數(shù)字化檔案錄入

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設的目標
　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

干貨：檔案數(shù)字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質檔案數(shù)字化需要相應的設備和場所，數(shù)字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、 備份設備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質文件數(shù)字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并 盡可能完整地描述相關文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

什么是檔案數(shù)字化？

什么是檔案數(shù)字化？
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

一、術語和定義1、數(shù)字化用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。2、紙質檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3、數(shù)字圖像表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數(shù)字化轉換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質檔案數(shù)字化基本要求1、基本原則紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數(shù)字化對像的確定原則應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4、 過程管理1）應加強紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.2 ）紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。1 目錄數(shù)據(jù)準備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認真填寫紙質檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數(shù)據(jù)質量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。六、圖像存儲1、存儲格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。2）提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3、目錄數(shù)據(jù)質量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。八、數(shù)據(jù)掛接1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。2、數(shù)據(jù)關聯(lián)以紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認真填寫紙質檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。九、數(shù)據(jù)驗收1、數(shù)據(jù)抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質量。2）一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。2、驗收指標1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。2）一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%3、驗收審核驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。4、驗收登記認真填寫紙質檔案數(shù)字化驗收登記表單。十、數(shù)據(jù)備份1、備份范圍經驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。3、數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。4、備份標簽數(shù)據(jù)備份后應相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質檔案數(shù)字化備份管理登記表單。十一、數(shù)字化成果管理1、應加強對紙質檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質檔案數(shù)字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。