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檔案管理有哪些流程
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:
掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識(shí)別:
若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文 OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。
整理檔案的方法是編號(hào)分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級(jí)別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào),最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。
檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等流程。
1、檔案接收
通過配置OA流程,該歸檔的文件自動(dòng)歸檔檔案到接收庫;同時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,自動(dòng)歸檔合同數(shù)據(jù)。
所有檔案,檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng),完成著錄項(xiàng)填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進(jìn)行實(shí)體移交和檔案上架,檔案正式生效。
2、檔案整理
規(guī)范化檔案錄入,業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息著錄項(xiàng)定制,歷史流程內(nèi)容自動(dòng)歸檔。
3、檔案整編
依據(jù)國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn),建立分類的標(biāo)準(zhǔn)以及各類檔案的整理方式,規(guī)范化建立檔號(hào)規(guī)則。
4、檔案查詢
通過系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容,提高檔案利用率。
5、檔案借閱
泛微文書定實(shí)現(xiàn)在庫檔案借閱,借閱審批,出入庫管理全過程數(shù)字化管理,確保檔案借閱有記錄、可追蹤。
6、檔案銷毀
通過在系統(tǒng)設(shè)置檔案保管期限,檔案到期系統(tǒng)自動(dòng)提示,可審批銷毀清冊。
7、庫房管理
為了確保對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫房,包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等,在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等,方便進(jìn)行流程化管理和操作記錄。
主要步驟為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。
在正常條件下,檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù),主要是檢查案卷質(zhì)量,制訂館(室)內(nèi)分類排列方案,進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。
對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷,進(jìn)行必要的部分加工整理;對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整,對(duì)必須接收和征集的零散檔案,進(jìn)行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。
擴(kuò)展資料:
檔案整理要求:
1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
2、這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。
3、其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)。
4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
參考資料來源:百度百科-檔案整理
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