數(shù)字化檔案論文

淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問題論文

在現(xiàn)今企業(yè)的管理中，電子檔案管理系統(tǒng)的引用，以及大型、高效電子儀器的使用，使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲管理向電子化存儲管理轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化變成了現(xiàn)實。只有明確電子檔案的形成過程和在企業(yè)中的利用途徑，剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問題，并試著解決這些問題，才能促進(jìn)應(yīng)用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

一、企業(yè)電子檔案的形成與利用

(一)檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

(二)電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

(三)實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)檔案管理過程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的.圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。

(四)電子檔案的存儲與利用

電子檔案通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題

(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視

很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。

(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。

(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

首先，個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法

(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)

各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來加強(qiáng)檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理隊伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展

電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。

(三)提高對檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。

(四)加大電子檔案優(yōu)點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)勢。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ?，信息檔案的建立更是標(biāo)志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺陷和風(fēng)險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范 措施 是一個值得探索的問題。

[關(guān)鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號：TU855 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章 編號：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴(yán)格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進(jìn)行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準(zhǔn)性、真實性和實時性是需要把握的關(guān)鍵，精準(zhǔn)性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進(jìn)行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運(yùn)用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風(fēng)險管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護(hù)電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進(jìn)一步提高;再次，我國網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當(dāng)前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀(jì)錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對信息檔案進(jìn)行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機(jī)要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴(yán)格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強(qiáng)對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關(guān)盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨(dú)設(shè)立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設(shè)立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準(zhǔn)，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進(jìn)行拷貝，因此要做好防復(fù)寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強(qiáng)__，對涉密人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀(jì)錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢詫_管理人員進(jìn)行定期知識上的更新培訓(xùn)，還可以從多 渠道 、多方式上對保密人員進(jìn)行 教育 和知識的傳導(dǎo)。例如，加強(qiáng)密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風(fēng)險控制

風(fēng)險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風(fēng)險控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風(fēng)險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進(jìn)最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風(fēng)險、預(yù)防風(fēng)險、保護(hù)電子信息基礎(chǔ)。對風(fēng)險的控制可以從緩解風(fēng)險、分散風(fēng)險以及評估風(fēng)險三個方面著手。

緩解風(fēng)險簡單來說就是將風(fēng)險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風(fēng)險的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險，即制定應(yīng)變計劃或者重新布置等手段來恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風(fēng)險情況進(jìn)行及時處理才是最重要的。分散風(fēng)險則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機(jī)構(gòu)處理、購買 保險 等等方式分散風(fēng)險，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風(fēng)險問題。當(dāng)然，外包的同時也會存在一定的風(fēng)險，對這部分的風(fēng)險需要嚴(yán)格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。評估風(fēng)險有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險，對風(fēng)險進(jìn)行評估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險的因素，并了解風(fēng)險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險是客觀存在的難以預(yù)測的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險防范系統(tǒng)才能有效達(dá)到控制風(fēng)險的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)用過程中的__和風(fēng)險防范工作。__需要不僅需要對文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風(fēng)險控制中，除了及時處理風(fēng)險問題分散風(fēng)險和緩解風(fēng)險外，還應(yīng)當(dāng)對風(fēng)險進(jìn)行評估，防范于未然。

參考文獻(xiàn)

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[3]黃小玫.《電子信息檔案管理技術(shù)問題研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計與管理實踐的角度進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、 Excel 數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準(zhǔn)確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標(biāo)簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進(jìn)行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機(jī)構(gòu)、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進(jìn)行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設(shè)計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進(jìn)行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進(jìn)行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機(jī)上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認(rèn)為應(yīng)從電子檔案密級設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個方面著手。

1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復(fù)與備份,這項功能是否運(yùn)行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費(fèi)用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費(fèi)行為,并在系統(tǒng)的隨后運(yùn)行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設(shè)定。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機(jī)密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認(rèn)為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問權(quán)。

參考文獻(xiàn):

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為什么會寫數(shù)字化檔案管理的論文題目

因為近年來，數(shù)字化檔案管理正處于發(fā)展階段，各級檔案管理部門都在做館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，所以寫數(shù)字化檔案管理論文的人比較多，選這個論文題目會有很多理論和實踐。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機(jī)，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運(yùn)行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認(rèn)識，忽略了對單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對信息資源進(jìn)行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復(fù)勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對具體的問題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時尋找問題根源并且進(jìn)行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護(hù)帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進(jìn)行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進(jìn)行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進(jìn)行采集、整理、儲存、保護(hù)的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機(jī)軟硬件公司設(shè)計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點，總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響，并制定針對性應(yīng)對措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對管理人員的計算機(jī)能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對性

檔案管理信息化建設(shè)是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對性，浪費(fèi)單位的資源。對影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設(shè)工作。同時事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

檔案管理方面的論文

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展,社會各項事業(yè)對檔案的依賴性越來越強(qiáng),檔案在社會各項事務(wù)中的作用也顯得越來越重要。下面是我為大家整理的檔案管理方面的論文，供大家參考。

檔案管理方面的論文 范文 一：人事檔案管理思考

摘要：近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對人事檔案管理工作新的認(rèn)識，人事檔案管理的重要性也越來越被人們重視。在目前，人事檔案管理工作中還存在諸多不足，急需改進(jìn)。本文就人事檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并就這些問題提出了一些自己的看法。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化

一、目前人事檔案管理中存在的問題與不足

1.對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認(rèn)識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認(rèn)為人事檔案管理工作難以獲取利益，認(rèn)為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)的這種不重視，導(dǎo)致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務(wù)。

2.檔案管理方式過于單一

目前，我國企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進(jìn)行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。

3.人事檔案管理 方法 比較滯后

目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運(yùn)用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當(dāng)前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，導(dǎo)致人事檔案的管理不能很好地對人才進(jìn)行全方面、深度的考核。

4.人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)

隨著社會與知識經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都在不斷地進(jìn)行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。然而，目前，多數(shù)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上難以配合迅速發(fā)展的技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴(yán)重阻礙檔案管理的創(chuàng)新與變革。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的 措施 研究

1.加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識

在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認(rèn)識與重視。在單位中，管理層人員要加強(qiáng)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.加強(qiáng)對人事檔案材料的完善管理

要加強(qiáng)對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應(yīng)。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學(xué)價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性，進(jìn)而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.提高檔案管理信息化水平

由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源,從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時俱進(jìn)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)無紙化檔案，使人事檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，提高相關(guān)人事部門閱覽檔案的便利性，提高管理效率。在人事檔案管理中，要加強(qiáng)計算機(jī)在人事檔案管理過程中的運(yùn)用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在各個行業(yè)中的運(yùn)用越來越普及，利用計算機(jī)自身的優(yōu)勢，可以加強(qiáng)人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)管理的實現(xiàn)。

4.加強(qiáng)提升人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)與社會時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的方式也發(fā)生了巨大變化。而對人事檔案管理人員來說，其不再是簡單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又會運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，我們要不斷地提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T。人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學(xué)習(xí)來完善自身的業(yè)務(wù)知識，同時，要加強(qiáng)人事檔案管理工作的服務(wù)意識。

三、結(jié)語

加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強(qiáng)的工作，因此，我們要不斷加強(qiáng)對人事檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。

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檔案管理方面的論文范文二：事業(yè)單位人事檔案管理水平提升建議

【摘要】提升事業(yè)單位人事檔案管理水平是目前人事單位管理部門很重要的工作,目前人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題:人事檔案管理資料不齊全;人事檔案管理資料不及時更新;人事檔案管理人員不專業(yè)等等。面對這些問題，本文會提出一些提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;提升工作水平;建議

事業(yè)單位相關(guān)部門繁多，人員資料復(fù)雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細(xì)記述相關(guān)人員的基本信息、社會經(jīng)歷、品德表現(xiàn)等資料。很多相關(guān)部門會根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人員的依據(jù)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也在進(jìn)步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。

1、基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料，另一種是隨著多媒體出現(xiàn)的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨(dú)立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)模化、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施也是不齊全的，如計算機(jī)、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)忽視對教師的管理

沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進(jìn)行管理，跟 其它 部門都是互不干涉，每一個部門的管理標(biāo)準(zhǔn)都是不一樣的，因此，就無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，也就不可能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。

3、人事檔案利用水平較低

人事檔案的管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關(guān)的材料，這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。在之前的檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，但是現(xiàn)在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設(shè)，人事檔案服務(wù)使用意識差，認(rèn)識不到其重要性。

4、管理的方式相對落后

現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進(jìn)入到一個信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發(fā)展而發(fā)展。目前很多的事業(yè)單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機(jī)將紙質(zhì)版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統(tǒng)的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能很好適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理改進(jìn)的對策

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也需要進(jìn)行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。

1、建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制

1.1完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據(jù)工作的實際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機(jī)制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠?qū)崿F(xiàn)共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨(dú)立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；⑼ㄓ没墓芾碥浖鸩坏胶芎玫淖饔?。因此，為了解決這個問題，應(yīng)當(dāng)完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施，使基本設(shè)施配備齊全，如計算機(jī)、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。

1.2標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制

規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進(jìn)行管理，跟其它部門都是也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ê徒涣鳎纬山y(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。

2、重視人事檔案利用

在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務(wù)的工具，人事檔案服務(wù)使用意識要提高，認(rèn)識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發(fā)揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發(fā)揮人事檔案的最大價值。

3、加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性

檔案管理的一個重要關(guān)鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，規(guī)范借閱機(jī)制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作人員的安全性 教育 和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲，數(shù)字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。

4、建立人事檔案管理信息化的人才機(jī)制

任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機(jī)制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進(jìn)行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認(rèn)識人事檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全 規(guī)章制度 ，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現(xiàn)狀，力求實用，找準(zhǔn)開展工作的切入點，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。

5、完善管理機(jī)制，靈活處理人事檔案

處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設(shè)，要利用好人事檔案，發(fā)揮人事檔案在識人用人中的基礎(chǔ)作用，善于利用檔案材料推進(jìn)事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內(nèi)容也可以靈活的進(jìn)行開放和查閱。

三、結(jié)論

人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應(yīng)時代潮流，堅持科學(xué)發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業(yè)單位的快速發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考及設(shè)想

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考
⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計算機(jī)技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應(yīng)的績效管理制度，任務(wù)分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進(jìn)行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。
⑶及時更新完善相關(guān)信息
中國文化源遠(yuǎn)流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識方面的培訓(xùn)，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進(jìn)行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。