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杭州檔案整理外包

時間:2022-12-19 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

杭州檔案整理外包

簡介:杭州中著信息科技有限公司(簡稱“中著信息”)成立于2016年,公司核心團隊有多年在檔案信息化、檔案技術(shù)服務(wù)外包、和文創(chuàng)領(lǐng)域經(jīng)歷豐富的人員組建。專注于檔案領(lǐng)域,提出“專注提供檔案全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)”理念,力推傳統(tǒng)檔案服務(wù)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級。秉承立足檔案行業(yè)“做細做精、做精做強”的發(fā)展理念,旗下?lián)碛小爸兄畔ⅰ薄ⅰ爸兄鴻n案”、“中著文化”三大業(yè)務(wù)體系,圍繞檔案信息化、檔案管理外包服務(wù)、檔案文化創(chuàng)意為主要業(yè)務(wù)。目前有專業(yè)技術(shù)團隊20余人,服務(wù)外包團隊100余人,其中大部分具有大專及本科以上學(xué)歷,大部分人員具有計算機、檔案相關(guān)職稱證書,核心人員長期組織業(yè)務(wù)專業(yè)知識學(xué)習(xí)。  公司擁有“中著信息”、“e檔通”商標,獲得“中著數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”、“組織人事檔案管理系統(tǒng)”、“工程項目檔案管理系統(tǒng)”等10多項軟件著作權(quán)。目前在浙江省內(nèi)主要案例:浙江省水利廳、浙江省海洋漁業(yè)局、浙江省安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局、浙江省旅游局、舟山市公積金管理中心及全市范圍各分中心、舟山就業(yè)局、舟山普陀區(qū)社保中心、錢江通道南接線項目、浙江省交投集團、、浙江農(nóng)發(fā)行臺州分行、杭州西湖區(qū)城投集團、西湖區(qū)人大、西湖區(qū)轉(zhuǎn)塘街道等,服務(wù)于200余家各類型機關(guān)企事業(yè)單位,為其提供信息化建設(shè)、檔案咨詢整理服務(wù)及其他相關(guān)服務(wù)等。中著信息與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院、浙江大學(xué)信息資源管理學(xué)院在相關(guān)咨詢項目及科研課題上保持良好合作;華勝天成、IBM、聯(lián)想等知名IT公司在檔案行業(yè)有著優(yōu)質(zhì)的系統(tǒng)集成資源方案整合,同時有多年與富士通、虹光、影源、愛普生、卡萊泰克、多易拍等文檔、圖檔采集廠商保持良好的合作關(guān)系,作為行業(yè)區(qū)域代理有著高性價比的價格、服務(wù)保障。
法定代表人:吳開明
成立時間:2016-03-30
注冊資本:500萬人民幣
工商注冊號:330105000414880
企業(yè)類型:有限責任公司(自然人投資或控股)
公司地址:拱墅區(qū)祥園路38號1幢東部五層B632室

檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準創(chuàng)建思路論文

服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將原本由自身承擔的、非核心的全部或部分業(yè)務(wù)剝離出來,委托給其他機構(gòu)完成,以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力的行為。檔案管理服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案,通過市場、以合同方式委托其他機構(gòu)進行管理的行為。我國檔案界有時也稱之為檔案中介服務(wù)。1992年浙江省建德市檔案事務(wù)所、湖州市檔案事務(wù)所成立,揭開了我國檔案管理服務(wù)外包企業(yè)建設(shè)的序幕,發(fā)展至今已有20余年。然而,從整體來看,我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)發(fā)展時間較短,市場普及程度(尤其是檔案寄存服務(wù)的市場普及程度)遠未達到歐美發(fā)達國家的水平;除了北京、深圳、上海等地的檔案管理服務(wù)外包企業(yè)規(guī)模尚可外,大部分檔案管理服務(wù)外包企業(yè)的規(guī)模較小,服務(wù)水平不高。[1]究其原因之一是,我國尚缺乏體系化的、成熟的法規(guī)標準對檔案管理服務(wù)外包進行規(guī)范與指引,致使此行業(yè)長期處于無序發(fā)展狀態(tài)。本文對國家和地方兩個層面的檔案管理服務(wù)相關(guān)法規(guī)、標準進行梳理,并予以簡要分析,以期對日后檔案管理服務(wù)外包國家法規(guī)和行業(yè)標準建設(shè)提供一些參考。

1檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準建設(shè)基本情況

1.1國家法規(guī)制度建設(shè)情況

目前,我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包法律法規(guī)?!吨腥A人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務(wù)外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中,但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件,即《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》(檔函〔2012〕103號)、《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》(檔函〔2013〕271號)和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)2014〕7號)。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過程中,采取相關(guān)有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

1.2地方法規(guī)制度建設(shè)情況

我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務(wù)外包,尤其是服務(wù)外包企業(yè)(也稱檔案中介服務(wù)機構(gòu))做了相關(guān)規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)(不包括香港、澳門、臺灣,西藏未出臺檔案法規(guī))頒布的檔案法規(guī)(為本級人民代表大會常務(wù)委員會頒布)中,有25個[2]對檔案中介機構(gòu)(實質(zhì)上即是檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商)做出了規(guī)定,約占53.3%。其中,30個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市),有20個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市)對檔案中介機構(gòu)作了規(guī)定,約占66.7%;15個副省級城市中,有5個城市對檔案中介機構(gòu)做出了規(guī)定,約占33.3%。需要說明的是,《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務(wù)外包做出了規(guī)定,而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。因此,目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個省(自治區(qū)、直轄市)檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務(wù)外包做出規(guī)定,約占33.3%。從條例內(nèi)容來看,上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個,大多要求從事檔案管理服務(wù)外包的人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和職業(yè)技能;涉及到業(yè)務(wù)范圍的地方檔案法規(guī)有7個,大多以列舉的形式指出檔案管理服務(wù)外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面;涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個,大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)當向所在地檔案行政管理部門備案;涉及監(jiān)督指導(dǎo)的地方檔案法規(guī)有9個,大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo);涉及到法律責任的地方檔案法規(guī)有4個,對違反規(guī)定從事檔案服務(wù)外包活動的情形予以追究法律責任;此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關(guān)部門應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作的管理辦法。此外,浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機構(gòu)管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容:

(1)指出檔案中介機構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動。

(2)規(guī)定從事檔案中介服務(wù)活動,應(yīng)當遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定,遵守職業(yè)道德,遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

(3)檔案中介機構(gòu)應(yīng)當向當?shù)氐臋n案行政管理部門備案,提供相應(yīng)的資料,并定期進行復(fù)核。檔案行政管理部門負責對檔案中介機構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進行指導(dǎo)和監(jiān)督管理,檢查的內(nèi)容一般包括備案情況,執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況及業(yè)務(wù)水平,辦公場所、設(shè)備設(shè)施,服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平,其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時,應(yīng)當取消其備案登記。此外,檔案行政管理部門應(yīng)當在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。

(4)規(guī)定檔案中介機構(gòu)必須取得營業(yè)執(zhí)照;有固定場所、設(shè)施設(shè)備;有相應(yīng)的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力;配備檔案專業(yè)人員;符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

(5)認為檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),有獨立從事檔案管理的業(yè)務(wù)能力;檔案中介機構(gòu)應(yīng)具有兩名以上檔案專業(yè)人員,并有不少于一名取得檔案中級職稱;此外,檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當在一個檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè),不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè)。

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(6)保密條款、責任條款、簽約條款和收費條款。

(7)懲罰和法律責任條款。除了上述共性的條款外,

部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機構(gòu)的行業(yè)特點,做出了以下規(guī)定:

(1)湖南省規(guī)定了不能外包的范圍,包括國有檔案的鑒定、銷毀;涉密檔案的整理、數(shù)字化;法律法規(guī)禁止委托中介機構(gòu)進行的其他檔案業(yè)務(wù)工作。佛山市規(guī)定檔案中介機構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部(工作秘密)或含有敏感信息的文件檔案。

(2)湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求,指出庫房應(yīng)當滿足建標103-2008《檔案館建設(shè)標準》、JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)檔案防護要求。

(3)杭州市指出應(yīng)加強中介機構(gòu)的'信用管理,市檔案局應(yīng)定期更新并公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。

(4)溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應(yīng)當制訂行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標準、執(zhí)業(yè)人員守則,加強行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律,規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為,促進行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當加入檔案行業(yè)協(xié)會,接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

(5)佛山市特別指出應(yīng)當符合保密法規(guī)規(guī)定,非涉密檔案中介機構(gòu)在檔案服務(wù)工作中應(yīng)明確保密責任,成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立保密管理制度和保密應(yīng)急機制,明確法定代表人、分管保密工作負責人、重要部門或項目負責人的保密職責。不得違反保密規(guī)定,不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定不得處理的文檔;非涉密檔案中介機構(gòu)的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設(shè)備均應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求。

1.3國家和行業(yè)標準建設(shè)情況

目前,我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包國家標準或行業(yè)標準。但是,一些國家標準和行業(yè)標準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定,檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。例如,《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等對于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進行檔案庫房建設(shè)具有重要的參考意義;檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等;檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是,我國正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標準,一些地方也已出臺有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標準,例如,山東省地方標準DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標準SZDB/78—2013《金融機構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標準《信息技術(shù)服務(wù)外包》(共包括5個部分,目前已經(jīng)送審,待發(fā)布)。這些標準對于我國制定檔案管理服務(wù)外包標準具有重要的借鑒作用。

2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準建設(shè)現(xiàn)存問題

2.1法規(guī)標準建設(shè)總體上滯后于實踐需要

自1992年以來,我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展,規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計,截止2012年全國共有376家檔案中介機構(gòu)。[3]近年來,我國先后出臺了《關(guān)于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》(財企〔2009〕200號)、《國務(wù)院關(guān)于促進服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》(國發(fā)〔2014〕67號)等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標。[4]2013年,楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。但是,在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時,我國檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準較為落后。國家層面,尚未出臺專門的針對檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標準,只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標準。地方層面,盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件,但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面,微觀層面少有涉及,可操作性不強。在執(zhí)業(yè)標準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標準,發(fā)包方無法正確評價承包商的服務(wù)能力,無法科學(xué)篩選合格的承包商,無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作;承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序,不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

2.2對于檔案管理服務(wù)外包法律責任規(guī)定不明確

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在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構(gòu)需承擔的法律責任或賠償責任,其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故,發(fā)包方大多只能被動承擔后果,很難借助于法律維護自身權(quán)益。例如,筆者在調(diào)研時了解到,某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中,與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛,承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

2.3對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

目前,檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷,而相當一部分是實習(xí)生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項目經(jīng)理,具有本科以上學(xué)歷的也很少。整個行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。而且,絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證?,F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定,檔案中介服務(wù)機構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識和職業(yè)技能;而對于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗,是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以及培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

2.4對檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴格

民營檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫房,其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成,而許多庫房連基本的“八防”都做不到,[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊,操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場所,必須配備必要的安全保護設(shè)施,符合檔案管理的專業(yè)要求”,而何為“必要”,配備安保措施的要求和標準具體指什么,并未指明。[7]

2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價格指導(dǎo)

現(xiàn)有法規(guī)標準對檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求,尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細規(guī)定,容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如,檔案數(shù)字化掃描中,一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本,造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務(wù)機構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案,工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。而且,承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗,較為隨意,各個承包商之間的業(yè)務(wù)標準不統(tǒng)一,將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務(wù)外包項目,不同承包商的報價相差很大,以數(shù)字化掃描為例,從0.1元一頁到2元一頁不等,各地區(qū)均無收費指南或收費標準,出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標,在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

2.6法規(guī)標準執(zhí)行力差

實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn),一些地方雖已出臺了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度,但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如,2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》,但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。這些年,在檔案管理服務(wù)外包過程中,出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情,但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位,檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶,對檔案管理服務(wù)承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

3對策建議

3.1加快國家層面的立法

建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上,積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法,為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境,以促進檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度,特別增加以下內(nèi)容:

(1)對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求;

(2)對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求;

(3)對檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求;

(4)檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標準;

(5)發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

3.3出臺相關(guān)標準指南

對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領(lǐng)域,可以制定推薦性國家標準、檔案行業(yè)標準??梢钥紤]出臺《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:檔案寄存服務(wù)》(此三者,國家檔案局正在研制),以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價格參考目錄》等標準或指南。

3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

國外商業(yè)性文件中心歷史悠久,行業(yè)成熟度比較高,建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會,如國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標準、指南和道德準則,包括商業(yè)性文件中心運營標準、建筑標準、災(zāi)備標準、保險及風險轉(zhuǎn)移標準、載體設(shè)施標準等。[10]這些標準指南緊扣業(yè)務(wù)活動,操作性較強,基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),對我國制定檔案寄存服務(wù)外包標準具有很大的借鑒意義。

3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度,定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息,建立承包商誠信檔案,定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學(xué)發(fā)包??捎芍袊鴻n案學(xué)會等相關(guān)行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律,以第三方身份進行承包商服務(wù)能力評估與認證。

檔案管理外包有什么好處?

檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個好處:
1、降低企業(yè)檔案管理成本,提高檔案利用效率
企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu),決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?;?,決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)的成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時,由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段,外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象,降低企業(yè)管理風險
隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高,電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生,這些數(shù)字化的文獻對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性,必須不斷地對文件進行實時遷移,以適應(yīng)新的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),這些都需要大量的投入。
3、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)
實行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包,可借助于檔案外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢,加快企業(yè)檔案信息化建設(shè),促進企業(yè)檔案信息化進程。
4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法,它的一個重要目標就是集中企業(yè)內(nèi)部資源,著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來,能夠更有效地運用其核心競爭力,把時間、精力和資源集中起來,致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)有限公司成立于2013年1月,背靠中國人民銀行廣州分行,是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子公司,專門為銀行、證券、保險、機關(guān)單位等機構(gòu)提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)公司。
2020專門設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。

檔案管理外包有什么好處

檔案管理外包有什么好處
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

一般整理檔案外包怎么收費

150—180元/個。檔案外包是指企業(yè)的檔案叫專門管理機構(gòu)管理,整理檔案外包收費需要看公司年生成的檔案數(shù)量,通常是150—180元/個。檔案外包是某一機構(gòu)將原本由自身承擔的部分業(yè)務(wù)剝離出來,以合同方式委托給其他機構(gòu)完成,以降低成本、提高效率的行為。

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