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1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要,它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率,并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng),是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示,以訪便用戶的查詢和借閱,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理, 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)-的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能解釋
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類與排序等功能,支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能,并保存入庫(kù)處理過(guò)程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理,使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能,對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索,檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級(jí)、價(jià)值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過(guò)程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能,對(duì)實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能,可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能,支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能,內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能,記錄用戶訪問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
全程管理。
電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)是為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案的系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng),為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理,或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合,形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。
試論電子檔案管理系統(tǒng)操作
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及,檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇,電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務(wù)的一個(gè)重要組成部分。
1檔案查閱者的實(shí)踐操作
1.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后,選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入,選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕,然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”,在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
1.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔,里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘:申請(qǐng)歸檔’和申請(qǐng)記錄查看”。
1.2.1歸檔申請(qǐng)。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)歸檔”后,進(jìn)入到歸檔申請(qǐng)頁(yè)面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件,點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接,跳入到上傳文件頁(yè)面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件),上傳成功后,填入相關(guān)信息(申請(qǐng)時(shí)間、文檔名稱、文件格式、文件密級(jí)等),然后點(diǎn)擊“提交”按鈕,即完成申請(qǐng)歸檔操作。
1.2.2查看申請(qǐng)記錄。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”,進(jìn)入查看自己所有申請(qǐng)歸檔的記錄信息的頁(yè)面,檔案查詢者可以在“申請(qǐng)檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時(shí),也可以在頁(yè)面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選,從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請(qǐng)查詢
1.3.1申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)查詢”,進(jìn)入查詢頁(yè)面。查詢者在查詢申請(qǐng)?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請(qǐng)信息(如申請(qǐng)人、查詢方式、申請(qǐng)組織等),然后點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”按鈕完成申請(qǐng)查詢的操作。
1.3.2申請(qǐng)記
錄查看。點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn),進(jìn)入查看所有自己的申請(qǐng)查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級(jí)、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。
2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作
2.1選擇模擬對(duì)象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后,選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入,選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕,然后任意選擇一個(gè)模擬對(duì)象點(diǎn)擊“進(jìn)入”,在頁(yè)面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
2.2檔案申請(qǐng)歸檔。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”,里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn):“審核歸檔”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)歸檔”,進(jìn)入審核中請(qǐng)歸檔記錄頁(yè)面。此時(shí),頁(yè)面加載的是所有申請(qǐng)記錄的詳細(xì)信息,檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱,是否通過(guò)審核來(lái)查詢申請(qǐng)記錄,并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例,點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接,進(jìn)入到審核頁(yè)面,如檔案管理員可以看到申請(qǐng)記錄的相關(guān)信息,如申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后,可以通過(guò)點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過(guò)申請(qǐng)”、“拒絕申請(qǐng)”的審核操作。
2.2.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請(qǐng)記錄查看”節(jié)點(diǎn),頁(yè)面顯示的是所有申請(qǐng)歸檔記錄,檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢,也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接,檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。
2.3檔案申請(qǐng)查詢。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)查詢”,里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn):“審核查詢”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點(diǎn)擊“審核查詢”菜單,頁(yè)面顯示的是所有在審核的.申請(qǐng)查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄,點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁(yè)面。在審核頁(yè)面中,顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請(qǐng)的詳細(xì)信息,檔案管理員可以根據(jù)情況,選擇“通過(guò)申請(qǐng)”或者足“拒絕中請(qǐng)”進(jìn)行處理。
2.3.2申請(qǐng)記錄查看。
具體操作與上述“申請(qǐng)記錄查看”相同,檔案管理片可以查看所有的申請(qǐng)查閱檔案申請(qǐng)記錄。
2.4檔案申請(qǐng)銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理,經(jīng)過(guò)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級(jí)節(jié)點(diǎn)“檔案申請(qǐng)銷毀”,里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“:銷毀申請(qǐng)”和“申請(qǐng)記錄查看”。
2.4.1銷毀申請(qǐng)。
選擇“銷毀申請(qǐng)”菜單,點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請(qǐng)銷毀頁(yè)面。進(jìn)入頁(yè)面后,加載的是所有檔案信息,檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢,也可以根據(jù)是否通過(guò)申請(qǐng)歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請(qǐng)銷毀”,進(jìn)入到申請(qǐng)銷毀頁(yè)面,檔案管理員填寫申請(qǐng)銷毀理由以后,點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請(qǐng)銷毀。
2.4.2申請(qǐng)記錄查看。
點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄查看”菜單,進(jìn)入“申請(qǐng)記錄查看”頁(yè)面,該頁(yè)面顯示的是檔案管理員所有的申請(qǐng)銷毀記錄。
3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺(tái)系統(tǒng),用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后,選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入,點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單,進(jìn)入“檔案信息查詢”頁(yè)面顯示的是所有的檔案信息,管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。
3.1.1查看。
點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接,將會(huì)在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件,查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。
3.1.3刪除:
管理員根據(jù)實(shí)際需求,刪除檔案文件??梢远鄺l刪除文檔,首先把要?jiǎng)h除的檔案前的復(fù)選框選中,然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕,即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請(qǐng)歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請(qǐng)歸檔記錄,可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢,并且可以根據(jù)需要?jiǎng)h除記錄。
3.2.1查看檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請(qǐng)歸檔”菜單,然后再點(diǎn)擊“申請(qǐng)記錄管理”進(jìn)入申請(qǐng)記錄管理頁(yè)面,頁(yè)面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請(qǐng)歸檔記錄。
選擇要?jiǎng)h除記錄的行起碼復(fù)選框,然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。
3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。
此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對(duì)檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù),包括文件類型、檔案重要等級(jí)、檔案密級(jí)、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單,系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級(jí)管理。
點(diǎn)擊頁(yè)面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級(jí)哲理”子菜單,系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案文件的等級(jí)進(jìn)行添加和刪除操作。
參考文獻(xiàn)
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1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同的角色崗位,提供個(gè)性化的崗位工作門戶,將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái),集中匯總,再根據(jù)角色進(jìn)行推送展示。
2、檔案接收:
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式,能夠保存處理過(guò)程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù),保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫(kù)
檔案管理庫(kù)中數(shù)據(jù)是來(lái)自接收庫(kù)中著錄信息完整的檔案文件,支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫(kù)的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫(kù),重新進(jìn)行整理。
5、檔案密級(jí)鑒定
檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過(guò)程,支持通過(guò)審核流程對(duì)檔案對(duì)密級(jí)重新調(diào)整。
6、檔案利用
針對(duì)系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式,比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來(lái)定位目標(biāo)檔案。提供在線電子借閱,紙質(zhì)檔案借用申請(qǐng),利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計(jì)
檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn),能夠統(tǒng)計(jì)檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實(shí)時(shí)的、全面掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多,文書定專注于檔案管理系統(tǒng),幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng),滿足各類組織檔案管理需求,全面優(yōu)化檔案管理成本,保證組織檔案安全可信。
檔案管理信息化平臺(tái)的目標(biāo)是:實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案的信息化管理是:以電子影像技術(shù)為支撐,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是:把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后,形成電子檔案,將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái),形成用應(yīng)用無(wú)關(guān)的,不可抵賴的,能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境,為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái),主要實(shí)現(xiàn)以下功能: 系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
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