技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

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如何加強(qiáng)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理

一、加強(qiáng)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理具有重要的意義加強(qiáng)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理，首先是加快學(xué)校教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。現(xiàn)代教育技術(shù)檔案是教育教學(xué)的有機(jī)組成部分，是教育創(chuàng)新體系的重要載體，也是推動(dòng)教育水平再上新臺(tái)階的基礎(chǔ)性發(fā)展依據(jù)，對學(xué)校發(fā)展現(xiàn)代教育技術(shù)有著重要意義。其次是提高學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量的需要。在加快教育現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，教育資源越來越呈現(xiàn)出信息面廣、容量大的特點(diǎn)。教育資源是加快學(xué)校發(fā)展的重要財(cái)富，對全面提高教學(xué)效率和教學(xué)質(zhì)量具有重要的意義。如何有效地保存和利用教育資源、更好地為教育教學(xué)服務(wù)，成為新形式下亟需研究和解決的重要課題。因此，學(xué)校需要增強(qiáng)這方面的意識(shí)，將教育資源納入現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理，作為推進(jìn)素質(zhì)教育的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、配套性工作抓緊、抓好。二、健全現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理機(jī)制首先，要健全管理網(wǎng)絡(luò)?，F(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作涉及面廣、頭緒多，因此需要加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理?？捎蓞^(qū)級電教部門分管，學(xué)校成立現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組（一般業(yè)務(wù)校長任組長，教務(wù)處、電教中心等部門分工合作，專人管理）。為提高檔案管理水平，區(qū)電教部門可定期對檔案管理人員就相關(guān)知識(shí)和技能進(jìn)行培訓(xùn)，以不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。并通過借鑒外地先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)其積極探索現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作的新方法、新路子，促進(jìn)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理。其次，要建立建全管理制度。為規(guī)范現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理，需要制定相關(guān)規(guī)章制度。如：《現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作制度》、《現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作人員崗位責(zé)任制》、《軟件借閱制度》等，通過制度來規(guī)范管理行為。三、優(yōu)化現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理環(huán)節(jié)，提高管理水平

現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理要始終貫徹為教育教學(xué)服務(wù)這一中心思想，在日常教學(xué)中不斷充實(shí)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案內(nèi)容，確保檔案材料的完整性和連續(xù)性。通過不斷探索，濰城區(qū)確定了兩種較為科學(xué)有效的管理模式：

第一，文字檔案———即記錄在紙質(zhì)上的文字材料。濰城區(qū)通過制定《濰城區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理細(xì)則》，使各校進(jìn)一步明確現(xiàn)代教育技術(shù)檔案的內(nèi)容和管理要求?！都?xì)則》中對需要學(xué)校建檔的內(nèi)容作了詳盡要求：

第一，現(xiàn)代教育技術(shù)檔案要單獨(dú)建檔，所有檔案材料按要求分類立卷，建檔時(shí)間原則上應(yīng)從學(xué)校開展電化教學(xué)之初開始；

第二，學(xué)校設(shè)立現(xiàn)代教育技術(shù)機(jī)構(gòu)要有上級批文和學(xué)校公布的文件；

第三，學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)制度及其發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、會(huì)議記錄、總結(jié)等要分類立卷；

第四，學(xué)校各種評獎(jiǎng)活動(dòng)及評比的標(biāo)準(zhǔn)、表彰記錄要立卷；

第五，關(guān)于現(xiàn)代教育技術(shù)的研究、觀摩課、公開課、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等要在學(xué)校計(jì)劃中有安排，通知、活動(dòng)材料、評議記錄和總結(jié)等要齊全；

第六，研究課題要有立項(xiàng)申請、批文、研究計(jì)劃、方案、實(shí)驗(yàn)材料、課題階段性總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、成果鑒定等；

第七，多功能教室（計(jì)算機(jī)室、語音室、多媒體教室、衛(wèi)星地面接收站、電子閱覽室、電子備課室等）使用記錄、電教教材借還記錄（記錄要詳細(xì)，按教師編號(hào)單獨(dú)記錄，包括借還日期、簽名等）要立卷。

另外，《細(xì)則》還對校園網(wǎng)、學(xué)校開通因特網(wǎng)、網(wǎng)站等檔案材料也作了具體要求。

第二，電子檔案———即將文件、音視頻及教學(xué)軟件資料做成電子文檔存貯于大容量服務(wù)器中，通過專門的管理系統(tǒng)，供師生查閱、瀏覽、使用的各種材料。從建立電子檔案的必要性看，由于受各種因素影響，文字檔案的使用有一定的局限性，借閱程序繁瑣，使用面窄，不能及時(shí)、充分地發(fā)揮檔案的功能。而電子檔案具有文字檔案無法比擬的優(yōu)越性，最大的優(yōu)點(diǎn)就是便于查詢和共享，能極大地提高檔案的使用效益。從建立電子檔案的可行性看，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化對學(xué)?，F(xiàn)代化教育設(shè)施要求比較高，可先在條件具備的學(xué)校試點(diǎn)，然后逐步推廣。從電子檔案管理辦法看，學(xué)?？蓪㈦娮訖n案作為校園網(wǎng)軟件庫建設(shè)的一部分，通過專門軟件對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理使用。學(xué)校可先將現(xiàn)代教育技術(shù)檔案材料、教育教學(xué)資料等鏡像到服務(wù)器，而后再分類整理，如設(shè)備檔案、軟件資料目錄檔案等。其中，設(shè)備檔案包括硬件設(shè)備檔案和軟件設(shè)備檔案；資料檔案包括現(xiàn)代教育技術(shù)文字資料目錄及檔案材料。最后由專業(yè)技術(shù)人員將檔案目錄與其內(nèi)容鏈接，教師即可通過校園網(wǎng)查看所需要的內(nèi)容。四、優(yōu)化中心環(huán)節(jié)，提高現(xiàn)代教育技術(shù)檔案利用率建檔管檔的最終目的在于應(yīng)用。以濰城區(qū)省級現(xiàn)代教育技術(shù)示范校濰坊五中為例。該校的現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理科學(xué)規(guī)范、文字檔案齊全，成品軟件或教師自制軟件實(shí)行“拿來主義”，方便了課堂教學(xué)；該校電子檔案顯示出強(qiáng)勁的優(yōu)勢。在該校，教師可以隨時(shí)進(jìn)入現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理系統(tǒng)查閱瀏覽檔案資料，學(xué)為己用?，F(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理的突出應(yīng)用更體現(xiàn)在實(shí)驗(yàn)課題的研究上。該校承擔(dān)的中央電教館《電化教育促進(jìn)中小學(xué)由應(yīng)試教育向素質(zhì)教育轉(zhuǎn)軌的實(shí)驗(yàn)研究》課題子課題《運(yùn)用電教手段強(qiáng)化學(xué)生在課堂教學(xué)中的主體地位》的實(shí)驗(yàn)與研究，正是借助于出色的檔案管理順利結(jié)題，實(shí)驗(yàn)成果現(xiàn)已被廣泛應(yīng)用，極大地豐富了教學(xué)方法和教學(xué)內(nèi)容，對優(yōu)化教學(xué)過程、提高課堂效率、推動(dòng)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的快速提高起了重要作用。五、結(jié)束語現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作作為學(xué)校軟件建設(shè)的重要組成部分，必須管理規(guī)范。同時(shí)還要不斷探索新形式下現(xiàn)代教育技術(shù)檔案管理工作的新特點(diǎn)，努力細(xì)化檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，大力推行電子檔案管理模式，并在檔案的使用上下功夫，以推動(dòng)學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)的快速發(fā)展。

技術(shù)檔案管理方案

易度文檔檔案管理系統(tǒng)，針對技術(shù)行業(yè)檔案提出了一系列的解決方案，解決了管理當(dāng)中安全、共享、協(xié)作等一系列的問題，推薦

企業(yè)的技術(shù)檔案具有哪些功能

檔案是重要的歷史材料，各類型組織都應(yīng)該重視檔案！檔案是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)改善功能的重要材料。諸如文件、產(chǎn)品資料、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、報(bào)表、商標(biāo)、專利、客戶資料、合同、項(xiàng)目資料、往來票據(jù)、會(huì)議記錄等組織重要的資料都是檔案的管理對象，且對組織經(jīng)營生產(chǎn)的改善具有重要意義，必須有序化管理，并促進(jìn)再利用。

傳統(tǒng)的檔案管理存在著以下瓶頸：

2.沒有相關(guān)的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會(huì)因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任

3.傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時(shí)長，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高，檔案管理是衡量一個(gè)組織業(yè)績和管理水平的重要尺度。檔案記載著組織發(fā)展史的優(yōu)秀成果、參考資料、經(jīng)典案例等重要的歷史材料，對促進(jìn)組織改善生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)具有重要的意義。因此，必須將檔案管理重視起來

做好檔案管理應(yīng)該按照以下幾個(gè)點(diǎn)：

2.管理工具（推薦采用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)）——采用先進(jìn)的管理工具是提高檔案管理效率的保障

3.領(lǐng)導(dǎo)號(hào)召——應(yīng)該充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召力，提高部門人員檔案管理的意思，調(diào)動(dòng)部門積極性

4.員工出力——應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動(dòng)性，共同協(xié)作完成檔案管理工作

5.部門協(xié)同——部門之間形成有效的檔案管理流程，將檔案管理流程化，規(guī)范化

rfid智能檔案柜管理，做rfid技術(shù)的智能檔案柜管理系統(tǒng)解決方案哪家好

RFID射頻定位智能檔案管理解決方案
一、產(chǎn)品實(shí)施背景
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了， 數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。傳統(tǒng)方式下， 檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相 關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。 檔案存放無序，查找困難；檔案查閱耗時(shí)長；對失效檔案的管理滯后等等 操作方式都耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放一隅 無法得到及時(shí)有效的整理歸檔。 鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在 眉睫。本公司產(chǎn)品將利用RFID技術(shù)對檔案進(jìn)行智能化管理，減少因人為因 素導(dǎo)致的檔案損壞、丟失以及無法有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控等突出問題，同時(shí)產(chǎn)品 將詳細(xì)有效記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況，大幅降低盤點(diǎn)帶來的工作量。
二、解決用戶5大痛點(diǎn)
1. 簡化借還流程，提高流通效率
現(xiàn)有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的 操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。因此， 需要引入先進(jìn)的讀寫技術(shù)以簡化的資料借還流程，提高信息存儲(chǔ)的安全，提高信息讀寫的可 靠對，也提高借還資料的速度。
2. 大幅降低資料盤點(diǎn)和查找工作量
依靠人工的資料盤點(diǎn)工作，特別是已歸類的盤點(diǎn)工作量太大而且效率很低。管理員盤點(diǎn) 資料要憑自身的記憶對資料進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時(shí)勞神卻又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的 RFID資料盤點(diǎn)工具和方法，可實(shí)現(xiàn)資料盤點(diǎn)的自動(dòng)化。RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個(gè) 標(biāo)簽的特點(diǎn)，使盤點(diǎn)工作簡單有效，RFID使從不能盤點(diǎn)到可以盤點(diǎn)、輕松盤點(diǎn);
3. 改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
現(xiàn)階段依靠人工手工記錄的方式進(jìn)行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存 在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法 跟蹤等待，對資料的日常盤點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響極大。RFID系統(tǒng)對現(xiàn)有的管理模進(jìn)行改進(jìn)，借 用RFID信息記錄每份資料的進(jìn)出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資 料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。
4. 提高資料管理人員工作人員的工作滿意度
資料管理工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動(dòng)，加上資料管理工作本身就很繁重，很容 易讓工作人員對資料室工作產(chǎn)生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對資料的管 理也大傷腦筋。通過對資料室RFID系統(tǒng)的應(yīng)用，可以彌補(bǔ)管理上的缺陷，同時(shí)把工作人員從 資料日常繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1) RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術(shù)的自動(dòng)化工作， 這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。 2) RFID技術(shù)也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級的咨詢工作，如工 藝咨詢等。
5. 資料室通過RFID技術(shù)，全面數(shù)字化管理
通過使用RFID技術(shù)，可在資料室中實(shí)現(xiàn)快速清點(diǎn)功能、借/還時(shí)即時(shí)資料識(shí)別和安全防 盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檢查和更新功能等，這使得相關(guān)管理員的工作變得更加輕松、簡便。
三、核心技術(shù)介紹
數(shù)字化RFID是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別 目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無須人工干預(yù)。RFID的應(yīng)用系統(tǒng)具有非 接觸，工作距離遠(yuǎn)，精度高，信息收集處理自動(dòng)快捷及環(huán)境適應(yīng)性好等一系 列優(yōu)點(diǎn)，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升企業(yè)的運(yùn)營效率，更由 于其先進(jìn)的自動(dòng)識(shí)別功能，能輕易地實(shí)現(xiàn)原先人工難以完成的任務(wù)，為提高 企業(yè)競爭優(yōu)勢，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力提供有力的支持。相比傳統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，RFID技術(shù)具有良好的穿透性，多標(biāo)簽遠(yuǎn)距離 識(shí)別能力，可標(biāo)識(shí)物品信息容量大，反復(fù)可讀寫，標(biāo)識(shí)信息唯一的特點(diǎn)，非 常適合應(yīng)用在檔案管理上。每本檔案粘貼有一張超高頻RFID標(biāo)簽。系統(tǒng)可以 依托于該標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案的入館、定位、借閱、防盜管理、銷毀管理等。 同時(shí)利用非接觸式的RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可 以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)系統(tǒng)在 檔案室出入口處安裝非法出庫檢測RFID監(jiān)控設(shè)備，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可 以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)防盜與檔案出入庫確認(rèn)功能。
四、產(chǎn)品總體介紹
1：智能檔案柜柜體 可按預(yù)設(shè)進(jìn)行開 架 閉架操作 方便檔案的拿取
2：管理計(jì)算機(jī)以及管理系統(tǒng)軟件 可實(shí) 現(xiàn)對柜體動(dòng)作的控制，實(shí)時(shí)監(jiān)測智能盤 點(diǎn)等，對全部文檔進(jìn)行管理。 3：RFID高頻讀寫設(shè)備和用于檔案批量 出入庫信息采集和檔案上架下架定位掃 描裝置。
4：電子標(biāo)簽 電子標(biāo)簽貼在檔案盒上， 用于可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別檔案定位，在線自 動(dòng)盤點(diǎn)等功能。
五、檔案主流程介紹-歸還 、入庫

1. 錄入人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過后，錄入人員創(chuàng)建檔案，系統(tǒng)將 檔案基礎(chǔ)信息存檔，同時(shí)打印檔案身份標(biāo)簽 （RFID標(biāo)簽），最后下發(fā)任務(wù)到達(dá)檔案室；
3. 錄入人員攜帶檔案入庫登記時(shí)需驗(yàn)證相關(guān) 入庫人員身份，指定檔案存放位置信息并進(jìn) 行綁定，綁定完成后系統(tǒng)可自動(dòng)打開柜門； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫管員根據(jù)燈光提示完成對檔案上架；
5. 上架完成后操控系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)盤查當(dāng)前存儲(chǔ) 檔案是否上架正確，同時(shí)更新基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
6. 檔案入庫成功
六、檔案主流程介紹-借閱、出庫
1. 提取人員登錄系統(tǒng)時(shí)需通過密碼、指紋或 者人臉識(shí)別認(rèn)證；

2. 驗(yàn)證通過后，提取人員申請?zhí)崛n案后， 申請信息下發(fā)至檔案室；
3. 庫管員核驗(yàn)身份成功后，確認(rèn)檔案提取任 務(wù)，操控系統(tǒng)將精準(zhǔn)定位到檔案所在位置并 核驗(yàn)檔案基本信息，同時(shí)自動(dòng)開啟柜門； （一次驗(yàn)證檔案的正確性）
4. 庫管員根據(jù)燈光提示獲取到對應(yīng)的檔案， 檔案離位時(shí)操控系統(tǒng)會(huì)驗(yàn)證所獲取檔案是否 正確； （二次驗(yàn)證檔案的正確性）
5. 檔案提取成功
七、智能密集架介紹
智能密集架管理系統(tǒng)就是采用RFID射頻自動(dòng)識(shí)別技術(shù)利用非接觸式RFID讀寫設(shè) 備與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合 可是實(shí)現(xiàn)檔案的借閱 歸還 查找 盤點(diǎn) 工作過程的 信息化管理。 此產(chǎn)品適用于檔案存儲(chǔ)較多的機(jī)構(gòu)，每組密集架可存儲(chǔ) 150份 檔案盒，每 組密集架都配備獨(dú)立分控顯示屏，并且每個(gè)檔案盒對配有狀態(tài)指示燈，用來實(shí)時(shí) 展示當(dāng)前檔案所處的狀態(tài)。

八、3大優(yōu)勢：
優(yōu)勢一 ：高效智能
1. 采用非接觸式數(shù)據(jù)采集，檔案盒上架時(shí)無需按照指定位置擺放。
2. 可按照空余位置隨意擺放，查找檔案時(shí)可按照指示燈進(jìn)行拿取。
3. 無需人工翻閱查找，且一次性數(shù)據(jù)處理量大，實(shí)現(xiàn)穿透性和無障礙閱讀。
4. 真正實(shí)現(xiàn)無序存放和有序管理，提高借閱效率。
優(yōu)勢二：安全可靠
1. 柜體具有操作庫區(qū)加密功能，
2. 進(jìn)人保護(hù)系統(tǒng)，物品掉落防擠壓系統(tǒng)。
3. 溫濕度顯示，開架自動(dòng)照明功能。
4. 柜體并配備手動(dòng)遙桿，柜體斷電時(shí)可手動(dòng)開啟密集架。
優(yōu)勢三：理念先進(jìn)
1. RFID智能檔案管理系統(tǒng)采用智能定位技術(shù)。
2. 實(shí)時(shí)定位檔案位置，充分降低了管理人員的工作量，
3. 真正實(shí)現(xiàn)無序存放有序管理 有效解決了普通檔案柜查找困難，盤點(diǎn)效率低等問題
4. 實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化檔案管理。
九、服務(wù)行業(yè)
金融行業(yè)、軍工行業(yè)、稅務(wù)局、電力企業(yè)

北京融海通達(dá)科技有限公司
姚瑤：一八五一五二九七六八七（同V信）

技術(shù)檔案管理

技術(shù)檔案管理制度 （適合于公司、工廠、研究院等）

1 總則：1．1 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。1．2 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1．3 公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。1．4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2 技術(shù)文件資料的歸檔：2．1 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。2．2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-02)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。2．3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔案室移交歸檔。2．5 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3 綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：3．1 綜合檔案室的任務(wù)：3．1．1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。3．1．2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。3．1．3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。3．2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：3．2．1 認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。3．2．2 科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3．2．4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。3．2．5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：4．1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。4．2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。5 技術(shù)檔案的保管和借閱：5．1 對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。5．3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。5．4 技術(shù)檔案的保密制度：5．4．1 全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5．4．2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。5．4．3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5．5 技術(shù)檔案的借閱：5．5．1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．5．2 技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
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5．5．3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

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5．5．4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

6 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：6．1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。6．2 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。6．3 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。6．4 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。6．5 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6．6 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6．7 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。
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6．8 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財(cái)務(wù)部。

7 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：7．1 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。7．2 技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所， 以保證文件的使用得到有效控制。7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。