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檔案的整理和保管

時(shí)間:2023-01-01 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案的整理和保管

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目,每一卷都要建立一個(gè)完整的宗卷,記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位,按不同保管期限排列,做到排出整齊。注冊(cè)統(tǒng)計(jì)規(guī)范:規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄,數(shù)字要準(zhǔn)確,案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義:檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比,處于一種特殊的地位,做好檔案的收集工作,對(duì)整個(gè)檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點(diǎn),是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ),收集工作是整個(gè)檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國(guó)家檔案工作的組織而言,檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言,直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。歸檔工作:歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程,這是檔案工作的基礎(chǔ)。識(shí)別:檔案數(shù)量日益增加,有的檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些喪失了保存價(jià)值的檔案,而對(duì)檔案不同的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分,以使檔案能分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用。

保管:由于自然的、人為的各種因素,為解決檔案的不斷破壞和長(zhǎng)期利用的矛盾,采取各種保護(hù)措施,保證其完整、完備,盡可能延長(zhǎng)其壽命,從而形成檔案的保管工作。對(duì)于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計(jì)、分析、研究,形成檔案工作的統(tǒng)計(jì)工作。

使用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。

如何整理檔案

法律分析:
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)公司要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。

法律依據(jù):
《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼,對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝,防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,保管時(shí)采用連號(hào)編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè),啟用封面或庫(kù)頁(yè),甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理,對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位,對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè),注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。

檔案的整理和保管

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)??镆讬n案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案管理的六大步驟

檔案管理的六大步驟:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。

要素:

1、檔案與工齡:

很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒有及時(shí)辦理參加工作手續(xù),工作幾年后仍然是學(xué)生身份,從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí),也影響到工齡和退休金的計(jì)算。

2、檔案與福利:

畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問題時(shí),都要用到檔案。

檔案的整理和保管

3、檔案與因公出國(guó)政審:

因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查,如果檔案材料不全,政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。

4、補(bǔ)辦檔案與原始材料:

雖然有的單位可以補(bǔ)辦新檔案,但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在,勢(shì)必造成一定損失。

以上內(nèi)容參考:百度百科-檔案管理

檔案如何管理?

法律分析:檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定。

法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

第十二條 按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。

屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交;屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。

經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案,可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限;已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究。

第十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的檔案采取下列管理措施:(一)建立科學(xué)的管理制度,逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;(三)根據(jù)檔案的不同等級(jí),采取有效措施,加以保護(hù)和管理;(四)根據(jù)需要和可能,配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級(jí)的變更和解密,依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其實(shí)施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國(guó)家所有的檔案,任何組織和個(gè)人都不得出賣。

國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

各級(jí)各類檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國(guó)散失在國(guó)外的檔案、進(jìn)行國(guó)際文化交流,以及適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國(guó)家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準(zhǔn),可以向國(guó)內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣檔案的復(fù)制件。

第十八條 各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。

各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的,必須經(jīng)國(guó)家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以外的屬于國(guó)家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件,各級(jí)國(guó)家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn),海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。

檔案管理有哪些流程

檔案管理有哪些流程
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁(yè)碼,撕開粘貼頁(yè),頁(yè)號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:
掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無(wú)漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無(wú)黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識(shí)別:
若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文 OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索。
6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。

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