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紙質(zhì)訴訟檔案整理

時(shí)間:2022-12-17 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

紙質(zhì)訴訟檔案整理

每個(gè)法院整理卷宗的方式都會(huì)有些許不同,但是大致的順序是一致的,而民事和刑事案件,卷宗整理也基本是一樣的。

整理案件、裝訂卷宗每個(gè)案卷都必須分正、副卷。正卷主要從本案受理開(kāi)始到終結(jié)的順序整理,般是什么起訴書(shū),當(dāng)事人及其辯護(hù)人的身份材料,以及答辯狀,還有證據(jù)材料,以及委托送達(dá)函,最終的審判書(shū),送達(dá)回證。

副卷主要內(nèi)容是有關(guān)案件的案件報(bào)告、合議庭合議記錄、審判委員會(huì)研究決定、作出法律文書(shū)原件(如裁定、判決書(shū))等涉密資料,也必須按照順序來(lái)。

擴(kuò)展資料:

相關(guān)法條:

《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》:

第八條 訴訟文書(shū)材料的排列順序,總的要求是,按照訴訟程序的客觀進(jìn)程形成文書(shū)的時(shí)間自然順序進(jìn)行排列。

第九條 刑事一審訴訟文書(shū)材料的排列順序:

(1)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)案件移送書(shū);(4)起訴書(shū)正本;(5)起訴書(shū)附件;(6)閱卷筆錄;(7)準(zhǔn)備庭筆錄;(8)送達(dá)起訴書(shū)筆錄;(9)審問(wèn)筆錄;(10)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;

紙質(zhì)訴訟檔案整理

(11)聘請(qǐng)、指定、委托辯護(hù)人的有關(guān)材料;(12)開(kāi)庭前的通知、傳票、提票等;(13)開(kāi)庭公告;(14)審判庭審判筆錄;(15)審判庭詢問(wèn)證人筆錄;(16)辯護(hù)詞、公訴詞;(17)合議庭評(píng)議筆錄;(18)案情報(bào)告;(19)審判委員會(huì)決議或記錄;

(20)判決書(shū)或裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)原本和正本;(21)宣判筆錄;(22)判決書(shū)和裁定書(shū)等送達(dá)回證;(23)抗訴書(shū);(24)移送上訴案件報(bào)告或上訴案件移送書(shū);(25)上級(jí)法院退卷函;(26)上級(jí)法院判決書(shū)或裁定書(shū)正本;(27)執(zhí)行通知書(shū)存根和回執(zhí)(釋放證回執(zhí));(28)贓、證物移送清單和處理手續(xù)材料;(29)備考表;(30)卷底。

第十二條 民事一審訴訟文書(shū)材料的排列順序:

(1)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)訴狀或口訴筆錄;(4)立案通知書(shū)(通知繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù));(5)應(yīng)訴通知書(shū)回執(zhí);(6)答辯書(shū);(7)詢問(wèn)筆錄;(8)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;(9)調(diào)解材料和調(diào)解筆錄;(10)準(zhǔn)備庭筆錄;

(11)訴訟代理人、法定代表人授權(quán)委托書(shū)、鑒定委托書(shū),法定代表人身份證明;(12)開(kāi)庭前的通知、傳票等;(13)開(kāi)庭公告;(14)審判庭筆錄;(15)案情報(bào)告;(16)評(píng)議筆錄;(17)調(diào)解書(shū)、撤訴書(shū);(18)審判委員會(huì)決議或記錄;

(19)判決書(shū)或裁定書(shū)原本和正本;(20)宣判筆錄;(21)送達(dá)回證;(22)上訴書(shū);(23)上級(jí)法院退卷函;(24)上級(jí)法院判決書(shū)、裁定書(shū)正本;(25)證物處理手續(xù)材料;(26)執(zhí)行手續(xù)材料;(27)備考表;(28)卷底。

第十七條 一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后,要逐張編號(hào)。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、卷底、備考表不編頁(yè)碼。頁(yè)碼編在右上角,一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。字體要整齊、清楚。

第十八條 要認(rèn)真登記好卷內(nèi)目錄。一份訴訟文書(shū)材料編一個(gè)順序號(hào),判決書(shū)、裁定書(shū)的原本和正本編一個(gè)順序號(hào)。卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)訴訟文書(shū)材料排列順序逐件填寫(xiě),標(biāo)明起止張?zhí)?,字跡要工整、清晰。

第十九條 卷宗封面所列的各個(gè)項(xiàng)目,都要用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全,書(shū)寫(xiě)要工整。其中結(jié)案日期填寫(xiě)正式宣判日期。

紙質(zhì)訴訟檔案整理

第二十條 裝訂前要做好訴訟文書(shū)材料的檢查。對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊。紙面過(guò)小的書(shū)寫(xiě)材料,要加貼襯紙。

紙張大于卷面的材料,要按卷宗大小折疊整齊。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文材料應(yīng)當(dāng)譯成中文附在后面。需要附卷的信封要打開(kāi)平放,郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。

第二十一條 一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料,每卷以二百?gòu)堊笥覟橐?,過(guò)多時(shí)應(yīng)按形成的順序分冊(cè)訂卷。

第二十二條 卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固,不要漏訂。長(zhǎng)度應(yīng)在十八公分左右。

第二十三條 人民法院的訴訟文書(shū)材料,要單獨(dú)立卷,不要與公安機(jī)關(guān)預(yù)審卷、檢察機(jī)關(guān)起訴卷混訂或合訂。

第二十四條 卷宗裝訂以后,應(yīng)檢查文件材料有無(wú)漏訂現(xiàn)象,然后在卷底裝訂線上貼上封紙,并用承辦書(shū)記員名章加蓋騎縫。

參考資料:百度百科——《人民法院訴訟檔案管理辦法》

紙質(zhì)檔案整理有什么簡(jiǎn)單的方法

檔案的整理我認(rèn)為主要是分門(mén)別類吧,不知道你的檔案是什么類型的,不過(guò)你可以,1、按照不同人員也就是歸屬者的不同分類;2、按照不同性質(zhì)的科目?jī)?nèi)容分類;3、按照時(shí)間的先后排序分類。總有一種是可以的,希望能夠幫到您。

案件卷宗怎么整理?

附一:人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法
 ?。?984年1月4日)
  一、總 則
  第一條
人民法院的訴訟文書(shū),是國(guó)家的重要專業(yè)文書(shū)之一,它所形成的檔案,是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄,反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令的情況和人民法院的基本職能,又是人民法院進(jìn)行審判活動(dòng)的依據(jù)和必要條件。各級(jí)人民法院必須嚴(yán)格按照訴訟文書(shū)立卷的要求,做好立卷歸檔工作。
  第二條
人民法院的訴訟文書(shū),要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)類別,按年度、審級(jí)、一案一號(hào)的原則,單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案、結(jié)案到歸檔保管以及所有的法律文書(shū)(判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、批復(fù)等)和公文、函電,都使用收案時(shí)編定的案號(hào)。審級(jí)改變的案件另行編號(hào)。
  第三條
各級(jí)人民法院的訴訟文書(shū),都必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)、簽發(fā),由審判庭經(jīng)辦案件的書(shū)記員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔,歸檔前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。
  二、材料的收集
  第四條
人民法院在收案以后,經(jīng)辦書(shū)記員應(yīng)即開(kāi)始收集有關(guān)本案的各種訴訟文書(shū)材料,著手立卷工作。在案件辦結(jié)以后,要認(rèn)真檢查全案的文書(shū)材料是否收集齊全,發(fā)現(xiàn)法律手續(xù)不完備的,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救,去掉與本案無(wú)關(guān)的材料,再行排列整理。
  第五條
卷內(nèi)訴訟文書(shū)材料,一般只保存一份(有領(lǐng)導(dǎo)同志的指示除外),重份的文書(shū)材料一律剔除。多余的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū),為備日后查考,可保留三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
  第六條
按審判監(jiān)督程序處理已轉(zhuǎn)化成為審判案件的,或經(jīng)審判監(jiān)督處理已起重大作用(如平反、改判)的申訴,其形成的訴訟文書(shū)材料,應(yīng)按審判案件的立卷標(biāo)準(zhǔn)立卷。
  第七條
具有下列情況之一的刑、民申訴或人民來(lái)信,可以不立卷歸檔。(1)不屬法院業(yè)務(wù)范圍歸口交辦的人民來(lái)信;(2)答復(fù)來(lái)信來(lái)訪人到有關(guān)法院直訴的信件或記錄;(3)詢問(wèn)一般法律手續(xù)問(wèn)題的來(lái)信來(lái)訪;(4)沒(méi)有參考價(jià)值的信封;(5)內(nèi)容、地址不清的申訴信件;(6)確系精神病人的來(lái)信;(7)刑、民案件申訴中內(nèi)容相同的重份材料。
  上述各項(xiàng)由有關(guān)業(yè)務(wù)單位自行處理。
  三、材料的排列
  第八條
訴訟文書(shū)材料的排列順序,總的要求是,按照訴訟程序的客觀進(jìn)程形成文書(shū)的時(shí)間自然順序進(jìn)行排列。
  第九條
刑事一審訴訟文書(shū)材料的排列順序:
 ?。?)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)案件移送書(shū);(4)起訴書(shū)正本;(5)起訴書(shū)附件;(6)閱卷筆錄;(7)準(zhǔn)備庭筆錄;(8)送達(dá)起訴書(shū)筆錄;(9)審問(wèn)筆錄;(10)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;(11)聘請(qǐng)、指定、委托辯護(hù)人的有關(guān)材料;(12)開(kāi)庭前的通知、傳票、提票等;(13)開(kāi)庭公告;(14)審判庭審判筆錄;(15)審判庭詢問(wèn)證人筆錄;(16)辯護(hù)詞、公訴詞;(17)合議庭評(píng)議筆錄;(18)案情報(bào)告;(19)審判委員會(huì)決議或記錄;(20)判決書(shū)或裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)原本和正本;(21)宣判筆錄;(22)判決書(shū)和裁定書(shū)等送達(dá)回證;(23)抗訴書(shū);(24)移送上訴案件報(bào)告或上訴案件移送書(shū);(25)上級(jí)法院退卷函;(26)上級(jí)法院判決書(shū)或裁定書(shū)正本;(27)執(zhí)行通知書(shū)存根和回執(zhí)(釋放證回執(zhí));(28)贓、證物移送清單和處理手續(xù)材料;(29)備考表;(30)卷底。
  第十條
一審刑事案件中關(guān)于死刑、死緩訴訟文書(shū)材料的排列順序,按第九條的(1)至(22)排列后繼續(xù)排列:
  (1)上報(bào)死刑、死緩復(fù)核函(報(bào)告);(2)最高人民法院、高級(jí)人民法院判決書(shū)、裁定書(shū)或批復(fù);(3)退卷函;(4)執(zhí)行死刑命令;(5)對(duì)死刑執(zhí)行前驗(yàn)明正身筆錄;(6)執(zhí)行死刑筆錄;(7)執(zhí)行死刑布告簽發(fā)稿;(8)執(zhí)行死刑報(bào)告;(9)死刑案犯執(zhí)行前后照片;(10)對(duì)死刑犯家屬領(lǐng)取骨灰或尸體的通知;(11)尸體處理登記表。
  第十一條
刑事二審訴訟文書(shū)材料排列順序:
 ?。?)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)上訴或抗訴移送書(shū);(4)一審法院判決書(shū)或裁定書(shū);(5)上訴書(shū)、抗訴書(shū);(6)答辯狀;(7)一審案情綜合報(bào)告;(8)閱卷筆錄;(9)準(zhǔn)備庭筆錄;(10)審訊筆錄;(11)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;(12)開(kāi)庭前的通知、傳票、提票等;(13)審判庭審判筆錄;(14)審判庭詢問(wèn)證人筆錄;(15)案情綜合報(bào)告;(16)合議庭評(píng)議筆錄;(17)審判委員會(huì)決議或記錄;(18)判決書(shū)或裁定書(shū)原本和正本;(19)宣判筆錄;(20)退卷函;(21)送達(dá)回證;(22)執(zhí)行通知書(shū)回執(zhí)(釋放證回執(zhí));(23)備考表;(24)卷底。
  第十二條
民事一審訴訟文書(shū)材料的排列順序:
 ?。?)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)訴狀或口訴筆錄;(4)立案通知書(shū)(通知繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù));(5)應(yīng)訴通知書(shū)回執(zhí);(6)答辯書(shū);(7)詢問(wèn)筆錄;(8)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;(9)調(diào)解材料和調(diào)解筆錄;(10)準(zhǔn)備庭筆錄;(11)訴訟代理人、法定代表人授權(quán)委托書(shū)、鑒定委托書(shū),法定代表人身份證明;(12)開(kāi)庭前的通知、傳票等;(13)開(kāi)庭公告;(14)審判庭筆錄;(15)案情報(bào)告;(16)評(píng)議筆錄;(17)調(diào)解書(shū)、撤訴書(shū);(18)審判委員會(huì)決議或記錄;(19)判決書(shū)或裁定書(shū)原本和正本;(20)宣判筆錄;(21)送達(dá)回證;(22)上訴書(shū);(23)上級(jí)法院退卷函;(24)上級(jí)法院判決書(shū)、裁定書(shū)正本;(25)證物處理手續(xù)材料;(26)執(zhí)行手續(xù)材料;(27)備考表;(28)卷底。
  第十三條
民事二審訴訟文書(shū)材料的排列順序:
 ?。?)卷宗封面;(2)卷內(nèi)目錄;(3)上訴移送書(shū);(4)原審法院判決書(shū)、裁定書(shū);(5)上訴書(shū);(6)答辯狀;(7)閱卷筆錄;(8)詢問(wèn)筆錄;(9)調(diào)查筆錄或調(diào)查取證材料;(10)調(diào)解筆錄;(11)撤訴書(shū);(12)準(zhǔn)備庭筆錄;(13)開(kāi)庭前的通知、傳票等;(14)審判庭筆錄;(15)案情報(bào)告;(16)評(píng)議筆錄;(17)審判委員會(huì)決議或記錄;(18)調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、裁定書(shū)原本和正本;(19)宣判筆錄;(20)送達(dá)回證;(21)備考表;(22)卷底。
  第十四條
第九條至第十三條的規(guī)定中沒(méi)有列舉的訴訟文書(shū)材料,各級(jí)人民法院可以根據(jù)實(shí)際情況,按形成的順序排列。經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件、申訴案件、復(fù)核案件和加減刑案件的文書(shū)材料,可參照上述排列順序整理。
  第十五條
集團(tuán)性重大刑事案件和涉及面廣、具有群眾性的重大民事案件,其中有共同性的問(wèn)題,也有只屬于個(gè)人責(zé)任的問(wèn)題,案件形成的材料較多,其組卷辦法,在反映全案基本面貌的基礎(chǔ)上,屬于共同性的問(wèn)題立成綜合卷,屬于個(gè)人責(zé)任問(wèn)題的分別單獨(dú)建立分卷。其訴訟文書(shū)材料的排列參照一審案件的排列順序處理。
  第十六條
一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料是否分立成正卷、副卷,各高級(jí)人民法院可以根據(jù)本省、市、自治區(qū)法院系統(tǒng)實(shí)際工作的需要,自行決定。
  四、立卷編目
  第十七條
一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后,要逐張編號(hào)。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、卷底、備考表不編頁(yè)碼。頁(yè)碼編在右上角,一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。字體要整齊、清楚。
  第十八條
要認(rèn)真登記好卷內(nèi)目錄。一份訴訟文書(shū)材料編一個(gè)順序號(hào),判決書(shū)、裁定書(shū)的原本和正本編一個(gè)順序號(hào)。卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)訴訟文書(shū)材料排列順序逐件填寫(xiě),標(biāo)明起止張?zhí)枺舟E要工整、清晰。
  第十九條
卷宗封面所列的各個(gè)項(xiàng)目,都要用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全,書(shū)寫(xiě)要工整。其中結(jié)案日期填寫(xiě)正式宣判日期。
  五、卷宗裝訂
  第二十條
裝訂前要做好訴訟文書(shū)材料的檢查。對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊。紙面過(guò)小的書(shū)寫(xiě)材料,要加貼襯紙。紙張大于卷面的材料,要按卷宗大小折疊整齊。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文材料應(yīng)當(dāng)譯成中文附在后面。需要附卷的信封要打開(kāi)平放,郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。
  第二十一條
一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料,每卷以二百?gòu)堊笥覟橐?,過(guò)多時(shí)應(yīng)按形成的順序分冊(cè)訂卷。
  第二十二條
卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固,不要漏訂。長(zhǎng)度應(yīng)在十八公分左右。
  第二十三條
人民法院的訴訟文書(shū)材料,要單獨(dú)立卷,不要與公安機(jī)關(guān)預(yù)審卷、檢察機(jī)關(guān)起訴卷混訂或合訂。
  第二十四條
卷宗裝訂以后,應(yīng)檢查文件材料有無(wú)漏訂現(xiàn)象,然后在卷底裝訂線上貼上封紙,并用承辦書(shū)記員名章加蓋騎縫。
  六、歸 檔
  第二十五條
要在案件結(jié)案以后的一個(gè)季度內(nèi)歸檔。案卷要根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》提出保管期限意見(jiàn),向檔案室移交,并辦好交接手續(xù)。凡立卷不符合規(guī)定要求的,由有關(guān)書(shū)記員負(fù)責(zé)重新整理。
  第二十六條
歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等聲相檔案,應(yīng)在每盤(pán)上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號(hào),承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容,并按形成順序,逐盤(pán)登記造冊(cè)歸檔。
  第二十七條
歸檔的證物,凡是能夠附卷保存的,應(yīng)裝訂入卷或裝入證物袋,在證物袋上寫(xiě)明名稱、數(shù)量、特征、來(lái)源。不便附卷保存的,應(yīng)當(dāng)另行包裝,注明所屬案件的年度、審級(jí)、案號(hào)、當(dāng)事人姓名、案由以及證物的名稱、數(shù)量、特征等,隨同本案卷宗歸檔。易腐、易爆、易燃、有毒的證物,因不適于保存,可拍照附卷,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀或處理。
  第二十八條
有贓、證物執(zhí)行工作或民事案件當(dāng)事人申請(qǐng)執(zhí)行的卷宗,可以在執(zhí)行完畢后附入原卷歸檔。需要長(zhǎng)期執(zhí)行的,可用原收案號(hào)立執(zhí)行卷,執(zhí)行完畢后,并入原卷歸檔保存。
  第二十九條
已歸檔的審判卷宗,不得從卷內(nèi)抽取材料。需要增添文書(shū)材料時(shí),必須征得檔案人員同意,按立卷要求辦理,以保證卷宗的質(zhì)量。
  七、附 則
  第三十條
本辦法未盡事項(xiàng),高級(jí)人民法院在不違反本辦法的前提下,可以制定補(bǔ)充辦法

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴(yán)格按照《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》進(jìn)行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整,尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷,不可缺失,組卷要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)定進(jìn)行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)。案卷材料應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)際訴訟程序依次排列,主要證據(jù)在前,輔助證據(jù)在后,印件在前,底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí),除卷內(nèi)目錄所列項(xiàng)目應(yīng)逐一填寫(xiě)外,案卷內(nèi)的法律文書(shū)、相關(guān)證據(jù)材料均應(yīng)逐一填寫(xiě)清楚。 3、檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件,應(yīng)將起訴書(shū)連同偵查卷宗(包括證物等),一并移送人民法院,經(jīng)法院判決后應(yīng)將判決書(shū)送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書(shū)、檢舉被告人決定書(shū)、施行強(qiáng)制處分決定書(shū)、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結(jié)筆錄、起訴意見(jiàn)書(shū)或不起訴決定書(shū)、法院的判決書(shū)和裁定書(shū)、檢察長(zhǎng)所提出之抗議書(shū)和上級(jí)法院的裁定書(shū)等以及偵查計(jì)劃和內(nèi)部有關(guān)文件與書(shū)信等材料,存檔保管。 4、公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件,經(jīng)法院判決后除將判決書(shū)送檢察院并抄送公安機(jī)關(guān)外,該案卷宗仍應(yīng)由法院歸檔保管。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ),實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開(kāi)案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開(kāi)裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi),對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無(wú),則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門(mén)的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門(mén)用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門(mén)處理。

人民法院訴訟檔案管理辦法

法律分析: 為加強(qiáng)人民法院訴訟檔案的管理,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《人民法院檔案工作規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合人民法院訴訟檔案的特點(diǎn),制定本辦法。

法律依據(jù):《人民法院訴訟檔案管理辦法》

第二條 訴訟檔案是國(guó)家重要的專門(mén)檔案之一,是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄,是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記載,是人民法院進(jìn)行審判工作的重要依據(jù)和必要條件。

第三條 人民法院審判業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)訴訟文書(shū)材料的收集、整理和立卷歸檔工作。

第四條 人民法院檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本院各審判業(yè)務(wù)部門(mén)訴訟文書(shū)材料的收集、整理和立卷歸檔及訴訟檔案的接收、保管和提供利用工作。

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