檔案室檔案目錄表

法律分析：—類：履歷材料1、干部、后備干部(提拔)、黨群機關(guān)工作人員、國家公務(wù)員、工人。教師、學(xué)生、公安人員、醫(yī)務(wù)人員、博士后、研究人員、工作隊員、學(xué)員等各類人員的履歷表、登記表、簡歷表；2、軍人履歷書，在重新裝訂時可按履歷、自傳、鑒定、政歷問題審查結(jié)構(gòu)四個部分分別歸入一、二、三、五類。其第一類履歷部分可包括本人履歷、家庭情況、愛人情況、社會關(guān)系。軍銜等級登記表等項、中間空白頁如不影響材料內(nèi)容的可以取出。3、主要反映個人經(jīng)歷的各類登記表、調(diào)查表、審查表；4、個人參加革命活動簡歷材料；5、更改姓名材料(包括個人報告、組織批復(fù)、旁證材料);6、其他由本人填寫反映個人經(jīng)歷情況的各種表格；7、履歷表、簡歷表中兼有組織鑒定、意見等其他內(nèi)容的，可按其主要內(nèi)容、材料性質(zhì)歸入第一、三、九類。第二類：自傳材料1、干部本人在各個時期所寫的自傳；2、其他由本人寫的敘述經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系的自傳性質(zhì)的材料。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第三條 堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條 一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進步。

國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。

第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。

如何做檔案目錄

下面將會介紹一下檔案目錄應(yīng)該如何做，而且什么是檔案目錄？利用“插入/引用/索引和目錄”命令可以達(dá)到目的。

注意：2113
使用上述功能前，首先要把用成5261目錄的小標(biāo)題設(shè)置樣式。

樣式設(shè)置方法：
依次選中作為目錄的標(biāo)題，在4102“格式”工具欄左側(cè)的“樣式”列表中點1653擊“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題1”即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類?；竞喗?br>檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內(nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書寫或復(fù)印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是借助于電子計算機等機械設(shè)備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號轉(zhuǎn)換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲于計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經(jīng)過特定的程序轉(zhuǎn)換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類介紹
在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

檔案管理目錄怎么編呢

一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴充性原則；5、簡單性原則。

（二）檔號的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號的編制方法

1、全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

2、案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3、類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

4、項目號的編制方法

項目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

5、案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

6、件號的編制方法

件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7、頁（張）號編制方法

頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

檔案目錄的分類介紹

在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。案卷目錄即著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊。其主要作用：①固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案卷排列順序；②登記和統(tǒng)計檔案的基本形式；③查找檔案最基本的檢索工具，并為編制其他檢索工具提供數(shù)據(jù)單元。案卷目錄必須按全宗編制，一個全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內(nèi)各種門類的檔案編分冊目錄。分冊目錄一般以全宗內(nèi)的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設(shè)置的數(shù)量，應(yīng)考慮便于檔案的檢索和管理。案卷目錄的封面和格式如圖1、圖2。主題目錄以若干能表達(dá)案卷或文件中心內(nèi)容的主題詞作為檢索標(biāo)識,將檔案著錄成卡片條目,按主題詞的字順排列組織而成。主題詞是經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，能表達(dá)各種概念的詞或詞組。在中國,制定有統(tǒng)一的<中國檔案主題詞表>，可供制作目錄時選用。這種目錄具有專指性、集中性、直觀性、靈活性的優(yōu)點，便于特性檢索，可以彌補因受分類體系、歸類標(biāo)準(zhǔn)等因素限制而造成的不便,其缺點是缺乏邏輯體系,系統(tǒng)性差；又由于每一條目往往標(biāo)引若干個主題詞，手檢的主題卡片須為每一主題詞各制一卡，將同一形式的若干張卡片分別按不同主題詞排列，因而造成卡片數(shù)量龐大，不便于編制和管理。分類目錄打破全宗及其原有整理系統(tǒng)，按照檔案內(nèi)容性質(zhì)，采用等級體系的分類法組織而成，通常依據(jù)統(tǒng)一制定檢索分類大綱進行分類排列，如《中國檔案分類法》、《蘇聯(lián)國家檔案館分類卡片目錄中文件情報統(tǒng)一分類方案》等。這種目錄在揭示文件或案卷的內(nèi)容和形式特征方面，具有分類系統(tǒng)、問題集中的特點，是溝通利用者與貯存系統(tǒng)的基本媒介，是檔案館（室）起主導(dǎo)作用的檢索工具。編制方法：以文件級或案卷級為單位著錄成卡片條目，再按類別及分類號的順序分別集中和排列，形成大類、類、項、目、細(xì)目的層次分明的線性系統(tǒng)，其格式一般以《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定為準(zhǔn)。專題目錄超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成。其針對性強，便于迅速查找專門需求的檔案材料。編制程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時間、地域或其他特征設(shè)置類別體系，各類和類內(nèi)再依照一定順序系統(tǒng)排列?？ㄆ袷娇刹捎梅诸惪ㄆ袷?，亦可自行設(shè)計本館（室）適用的格式。通常有如下兩種：①單一卡，即一個案卷或一份文件填一卡；②組合卡，即若干內(nèi)容相近的案卷或文件組合填一卡。全宗文件目錄以邏輯體系分類的形式，將一個全宗內(nèi)各種文件的內(nèi)容和形式特征著錄成卡片條目，按內(nèi)容反映的主題分類排列組織而成。它突破按年度和組織機構(gòu)等全宗內(nèi)檔案分類體系，便于從專業(yè)和專題的角度查找檔案，有較高的查全率和查準(zhǔn)率。其著錄格式、填制方法和排列順序大致與分類卡片目錄相同，如將其條目編上順序號，印制成簿冊即為全宗文件目錄。人名目錄將檔案中涉及到的人名情況著錄成卡片條目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有關(guān)信息的線索。有兩種：簡單的只著錄人名(包括別名、曾用名)和材料出處的檔號;詳細(xì)的包括人物生平簡況、檔案內(nèi)容提要和材料出處的檔號、備考等。條目排列順序,中國人名一般按姓氏筆劃或漢語拼音字母等順序，外國人名一般按姓的外文字母順序，并在不同筆劃或字母的人名卡片間放上突出的指引卡片。