檔案整理外包合同

檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；
勞務(wù)外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。
在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。
企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

企業(yè)檔案外包托管符合檔案管理要求嗎

企業(yè)檔案外包托管是符合檔案管理要求的。

中國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展帶來的檔案文件數(shù)量激增，促使企業(yè)的檔案服務(wù)外包需求市場不斷擴(kuò)大,按照市場機(jī)制運(yùn)營已成為未來檔案管理的一個(gè)新趨勢新內(nèi)容。

國家檔案局在檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要中提出“鼓勵檔案社會化服務(wù)”，并于2017年8月發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T68-2017《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，這一管理性規(guī)范于2018年1月1日開始實(shí)施，是檔案服務(wù)外包好的開端和新的起點(diǎn)。

檔案服務(wù)外包不僅是一種服務(wù)模式,也是對檔案服務(wù)社會化、市場化、集約化理念的推廣和發(fā)展。

檔案寄存服務(wù)合同簽署中需要注意的問題：

合同與選擇合作方的方式是緊密結(jié)合的，無論是否通過招標(biāo)確定合作供應(yīng)商，都要嚴(yán)格對待合同的簽訂。合同內(nèi)容主要涉及服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程、監(jiān)管要求等。

1、約定服務(wù)內(nèi)容，要求與招標(biāo)文件里的招標(biāo)需求保持一致。

包括但不限于寄存服務(wù)模式、業(yè)務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)間、工作要求、服務(wù)報(bào)酬、產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、后續(xù)服務(wù)等。

2、約定制定保密條款，簽訂保密合同；約定合作期間獲悉的經(jīng)營信息要嚴(yán)格保密，并僅限于本合同使用。

這些信息包括但不限于戰(zhàn)略計(jì)劃、經(jīng)營數(shù)據(jù)、商業(yè)合同、客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、價(jià)格信息、制度流程、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)所反映的任何其他信息等。未經(jīng)對方書面允許，獲悉方不得以任何目的或形式復(fù)制、使用或向他人透露。一旦出現(xiàn)檔案信息泄露按照保密條款及法律追究相關(guān)責(zé)任人和責(zé)任單位。

3、約定其他事項(xiàng)如履約保證金及違約責(zé)任等。

一般整理檔案外包怎么收費(fèi)

150—180元/個(gè)。檔案外包是指企業(yè)的檔案叫專門管理機(jī)構(gòu)管理，整理檔案外包收費(fèi)需要看公司年生成的檔案數(shù)量，通常是150—180元/個(gè)。檔案外包是某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來，以合同方式委托給其他機(jī)構(gòu)完成，以降低成本、提高效率的行為。

財(cái)務(wù)檔案文件保管外包安全嗎？

財(cái)務(wù)檔案外包的安全性，要找到正規(guī)的檔案外包企業(yè)
1檔案實(shí)體安全
首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，達(dá)到“十防”要求，即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，庫房要有足夠的面積，遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的原則。其次，對于檔案裝具要便于調(diào)閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設(shè)備也要一應(yīng)俱全，如去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，并定期檢查保養(yǎng)。
2檔案信息安全
檔案是載體和信息內(nèi)容的統(tǒng)一體，檔案價(jià)值的發(fā)揮要依賴于其信息內(nèi)容，在檔案業(yè)務(wù)外包過程中檔案信息內(nèi)容的安全問題面臨嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。因此，在檔案外包時(shí)，承包方的工作人員會接觸到檔案，未有裝盒的文書檔案內(nèi)容信息直接暴露在整理人員面前，這就給檔案信息安全帶來威脅，所以企業(yè)要在外包之前做足充分調(diào)研，了解檔案外包機(jī)構(gòu)人員的保密意識是否強(qiáng)，機(jī)構(gòu)內(nèi)部是否建立了保密制度、定期給員工培訓(xùn)。
相關(guān)制度的完善性
沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案外包機(jī)構(gòu)要有科學(xué)合理的管理制度，明確劃分責(zé)任，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依，確保在外包過程中每個(gè)環(huán)節(jié)可追溯，檔案安全工作順利開展。
檔案安全防范是一項(xiàng)常抓不懈的工作，確保檔案安全責(zé)任重于泰山，我國檔案外包行業(yè)剛剛起步，各個(gè)機(jī)構(gòu)管理水平參差不齊，所以在檔案外包過程中要格外注意以上幾個(gè)方面，選擇正確的檔案外包機(jī)構(gòu)可以為企業(yè)的檔案管理工作推波助瀾。

應(yīng)聘了一間檔案管理公司專門派外包去不同政府部門做檔案管理，請問做政府檔案管理難嗎？有人有經(jīng)驗(yàn)嗎？

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。
二、對企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進(jìn)行管理。
五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)
六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
七、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。
九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。
十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。
十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。
十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。
十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。
以上意見，僅供參考。
應(yīng)答時(shí)間：2021-02-25，最新業(yè)務(wù)變化請以平安銀行官網(wǎng)公布為準(zhǔn)。
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