檔案整理報道

畢業(yè)后檔案處理辦法及詳細流程

高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生人事檔案的重要組成部分,它是學生在高校學習期間的綜合記錄,為了更好地服務學生,服務社會,高校必須做好畢業(yè)生檔案的收集、管理及轉移等工作,充分發(fā)揮畢業(yè)生檔案的社會作用。應屆生畢業(yè)檔案放在哪呢?下面是我整理的應屆生畢業(yè)檔案放在哪資料，歡迎閱讀。

找到了自己滿意的工作，這本該是件高興的事情，但小李還沒來得及高興，麻煩事又找上了門：新單位需要進行人事檔案管理，本以為畢業(yè)后人事檔案會自動轉移的小李發(fā)現(xiàn)，自己的檔案已不知去向。記者在采訪中發(fā)現(xiàn)，像小李這樣，畢業(yè)時忙著找工作，對檔案“置之不理”的例子不在少數(shù)。 有調查顯示，有近四成高學歷求職者都加入了“棄檔族”，很多畢業(yè)生根本不知道自己的檔案放在哪里，也沒有意識到人事檔案沒處理好將給自己帶來很多麻煩。其實，在我國目前的人事制度下，很多手續(xù)還是繞不開檔案這一關的，比如公務員考試、職稱評定、出國政審等等，都需要人事檔案。

可申請學校代管兩年

據(jù)市人事部門相關人士介紹，高校畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題：一是畢業(yè)時未辦任何手續(xù)，任檔案“自由飛翔”;二是雖然托管到了相關機構，但從此置之不理，只到用時才回頭查找;三是留在自己手上。

據(jù)了解，畢業(yè)生檔案處理分幾種情況，學生一定要按照自己的具體情況主動辦理檔案移交手續(xù)，做到“檔隨人走”?？佳猩?，一般要在5月~7月前將學生檔案和思想政治表現(xiàn)表寄到所考學校;已參加工作的，檔案去向是工作單位，如果工作單位不接收學生檔案，會把檔案寄到人力資源中心和人才市場。

未找到工作的，學校只能將檔案寄到學生原籍的教育局或人事局，一般來說，檔案在畢業(yè)后擇業(yè)期可申請兩年內由學校代管，擇業(yè)期內未被轉走的檔案將在期滿后，由學校轉到學生戶口所在地的人才交流中心;參與西部計劃或支教工作的，檔案將由學校保管，等支教期滿再來學校提檔案。

目前國家對于畢業(yè)未就業(yè)的大學生的檔案，一般采取三種方法：

1、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。 這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生。

優(yōu)點:在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便。

缺點:是兩年內如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

2、把檔案留在學校。 國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實單位的畢業(yè)生戶口、檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生。

優(yōu)點：學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用。

缺點：畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

3、把檔案轉至就業(yè)代理或人才交流中心。 這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。

優(yōu)點：易于畢業(yè)生解決一些實際問題。

缺點：由于畢業(yè)生與就業(yè)指導中心交流相對少，容易造成信息不暢。

畢業(yè)生的人事檔案記錄著學生的個人經歷，包括各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明、黨團資料、工作經歷等，并且都是原件。

當畢業(yè)生參加工作后，會面對如轉正定級、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、人事調動、社保福利、工齡計算、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務員等問題，這些方面都離不開檔案。因此，高校就業(yè)指導中心提醒高校畢業(yè)生，檔案看似一時用不到，但“棄檔”會使個人的一些權益無法得到保障。

首先，會影響個人利益。有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務，如辦理社會保險、失業(yè)保險等。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另謀新職業(yè)者，在辦理社會保險、領取失業(yè)金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據(jù)。

其次，會影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算。很多大學畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級。

畢業(yè)生想換工作，沒有檔案，在原單位的工齡就不能計算進來，雖然現(xiàn)在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史將不復存在，勢必會造成一定損失。

第三，會耽誤職稱評定和工作調轉。有的畢業(yè)生自大學畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響。

有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務機構，但沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調動工作時才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉正定級后才能正式調動。

1.把檔案留在人才服務機構但一直沒有理會的，只要辦妥相關手續(xù)，就可將檔案關系理順;

2.“口袋檔案”要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認;

3.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交;

4.對于那些不知檔案在何方的，則可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。

1、 畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系?

畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報道證后，才得以實現(xiàn)。

2、畢業(yè)生應如何對待自己的檔案?

目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象：對檔案不了解，也不關心，甚至有的畢業(yè)幾年了，檔案還在學校放著;還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要人事檔案。由于國家相關政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)(以報道證人事部門簽署日期為準)一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級;本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報道日期計)、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。

3、哪些機構能保管人事檔案?

按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構托管人事關系。另外，各級人才交流機構，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其它無任何區(qū)別。

4、哪些畢業(yè)生的檔案適合到人才交流機構托管?

不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業(yè)生，準備考研的畢業(yè)生，還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生還可選擇將自己的檔案人事關系在人才交流機構托管。

5、畢業(yè)生在簽訂就業(yè)協(xié)議時應注意的事項。

簽協(xié)議前，應對企業(yè)全面了解，包括工作環(huán)境、工資待遇、工作時間、勞動強度等，同時結合自己實際情況和愿望進行綜合考慮，待明確后再簽就業(yè)協(xié)議?？紤]周全為上策(按規(guī)定改派是有時間限制的)，同時這里也提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業(yè)生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到本市，單純的檔案調動對你無任何意義。你可將人事檔案落在某人才交流機構，然后去上述城市工作，這樣可減少不必要的麻煩，甚至造成損失。

6、畢業(yè)生委托人才交流機構人事代理后都享有哪些服務?

(一)負責人事檔案關系接受、調出相關手續(xù);(二)辦理畢業(yè)生的轉正定級(三)檔案工資的晉級(四)職稱晉升申報(五)辦理落戶手續(xù);(六)出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等;(七)代收代繳養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、代辦醫(yī)療保險手續(xù)等。

1、畢業(yè)生就業(yè)程序

a、學生處就業(yè)指導中心將《全國普通高等學校就業(yè)協(xié)議書》(以下簡稱《就業(yè)協(xié)議書》)發(fā)給各學院，由各學院將材料發(fā)給畢業(yè)生，畢業(yè)生每人一份。

b、畢業(yè)生收集需求信息，閱讀《畢業(yè)生就業(yè)指導報》及相關書刊。

c、畢業(yè)生自我推薦、面試(根據(jù)需求信息向有意向的單位寄送個人推薦材料或直接參加校園招聘會和各地舉辦的供需見面會、網上招聘會)。

d、畢業(yè)生與用人單位簽訂《就業(yè)協(xié)議書》，畢業(yè)生、用人單位、畢業(yè)生所在學院各留一份。

e、五月底開始進入畢業(yè)鑒定及派遣階段。

①各院系組織畢業(yè)生座談、畢業(yè)紀念活動、畢業(yè)教育動員會、學習有關文件、安排畢業(yè)生辦理離校手續(xù)等。

②各院系到學生處就業(yè)指導中心領取《檔案袋》、《檔案轉寄通知單》和《畢業(yè)生登記表》。

③畢業(yè)生做畢業(yè)鑒定。

④各院上報就業(yè)建議方案

⑤按人事廳的日程安排，學生處到人事廳辦理畢業(yè)生報到證。

f、6月中下旬畢業(yè)生參加學校畢業(yè)典禮，到各學院領取《報到證》。

2、定向生如何就業(yè)

定向生原則上不予推薦。若確因特殊情況需要推薦的，應持有本人的改派申請(詳細闡明改派原因)，原定向單位(地區(qū))出具的同意調整改派的公函，研究生還須經校招生辦公室簽署意見，并按原國家

1、為什么每位畢業(yè)生只能有一份《就業(yè)協(xié)議書》

《就業(yè)協(xié)議書》是學校證明畢業(yè)生具有就業(yè)資格、也是用人單位到畢業(yè)生就業(yè)主管部門辦理畢業(yè)生審批手續(xù)的憑證。為維護就業(yè)市場的嚴肅性，避免一個畢業(yè)生同時被兩個用人單位審批錄用，造成用人單位進人指標浪費，同時也為了維護學校的聲譽和今后畢業(yè)生的就業(yè)，每位畢業(yè)生只能有一份《就業(yè)協(xié)議書》原件。

2、如何辦理《就業(yè)協(xié)議書》解約手續(xù)

由教育部學生司印制、學校發(fā)放的《就業(yè)協(xié)議書》每位畢業(yè)生只有一套(一式三份、編號固定)。畢業(yè)生通過“雙向選擇”確定接收單位，并與用人單位簽訂了《就業(yè)協(xié)議書》后，畢業(yè)生和用人單位都應認真履行協(xié)議。倘若畢業(yè)生單方面違約，應承擔違約責任。

已簽訂《就業(yè)協(xié)議書》的畢業(yè)生，如要違約，需辦理如下解約手續(xù)：

a、到原簽協(xié)議單位辦理書面同意的解約函(蓋單位公章)

b、向本學院提出書面申請(闡明解約理由)，并附上單位解約函、原《就業(yè)協(xié)議書》負責畢業(yè)生就業(yè)的'副書記簽署意見并簽字、蓋章后交學生處就業(yè)指導中心

c、學生處就業(yè)指導中心根據(jù)有關規(guī)定審批發(fā)換新的《就業(yè)協(xié)議書》

d、畢業(yè)生領取新協(xié)議后到本學院備案

畢業(yè)生如遺失《就業(yè)協(xié)議書》，需本人提出書面申請，經所在系(所)負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師簽署意見，補辦。 補發(fā)的《就業(yè)協(xié)議書》上注明“根據(jù)本人聲明，該生原件已遺失，此份為遺失補辦件”，以示有別于正式的《就業(yè)協(xié)議書》。畢業(yè)生如謊報遺失《就業(yè)協(xié)議書》，視情節(jié)輕重給予相應校規(guī)校紀處分。

1、用人單位接收畢業(yè)生時需要辦理哪些手續(xù)

用人單位接收畢業(yè)生時需與畢業(yè)生簽訂《就業(yè)協(xié)議書》，部分地區(qū)還需報當?shù)卣厴I(yè)生就業(yè)主管部門審批，如北京、上海、深圳、廣州等地，畢業(yè)生可請接收單位到當?shù)卣厴I(yè)生就業(yè)主管部門進行確認是否需要審批。

2、學校編制就業(yè)方案的依據(jù)(《報到證》直接開到接收單位的依據(jù))

學校用以編制就業(yè)方案(開《報到證》)主要以《就業(yè)協(xié)議書》和用人單位就業(yè)主管部門的意見為準。就業(yè)的畢業(yè)生應注意與用人單位簽訂的《就業(yè)協(xié)議書》需加蓋上級主管部門的公章(有用人自主權的單位不需加蓋)。

1、畢業(yè)生報到證有何作用

報到證的全稱是“全國普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)報到證”，由國家教育部直接印刷，省級高校畢業(yè)生就業(yè)管理部門單獨簽發(fā)。用人單位以報到證為依據(jù)，接收安排畢業(yè)生工作，并接轉畢業(yè)生的檔案、戶口等。報到證只能一人一份，由其它部門印制或簽發(fā)的報到證無效。畢業(yè)生對報到證要妥善保管，不論什么原因，凡自行涂改、撕毀的報到證一律作廢。

2、開具報到證的時間

畢業(yè)生一般在6月中下旬，確切時間以省廳通知為準。

3、何時發(fā)放報到證

報到證開回后，由各學院統(tǒng)一到學生處領取，在畢業(yè)生辦理完離校手續(xù)后，發(fā)給畢業(yè)生。

4、畢業(yè)生何時報到

報到證上的報到時間一般是從開報到證之日起順沿一個月，但各用人單位一般會有自己的要求，因此畢業(yè)生應事先征求用人單位的意見。

5、報到證不慎丟失, 如何補辦?

報到證遺失補辦程序如下：

1、畢業(yè)生提出書面申請，所在系(所)主管就業(yè)的老師簽字并加蓋公章。

2、學生處就業(yè)指導中心出具證明。

3、畢業(yè)生到河北日報上登報聲明畢業(yè)生持學校證明、登報聲明和畢業(yè)證書原件到省廳流動調配處辦理補辦手續(xù)。

1、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉移

畢業(yè)生的檔案由學校按其就業(yè)的單位，發(fā)送到畢業(yè)生工作單位所歸屬的檔案管理部門。 畢業(yè)生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業(yè)單位遷移。

2、落戶口、轉檔案以什么為依據(jù)

就業(yè)報到證、升學的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉到哪里。

3、單位沒收到檔案時該如何查詢

單位沒收到檔案，請畢業(yè)生向各學院負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢。

4、畢業(yè)生生源地有變動，應辦理哪些手續(xù)

畢業(yè)生生源地變動，應出示父母親單位的調動證明和親屬關系證明(加蓋公章)，及新戶口所在地派出所的戶籍證明。經學院審核后交學生工作處備案。

1、畢業(yè)生報到時用人單位拒絕接收怎么辦?

國家規(guī)定：“經過協(xié)商落實和國家畢業(yè)生就業(yè)主管部門審批的畢業(yè)生就業(yè)計劃必須認真執(zhí)行，未經高校和用人單位雙方復議并報地方主管部門批準，學校不得隨意改派畢業(yè)生，用人單位不得接收和退回畢業(yè)生”。

當遇到用人單位拒絕接收時，畢業(yè)生應主動向用人單位說明情況，不要與對方爭吵，更不要貿然返校，應及時與學校取得聯(lián)系，由學校分清責任，按有關規(guī)定妥善處理。 若屬因學校工作失誤造成計劃不落實，誤派畢業(yè)生的，應由學校負責提出調整意見報批。由于用人單位發(fā)生重大變化(如撤并、破產、倒閉等)無接收能力的，應及時與學校協(xié)商，合理調整。若是用人單位對畢業(yè)生提出難以達到的又不符合政策規(guī)定的過高要求，則不能作為退人理由。屬于畢業(yè)生本人身體有病而提出退回的，若是學生在校期間就有傳染病史，精神病史，用人單位不知道，待畢業(yè)生報到時才被發(fā)現(xiàn)的，應允許提出退回;若是報到后才患病的，應按在職人員病假的有關規(guī)定處理。

2.未在學校備案的協(xié)議，可否要求換發(fā)?

教育部明確規(guī)定，學校在制定畢業(yè)生建議就業(yè)方案時，要完善相應的管理措施，與用人單位和畢業(yè)生一道，維護《全國畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》的嚴肅性。 畢業(yè)生一旦與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議，雙方就已構成契約關系(不論是否在學校備案)，畢業(yè)生如因故要終止與原簽約單位的協(xié)議，必須辦理違約手續(xù)。

3.簽了協(xié)議后，又被錄取為研究生、考取公務員或自費出國留學，怎么辦?

只要畢業(yè)生提供如下材料，學校不作違約處理：

(1)原簽約單位同意解除就業(yè)協(xié)議的書面證明;

(2)研究生錄取通知書的復印件，或公務員錄取通知書，或國外學校錄取通知書的復印件;

(3)本人申請報告，并附上學院意見。

4.申請出國(出境)的學生戶口和檔案辦理?

畢業(yè)生要求辦理出國(出境)不參加就業(yè)的，學生聯(lián)系本地人才市場或者其它地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉出手續(xù)，到學院辦理檔案轉寄手續(xù)。戶口、檔案的轉入手續(xù)由學生自己負責。

已經落實就業(yè)單位的學生需要原簽約單位出具書面同意公函后才能辦理。已經開具報到證的，還要交回報到證。

5.學校依據(jù)就業(yè)協(xié)議已開具報到證，但學生又不去單位報到，有什么后果?

有下列情形之一的畢業(yè)生，由學校報地方主管畢業(yè)生調配部門批準，不再負責其就業(yè)。在其向學校交納全部培養(yǎng)費和獎(助)學金后，將其戶口關系和檔案轉至家庭所在地，按社會待業(yè)人員處理：

(1)自領取報到證之日起，無正當理由，超過三個月不去就業(yè)單位報到的;

(2)報到落戶后，未經批準擅自離開接收單位，經教育拒不改正的;

(3)不顧國家需要，強調個人無理要求，擾亂畢業(yè)生就業(yè)秩序的;

(4)無理要求用人單位將其退回學校的;

(5)其它違反畢業(yè)生就業(yè)規(guī)定的。

1、 與人才服務中心簽訂人事委托代理協(xié)議，明確了雙方的權利和義務，其中有很多工作由代理方承擔了下來，借此契機，委托代理的畢業(yè)生可以把更多的精力投入到工作上;

2、 人事代理是一種法律行為。對被代理對象來講，個人選擇了代理項目，就意味著與代理機構建立了具有法律保證的權益;

3、 人事代理制有助于形成人才能進能出、能上能下的良性用人機制;

4、 人事代理把原來的“單位人才所有”變成了“社會人才所有”，使人事管理工作向社會化方向大大邁進，同時更有利于人才個體的自主發(fā)展。它代表了社會主義市場經濟體制下人才管理制度的一個發(fā)展方向。

1、以保存人事檔案關系為主的人事代理，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等;

2、以社會保險為主的代理，主要包括為單位和個人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險;

3、為畢業(yè)生辦理黨員轉正、職稱評定等手續(xù);

4、辦理出國手續(xù);

5、畢業(yè)生可以隨時流動，省內改變單位，出省就業(yè)辦理調動手續(xù)。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

檔案整理的步驟

檔案轉到人社局后需要報道嗎

法律分析：根據(jù)我國法律規(guī)定，需要報道。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第八條　國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導?？h級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第九條　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。中央國家機關根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

第十條　中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內的檔案。

第十一條　國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設，提高檔案工作人員業(yè)務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關規(guī)定評定專業(yè)技術職稱。