紙質檔案歸檔要求

紙質檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時檢索和清點較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當下，以件為單位進行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質檔案管理的原則的詳細內容，希望對大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點?！饵h政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。遵循檔案形成規(guī)律，對歸檔整理，能夠大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。檔案在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯系，既能更好地反映機關主要工作活動，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價值是由它的內容及其對組織單位工作的作用決定。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，針對性地開展，也為后續(xù)工作打下基礎。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。

3、文檔、檔案一體化管理機制

文檔一體化管理機制，是一項比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。

4、保證紙質、電子文件協調統(tǒng)一

在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。
文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。
文件之間的有機聯系是指文件在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統(tǒng)一。
在紙質文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協調統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者的協調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。
【法律依據】
《實施細則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。2.2歸檔文件整理應當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應當符合國家檔案局有關檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應當保證紙質文件和電子文件整理協調統(tǒng)一。

什么是文件歸檔？歸檔的要求是什么

什么是文件歸檔？
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。經系統(tǒng)整理，交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。
歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、文書檔案管理的起點。
要求：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔時間：實行定期歸檔，移交的時間一般在第二年6月底之前完成。檔案行政管理部門采取的是指導、檢查、驗收等措施，來保證歸檔制度的落實。

紙質檔案怎樣長久保存

紙質檔案怎樣長久保存

目前學術界關于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出紙質檔案怎樣長久保存。希望大家喜歡！

紙質檔案怎樣長久保存

一、知識背景

重視紙質文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認真對待的重要問題。由于歷史的原因，當前主要的檔案資料都是采用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的文件，大多采用紙質文件存檔，這樣就為保存紙質文獻檔案提出了較高的要求。

二、古代方法

為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會采用石灰和石棉等含堿性較強的天然材料，因為在日后的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。

三、現代存放

國家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》做了明確界定：檔案庫房（含膠片室、磁帶室）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。

四、避免酸性環(huán)境的生成

酸性環(huán)境的形成主要有兩條途徑：

1、造紙過程中殘留的酸；

2、當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。

五、防治光化學反應發(fā)生

最好將檔案庫房建在環(huán)廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。

六、控制庫房溫度

溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發(fā)生，紙質老化速度就會加快。當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續(xù)升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14—24℃之間。

七、控制庫房濕度

空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質對紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當相對濕度超過85%時，紙張物理強度損失30%以上，彈性完全失去，曬干后也不能恢復原來的狀態(tài)。另外，相對濕度若低于25%以下，紙張又會因干燥失去水分而發(fā)硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩(wěn)定，最好控制在45%—60%。

八、除塵殺菌

灰塵是細菌、霉菌的攜帶者，本身也會對紙張產生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫前就要進行除塵、殺菌。入庫后要嚴格控制溫濕度，因為高溫高濕是細菌、霉菌繁殖的必要條件。

拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用

聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光盤及硬盤等不同載體來對聲音和圖像進行保存，并能夠再現，同時也可以輔以文字的具有保存價值的歷史記錄。其種類較為豐富，在保存和利用過程中需要采取必要的措施確保其功能性，實現其實現更好的查詢和檢索能力。

一、確保錄制質量和格式的規(guī)范性

對于聲像檔案的質量的保證，則需要從源頭上進行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門，則需要有取主動干擾的措施，通過對音視頻文件攝錄標準、攝錄器材和存儲介質的選擇、攝錄人員的指導和培訓等源頭上來對音視頻文件的錄制質量和錄制格式的規(guī)范化和標準化進行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎。

二、強化對歸檔聲像文件的接收、校驗和保存

（一）堅持歸檔聲像文件入庫格式的規(guī)范化、入庫內容的選擇性

（1）對擬歸檔聲像文件的內容進行嚴格挑選

作為聲像檔案其一定要具有長期、持久保存的意義，所以對需要擬歸檔的聲像文件的內容要進行評估，對其是否具有持久價值和檔案價值進行鑒定，并在此基礎上實現對擬歸檔文件進行挑選。

（2）把好對擬歸檔聲像文件格式的`校驗關

對于需要長期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無損壓縮的格式來進行保存，但在實際聲像檔案形成過程中，存儲格式和存儲載體在滿足國家相關參數要求下，則需要在保證視聽質量的同時，確保做到存儲空間的最小化。

（3）把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關

對擬歸檔的聲像則需要根據同類內容的紙質檔案管理規(guī)定對其密級和保存期限進行確定，但不管是需要長期還是永久保存的聲像檔案，其存儲的介質即使在符合條件的要求下進行存儲，但由于其自身物理和化學性質穩(wěn)定性較差，所以想要長期安全存放具有一定的難度，對聲像檔案所記載的信息進行到更新或是遷移具有必要性。

（二）根據存儲介質和讀取方式的特殊性，對聲像檔案采取相應的安全措施

（1）做好提前備份工作

對于聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質的備份介質，使用標準的軟件和文件格式對數據進行存儲，減少存儲和利用過程中導致聲像檔案出現損壞的情況發(fā)生。對于備份的聲像檔案要減少數據遷移的頻率，從而避免由于數據丟失而導致的損失發(fā)生。對于備份檔案的保存以遠距離異地存儲為宜，這樣不僅可以有效的避免由于污跡、霉變和介質層間開裂等原因所導致的聲像檔案無法讀取的情況發(fā)生，同時在一些自然災害和人為損壞發(fā)生時，避免聲像檔案的安全受到威脅。

（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查

單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。由于聲像檔案一般都是脫機保存在唱片、磁帶、光盤等存儲介質上，設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設備及播放軟件，同時注意做好聲像檔案的載體轉換工作。

（3）對存儲介質要適時更新

通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩(wěn)定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。

（4）對存儲信息要適時遷移

近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少，適時采取數字錄音方式按照最新的技術標準轉錄備份，并實現規(guī)?；袃Υ婧蛡浞?，可以為將來的進一步轉換升級創(chuàng)造更加便利的條件。

三、確保讀取方式的最優(yōu)選擇與最佳效果

（一）提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動，歸檔后的聲像文件應當被設置成禁止寫操作的狀態(tài)。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。

（二）提高內容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統(tǒng)，將與特定錄音錄像檔案相對應的，對于克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。

四、結束語

近年來，隨著科學技術的快速發(fā)展，語音識別和人像識別技術開始在聲像檔案信息檢索中開始應用，這不僅有利于提高聲像檔案信息查詢的準確性和便捷性，而且也是對聲像檔案內容快速檢索能力得以實現的重要突破，必將推動聲像檔案得到健康的發(fā)展。

談實物檔案如何整理

[摘要]各單位在工作中都會形成一些具有保存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優(yōu)產品實物等。要使這些實物發(fā)揮更大作用，就必須對其進行科學整理。

[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。