí)探索階段。

　　加強(qiáng)教育資源門戶網(wǎng)站建設(shè)。為了提升公眾對(duì)社會(huì)文獻(xiàn)遺產(chǎn)的認(rèn)知、重視、合理利用，GRS在官網(wǎng)上開發(fā)了教育資源門戶網(wǎng)站，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源在教學(xué)中的作用。該舉措一經(jīng)實(shí)施，公眾對(duì)網(wǎng)站里大量不同主題的檔案照片產(chǎn)生了濃厚興趣，GRS定期更新豐富網(wǎng)站內(nèi)容，例如，日前新制作的網(wǎng)頁(yè)展主題為郵遞員制服背后的秘：解讀郵政局檔案每月圖片香港檔案：公共文件辦公室的歷史檔案。為了便于公眾更好地理解這些檔案，網(wǎng)站上還配有各種說(shuō)明文字和背景信息。

　　數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存建立數(shù)字檔案館

　　他們充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字文件長(zhǎng)期保存的重要性，以及通過(guò)電子手段保障傳統(tǒng)檔案文件可讀可用的必要性。GRS的作用相當(dāng)于香港政府的中央檔案館，它收集有關(guān)香港的檔案文件并提供利用，館藏豐富的文獻(xiàn)資源包括文檔、照片、影片、明信片，以及反映香港治理和發(fā)展歷程的記錄等。隨著數(shù)字時(shí)代電子文件數(shù)量的激增，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)建立數(shù)字檔案館也成為GRS的使命之一。

　　建立數(shù)字檔案館并不是件易事，建設(shè)途徑會(huì)受到信息技術(shù)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及他們自身業(yè)務(wù)發(fā)展的影響而有所差異。與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)多樣，且讀取受限于不同的硬件或軟件。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)要符合檔案機(jī)構(gòu)廣泛通用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，有利于數(shù)字文件可持續(xù)性的長(zhǎng)期保存。

　　自2012年起，GRS就開始研究電子文件長(zhǎng)期保存的策略和解決方案。他們組建了一支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的任務(wù)小組，負(fù)責(zé)對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的業(yè)務(wù)和技術(shù)需求進(jìn)行初級(jí)研究，小組對(duì)不同國(guó)家開展的實(shí)踐進(jìn)行了集性研究，并積極參與相關(guān)主題的各類國(guó)際會(huì)議和研討活動(dòng)。目前，雖然如何建立數(shù)字檔案館的途徑還沒有得到進(jìn)一步驗(yàn)證，GRS已開始采取第一步行動(dòng)，通過(guò)印制工作手冊(cè)指導(dǎo)政府機(jī)構(gòu)采取最佳實(shí)踐保存電子文件，作為電子文件管理的一部分，以此提高各政府機(jī)構(gòu)合理保存電子文件的意識(shí)。

　　工作手冊(cè)為電子文件保存提供了范例，對(duì)合理選擇存儲(chǔ)介質(zhì)和各種存儲(chǔ)介質(zhì)的有效使用年限提出建議，也對(duì)政府部門建立并實(shí)施部門級(jí)的保存計(jì)劃提出了指導(dǎo)方針，如保存計(jì)劃中應(yīng)包括更新存儲(chǔ)介質(zhì)、將電子文件從過(guò)時(shí)的舊信息系統(tǒng)中遷移至升級(jí)版新系統(tǒng)的方法和步驟。

　　毫無(wú)疑問，他們將不得不迎接新的挑戰(zhàn)，以開放的心態(tài)看待電子文件長(zhǎng)期保存和數(shù)字檔案館建設(shè)的復(fù)雜性和新觀念。數(shù)字歸檔技術(shù)在不斷發(fā)展，他們要與其他國(guó)家的同行們一道繼續(xù)探尋數(shù)字檔案館建設(shè)的最佳實(shí)踐，并朝著建設(shè)一個(gè)歷經(jīng)時(shí)代變遷、可持續(xù)保存數(shù)字文件的數(shù)字檔案館的目標(biāo)努力。

　　在21世紀(jì)，所有檔案機(jī)構(gòu)包括香港政府檔案處在內(nèi)，面臨的最大挑戰(zhàn)是如何轉(zhuǎn)變?cè)鹊臋n案文件管理實(shí)踐，與數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展同步。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，信息技術(shù)的飛躍為他們提高檔案的可用性和利用度，以及社會(huì)對(duì)文獻(xiàn)遺產(chǎn)的認(rèn)知、重視和合理利用提供了可能。

　　人們欣喜地看到，這些年來(lái)，香港特區(qū)政府的檔案主管部門在迎接數(shù)字時(shí)代帶來(lái)的新挑戰(zhàn)和機(jī)遇時(shí)，取得了豐碩、有益的經(jīng)驗(yàn)。

　　楊太陽(yáng)編譯

　　（本文根據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)東亞地區(qū)分會(huì)第十二次全體大會(huì)暨研討會(huì)上的報(bào)告編譯。作者系香港特別行政區(qū)政府政務(wù)司辦公室下轄行政署副署長(zhǎng)鄭錦榮。）