數(shù)字檔案方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

檔案數(shù)字化的集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。利用當(dāng)前最先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息技術(shù)，推出面向集團(tuán)企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。 應(yīng)用系統(tǒng)由基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)、信息服務(wù)平臺(tái)、系統(tǒng)管理與維護(hù)、接口等五個(gè)部分組成： 基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)為系統(tǒng)功能提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報(bào)表引擎等等。 業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)為檔案管理機(jī)構(gòu)提供檔案管理的平臺(tái)，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開(kāi)發(fā)利用等業(yè)務(wù)。 信息服務(wù)平臺(tái)為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺(tái)，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢模式、圖書(shū)資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的參數(shù)，包括服務(wù)器集群、存儲(chǔ)系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎(chǔ)應(yīng)用層各應(yīng)用參數(shù)的配置等。業(yè)務(wù)建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門(mén)類、管理目錄樹(shù)、分類表、元數(shù)據(jù)、報(bào)表、表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義。 接口接口包括了兩個(gè)部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個(gè)接口是指系統(tǒng)提供二次開(kāi)發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎(chǔ)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開(kāi)發(fā)包。

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來(lái)由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開(kāi)展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開(kāi)展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫(xiě)在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫(xiě)、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無(wú)誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門(mén)禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來(lái)保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3、人員的準(zhǔn)備。

檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過(guò)程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開(kāi)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁(yè)紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng)，每一件檔案圖像首頁(yè)應(yīng)含有歸檔章，各頁(yè)有正確的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)，每一頁(yè)圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說(shuō)起來(lái)并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG，若存儲(chǔ)為T(mén)IFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過(guò)程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過(guò)多過(guò)大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問(wèn)題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門(mén)的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門(mén)前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過(guò)程中會(huì)得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來(lái)說(shuō)，不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再回過(guò)頭來(lái)修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

2、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。

目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過(guò)目錄來(lái)檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須重新修改完善。

3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

在前兩步驟沒(méi)有問(wèn)題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，目前提倡采用一次性寫(xiě)光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來(lái)建立，而相關(guān)文件說(shuō)明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過(guò)程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說(shuō)明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

4、數(shù)據(jù)移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門(mén)移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門(mén)規(guī)定，移交過(guò)程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門(mén)來(lái)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說(shuō)明前期的工作還存在問(wèn)題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全存儲(chǔ)？

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全
在數(shù)字檔案使信息利用共享更加便利性的同時(shí)，也帶來(lái)了更多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其中最為重要的就是安全相關(guān)問(wèn)題。
一、數(shù)字檔案的安全隱患
數(shù)字檔案跟紙質(zhì)檔案有比較大的差別，比如生成環(huán)境、表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)載體、運(yùn)動(dòng)形態(tài)、閱讀和處理手段等等。另外，數(shù)字檔案擁有很多紙質(zhì)檔案沒(méi)有的特質(zhì)，比如對(duì)系統(tǒng)的依賴、信息的可更變、信息存儲(chǔ)的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識(shí)讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
這些特點(diǎn)導(dǎo)致數(shù)字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。
1.數(shù)字檔案信息相對(duì)獨(dú)立帶來(lái)的隱患。紙質(zhì)檔案均是信息和載體構(gòu)成的統(tǒng)一體。數(shù)字檔案信息按照需求可以隨時(shí)改變存儲(chǔ)空間和硬盤(pán)存址，也可以更換載體，并且在更換過(guò)程中信息內(nèi)容不會(huì)發(fā)生任何改變，而不需要固定的存儲(chǔ)位置。數(shù)字檔案的這種特征，代表數(shù)字檔案信息是具有獨(dú)立性的，可以與某一載體暫時(shí)整合，并可以隨時(shí)傳遞給其他載體。
傳統(tǒng)文件內(nèi)容信息的丟失、修改或者泄露經(jīng)常能在載體上找到有關(guān)痕跡，而數(shù)字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數(shù)字檔案的安全隱患主要存在通過(guò)載體對(duì)信息的危害和對(duì)信息本身的危害兩個(gè)方面。
直接針對(duì)信息本身的危害往往是無(wú)形的，例如：由于強(qiáng)磁場(chǎng)導(dǎo)致磁盤(pán)原始磁記錄狀態(tài)發(fā)生變化，雖然載體沒(méi)有損壞，但是信息卻已經(jīng)被銷(xiāo)毀了，以及操作中有意或者無(wú)意的錯(cuò)誤操作也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。
因此，傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)載體所采取的各種嚴(yán)格保管的方法，不能確保數(shù)字檔案信息的安全性。
2.數(shù)字檔案依賴系統(tǒng)帶來(lái)的隱患。數(shù)字檔案的產(chǎn)生、存檔和使用都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，離不開(kāi)各種軟件和硬件平臺(tái)的支持。
數(shù)字檔案的安全會(huì)受到例如數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新和加密等因素的影響，數(shù)字檔案在依賴系統(tǒng)時(shí)有一些潛在威脅和隱患。
數(shù)字檔案的安全性與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性密切相關(guān)，存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。
3.數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定帶來(lái)的隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的文檔大多是動(dòng)態(tài)文檔，并且文檔中的數(shù)據(jù)不斷被覆蓋以反映當(dāng)前的情況。如果沒(méi)有及時(shí)存儲(chǔ)或備份數(shù)據(jù)，則一旦更新數(shù)據(jù)，將很難恢復(fù)原始文檔。
二、 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案利用安全保障措施
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息安全性的根本保證在于管理和技術(shù)的緊密結(jié)合。
2.管理措施
更新思想觀念。第一是樹(shù)立數(shù)字化理念，檔案文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的整體發(fā)展趨勢(shì)。第二是精確控制理念，必須有效監(jiān)督數(shù)字檔案的復(fù)制和流通環(huán)節(jié)，做到精確控制。第三是更新知識(shí)理念，必須自覺(jué)學(xué)習(xí)信息安全和保密技術(shù)知識(shí)，了解泄露機(jī)密的原理和預(yù)防措施。
成立安全組織機(jī)構(gòu)。有條件的部門(mén)或單位應(yīng)該有一個(gè)安全防護(hù)領(lǐng)導(dǎo)小組或兼職安全員來(lái)保護(hù)數(shù)字檔案的安全。安全員對(duì)單位人員進(jìn)行安全教育和防護(hù)管理，并定期向有關(guān)管理部門(mén)報(bào)告安全管理情況。安排專崗專職人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)管理，并定期向相關(guān)管理部門(mén)報(bào)告安全工作狀況。
制定安全保密策略。安全和保密策略是結(jié)合實(shí)際情況采取的方法和措施，旨在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案使用中的安全和保密目標(biāo)。比如說(shuō)根據(jù)數(shù)字檔案的重要程度來(lái)判斷其在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等級(jí)，然后根據(jù)等級(jí)確立安全管理范圍。
建立健全安全保護(hù)管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)完善數(shù)字檔案的登記記錄;建立流程監(jiān)管制度，確保有效監(jiān)視、存儲(chǔ)、刪除和備份數(shù)字檔案的系統(tǒng);建立操作人員角色管理制度，管理人員權(quán)限要明確地加以安全方面的限制;建立機(jī)房管理制度，對(duì)于存儲(chǔ)更高安全級(jí)別數(shù)字文件的計(jì)算機(jī)房，實(shí)施分區(qū)控制以限制人員訪問(wèn)。
2.技術(shù)措施
加密技術(shù)。建議在傳輸數(shù)字檔案的過(guò)程中使用“雙密鑰匙”進(jìn)行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個(gè)加密的文件。這樣不但能應(yīng)對(duì)各種惡意軟件，還能完美地防止沒(méi)有授權(quán)的用戶竊聽(tīng)和入網(wǎng)，對(duì)數(shù)字檔案的傳輸起到非常好的保護(hù)作用。
身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證最普遍的方法就是為每個(gè)系統(tǒng)合法的人員配對(duì)一個(gè)密碼，密碼由字母、數(shù)字或符號(hào)組成，以此來(lái)驗(yàn)證訪問(wèn)人員的身份。對(duì)于相關(guān)服務(wù)，如果驗(yàn)證失敗，則拒絕用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。
防火墻。防火墻的作用類似于道路上的安全檢查站，可以控制網(wǎng)絡(luò)上信息的雙向傳輸，截?cái)喾欠ㄔL問(wèn)，防止加密信息被泄露。
防火墻的安全保護(hù)功能僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，該技術(shù)監(jiān)視通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信時(shí)序控制系統(tǒng)傳遞給它的所有數(shù)據(jù)流，通過(guò)預(yù)先建立網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)則使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)中的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
病毒防治。病毒防治包括預(yù)防和殺毒兩個(gè)方面。防毒殺毒是一項(xiàng)非常系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術(shù)上和管理上綜合采取措施。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。