合同檔案管理系統(tǒng)

如何進行合同檔案管理
合同的相應負責人應了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚地知道，合同必須有全面的關聯材料，不可隨意擬定，應該按照標準的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關的規(guī)定，每年在規(guī)定時間內進行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當中，因此我們應該進行改革與創(chuàng)新，根據每一個企業(yè)的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關規(guī)定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個部門的相關負責人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴謹的工作態(tài)度，認知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應該對合同進行精細規(guī)劃，可以對合同進行統(tǒng)一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標號，方便查找與保管。

公司人事管理一直是線下系統(tǒng)管理使用體驗不好，有用過比較好的人事線上管理系統(tǒng)推薦么，尤其是檔案合同？

可以看看紅海云的員工數字檔案和電子合同在線簽署：

員工數字檔案

規(guī)范員工職業(yè)資格證、特殊作業(yè)證、健康證等各類資質證照管理，支持在線借用流程，留存完整的借出和歸還記錄，監(jiān)控證書使用情況，讓人力資源部門能夠實時掌握員工證書狀態(tài)；

員工人事檔案、干部檔案全面電子化管理，涵蓋檔案的采集、處理、審核、存儲、借閱、檢索、統(tǒng)計等7大環(huán)節(jié)的數字化管理過程，解決員工檔案管理難、檢索效率低的問題。

電子合同在線簽署

合同協議在線簽署，幫助企業(yè)提高簽署時效性，從合同起草、簽訂、存儲到證據保全，均可一站式線上完成；

平臺預置豐富的合同、協議模板，同時支持模板自定義，word格式合同一鍵上傳復用；

合同簽署設置多重安全防護，從登陸安全、身份識別、敏感信息加密、平臺安全等方面全方位保障合同安全合規(guī)有效。

法大大、慧點、泛微、致得軟件，這幾個合同管理系統(tǒng)哪個好？

目前由于合同管理本身涉及程序多、企業(yè)類型龐大等原因，在實際執(zhí)行中會面臨以下問題：信息不順暢、整理效率低、流程執(zhí)行慢、管理工作大、法律風險高、事后查詢難。

泛微OA系統(tǒng)針對企業(yè)合同管理的困境直擊要害，構建了以合同管理為主線的“全生命周期的合同管理體系”，合同信息完整記錄，讓審批有據可循，通過融入電子簽名的電子化簽署，合同臺賬及后續(xù)的合同履行，實現從簽訂前、簽訂中，簽訂后的全程電子化合同管理。

并通過貫通業(yè)務財務數據，實現合同履行過程中對收付款要素的控制，提供對于合同擬制和合同履行全過程風險預警，真正實現全生命周期的合同管理。

為了讓更多組織實現真正“無紙化”辦公，OA系統(tǒng)為組織提供了具有法律效力的電子合同全生命周期管理：從合同內容起草、審批、存管到蓋章流轉都在一個OA平臺執(zhí)行。

全程電子化合同管理系統(tǒng)基本結構

OA系統(tǒng)的合同管理，除了實現合同簽訂全程電子化之外，還加入了合同風險實時預警功能，通過自定義風險規(guī)則，能夠自動識別合同審批以及執(zhí)行過程中存在的相應風險點，并實時預警與提醒。

并且可以將合同信息電子化，形成“合同電子檔案”，管理查詢更方便；在合同履行過程中，通過與業(yè)務、財務系統(tǒng)進行對接，實現合同相關的應收應付、訂單信息、項目信息等數據協同，兩分鐘就能了解業(yè)務情況；也可為不同的用戶提供可視化、自定義的合同數據分析，并且可以同異構系統(tǒng)對接，形成多元化報表。

最重要的是可以在移動端實現從合同的審批、用印到合同履約的全過程移動化。一條合同從起草、審核到蓋章用手機幾分鐘就能完成，提高了合同的響應效率。

手機端靈活操作

合同由哪些文件組成

合同由合同主體、合同標的、合同雙方的權利與義務、合同的價款、合同的爭議解決辦法等文件內容構成。
1、當事人的名稱或者姓名和住所
如果當事人是自然人，其住所就是其戶籍所在地的居住地；自然人的經常居住地與住所不一致的，其經常居住地視為住所。如果當事人是法人，其住所是其主要辦事機構所在地。如果法人有兩個以上的辦事機構，即應區(qū)分何者為主要辦事機構，主要辦事機構之外的辦事機構為次要辦事機構，而以該主要辦事機構所在地為法人的住所。
2、標的
標的是合同權利義務所指向的對象，標的是一切合同必須具備的主要條款。合同中應清楚地寫明標的的名稱，以使其特定化。特別是作為標的的同一種物品會因產地的差異和質量的不同而存在差別時，更是需要詳細說明標的的具體情況。例如，白棉布有原色布與漂白布之分，因此如果購買白棉布，就必須說明是購買原色布，還是漂白布。
3、數量
合同雙方當事人應選擇共同接受的計量單位和計量方法，并允許規(guī)定合理的磅差和尾差。
4、質量
標的的質量主要包括5個方面：第一，標的物的物理和化學成份；第二，標的物的規(guī)格，通常是用度、量、衡來確定的質量特性；第三，標的物性能，如強度、硬度、彈性、抗腐蝕性、耐水性、耐熱性、傳導性和牢固性等；第四，標的物的款式，例如標的物的色澤、圖案、式樣等；第五，標的物的感覺要素，例如標的物的味道、新鮮度等。
5、價款或者報酬
價款是購買標的物所應支付的代價，報酬是獲得服務應當支付的代價，這兩項作為合同的主要條款應予以明確規(guī)定。在大宗買賣或對外貿易中，合同價款還應對運費、保險費、裝卸費、保管費和報關費作出規(guī)定。
6、履行期限、地點和方式
當事人可以就履行期限是即時履行、定時履行、分期履行作出規(guī)定。當事人應對履行地點是在出賣人所在地，還是買受人所在地；以及履行方式是一次交付，還是分批交付，是空運、水運還是陸運應作出明確規(guī)定。
7、違約責任
當事人可以在合同中約定違約致損的賠償方法以及賠償范圍等。
8、解決爭議的方法
當事人可以約定在雙方協商不成的情況下，是仲裁解決、還是訴訟解決買賣糾紛。當事人還可以約定解決糾紛的仲裁機構或訴訟法院。
合同管理的主要內容
1、 合同簽訂管理
（1）簽訂合同的前期調查。
（2）合同談判和合同簽署。
2、 合同履行管理
（1）合同執(zhí)行。
（2）合同糾紛處理。
3、 合同變更管理
合同變更的處理由合同變更控制系統(tǒng)來完成。合同變更控制系統(tǒng)包括文書記錄工作、跟蹤系統(tǒng)、爭端解決程序和授權變更所需的批準級別。合同變更控制系統(tǒng)是項目整體管理控制變更的一部分。任何合同的變更都是以一定的法律事實為依據來改變合同內容的法律行為。
合同變更在某種意義上，還應該包括合同的轉讓和解除，這要視合同實際執(zhí)行情況而定。這兩種變更需要合同雙方當事人協商一致，才可以協議執(zhí)行。如有重大爭議，可以通過法律或仲裁手段解決。
4、 合同檔案管理
合同檔案的管理，亦即合同文件管理，是整個合同管理的基礎。它作為信息系統(tǒng)項目管理的組成部分，是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過程、相關的控制職能和自勸化工具。項目經理使用合同檔案管理系統(tǒng)對合同文件和記錄進行管理。該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來的索引記錄，并協助相關的檢索和歸檔。合同文本是合同內容的載體。
合同有效性的構成要件有哪些
（1）合同當事人具有相應的的民事權利能力和民事行為能力
合同當事人必須具有相應的民事權利能力和民的事行為能力以及締約能力，才能成為合格的合同主體。若主體不合格，合同不能產生法律效力。
（2）合同當事人意思表示真實
當事人意思表示真的實，是指行為的人的意思表示應當真實反映其內心的意思。合同成立后，當事人的意思表示的是否真實往往難以從其外部判斷，法律對此一般不主動干預。缺乏意思表示真實這一要件即意思表示不真實，并不絕對導致合同一律無效。
（3）合同不違反法律或者社會公共利益
合同不違反法律和社會公共利益的，主要包括兩層含義：一是合同的內容合法，即合同條款中約定的權利、義務及其指向的對象即標的等，應符合法律的規(guī)定和社會的公共利益的要求。二是合同的目的合法，即當事人締約的原因合法，并且是直接的內心原的因合法，不存在以合法的方的式達到非法目的等規(guī)避法律的事實。
（4）具備法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同生效必須具備的形式要件
所謂形式要件，是指法律、行政法規(guī)對合同形式上的要求的，形式要件通常不是合同生效的要件，但如果法律、行政法規(guī)規(guī)的定將其作為合同生效的的條件時，便成為合同生效的要的件之一，不具備這些形式要件，合同不能生效。當然的法律另有規(guī)定的除外。
法律依據：
《中華人民共和國民法典》
第四百七十條 合同的內容由當事人約定，一般包括下列條款：
（一）當事人的姓名或者名稱和住所；
（二）標的；
（三）數量；
（四）質量；
（五）價款或者報酬；
（六）履行期限、地點和方式；
（七）違約責任；
（八）解決爭議的方法。
當事人可以參照各類合同的示范文本訂立合同。