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監(jiān)理檔案的要求

時間:2023-03-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  監(jiān)理檔案的要求

  對監(jiān)理檔案的四個重要要求是

  一、監(jiān)理檔案的分類

  按施工階段監(jiān)理檔案來源大致可以分為三大類:

  第一類,即建設(shè)工程的基本文件。

  第二類,即施工單位報審的各類報表及附件。

  第三類,即項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。

  第一類檔案主要來源于建設(shè)單位。主要包括:各類合同;勘察設(shè)計文件及圖紙等。這些檔案主要是原件,項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要及時收集并妥善保存.

  第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括:質(zhì)量、安全驗收以及進(jìn)度、費(fèi)用審核表格。這些檔案由施工單位提供,檔案員要根據(jù)施工進(jìn)度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

  第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。主要包括:監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細(xì)則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀(jì)要;監(jiān)理月報;工程質(zhì)量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外,還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分檔案由項目部編寫、紀(jì)錄、傳遞、整理歸檔。

監(jiān)理檔案的要求

  二、監(jiān)理檔案員基本要求

  應(yīng)掌握以下的知識:

  (1)了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序,加深對工程建設(shè)的理解,從而知道自己處理的是什么檔案,有什么用處,檔案之間有什么關(guān)系,以便清楚掌握檔案管理工作。

  (2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍,以便能指導(dǎo)施工承包單位的施工技術(shù)檔案技術(shù)整理工作。

  (3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)》的基本內(nèi)容,理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個層次質(zhì)量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗收的程序。

  (4)了解與《統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容,材料、構(gòu)配件驗收試驗、工程檢測等的有關(guān)規(guī)定。

  (5)掌握一定的文秘知識,具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

  三、監(jiān)理檔案的管理要求

  (一)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件檔案管理制度,宜設(shè)專人管理文件檔案,做到“明確責(zé)任,專人負(fù)責(zé)”。

  (二)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件檔案。監(jiān)理人員應(yīng)及時分類整理自己負(fù)責(zé)文件檔案,并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行管理,監(jiān)理文件檔案應(yīng)準(zhǔn)確、完整。

  (三)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件檔案應(yīng)為原件,若為復(fù)印件,應(yīng)加蓋報送單位印章,并由經(jīng)手人簽字,注明日期和原件存放處。

  (四).監(jiān)理文件檔案涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式,簽字蓋章手續(xù)完備。

  (五).項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件檔案管理。

  四、監(jiān)理檔案的分冊管理依據(jù)

  1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點(diǎn)》把監(jiān)理檔案按六冊分類整理。

  2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

  發(fā)布:2013年5月13日實施:2014年3月1日

  3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161--2014

  發(fā)布:2014-06-25實施:2014-08-01

  第一冊(共7項內(nèi)容)

  1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標(biāo)的應(yīng)附監(jiān)理中標(biāo)通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。

  2、施工合同(含各類合同,如分包合同等)

  3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表

  4、施工許可證

  5、項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。

  6、合同爭議處理意見

  7、合同變更檔案

  第二冊(共8項內(nèi)容)

  l、勘察設(shè)計文件

  2、設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要

  3、工程變更單(C.0.2)

  4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報審表(B.0.3)

  5、施工組織設(shè)計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

  6、分包單位資格報審表(B.0.4)

  7、施工機(jī)械和設(shè)施/計量設(shè)備報審表(B.0.8)

  8、試驗室報審表(B.0.6)

  第三冊(共14項內(nèi)容)

  1、監(jiān)理規(guī)劃

  2、監(jiān)理實施細(xì)則

  3、監(jiān)理月報

  4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

  5、工程質(zhì)量評估報告

  6、監(jiān)理工作總結(jié)

  7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

  8、工程質(zhì)量事故報告單

  9、工程質(zhì)量事故處理方案報審

  10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

  11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

  12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

  13、施工單位申請表

  14、監(jiān)理日志

  第四冊(共5項內(nèi)容)

  l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

  2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

  (有見證取樣送檢檔案的附在相應(yīng)的報審表后)

  3、報審、報驗單(B.0.9)

  4、分部工程報驗單(B.0.10)

  5、旁站記錄(A.0.7)

  第五冊(共6項內(nèi)容)

  l、工程款支付報審表(B.0.13)

  2、工程款支付證書(A.0.9)

  3、索賠意向通知書(C.0.4)

  4、費(fèi)用索賠報審表(B.0.15)

  5、施工進(jìn)度計劃報審表(B.0.14)

  6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

  第六冊(共5項內(nèi)容)

  l、監(jiān)理臺帳

  2、收、發(fā)文登記表

  3、工程檔案的照片及聲像檔案

  4、其它監(jiān)理檔案(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理檔案)

  5、D類表(項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)考核評價用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161-2014)

  五、監(jiān)理檔案的移交

  依據(jù):《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點(diǎn)》

  需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理檔案

  1、工程開工報審表(B.0.2)

  2、工程復(fù)工報審表(B.0.3)

  3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

  4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

  5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

  6、工程質(zhì)量事故報告單;

  7、工程質(zhì)量事故處理方案報審表;

  8、工程暫停令(A.0.6)

  9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

  10、監(jiān)理規(guī)劃

  11、監(jiān)理實施細(xì)則

  12、合同爭議處理意見

  13、合同變更檔案

  14、工程質(zhì)量評估報告

  15、監(jiān)理工程總結(jié)

  16、工程變更單(C.0.2)

  17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔檔案

  建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

  為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案,根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的具體情況,制定本辦法。

  第一條建設(shè)監(jiān)理檔案,是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶,也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

  第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義:一是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交;二是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

  第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi),將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部,由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作,項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

  第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱,監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下:每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示,例如:

  D J 2 0 1 0 2 0 1

  第1位:D含義是“檔案”類,以區(qū)別于“圖書”“檔案”;

  第2位:填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”;S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”;

  第3位:表示文件的大類,以數(shù)字來表示?!?”代表工程準(zhǔn)備階段文件;“2”代表監(jiān)理文件;“3”代表施工文件;“4”代表竣工圖;“5”代表竣工驗收文件;

  第4、5位:表示文件的小類,以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》(以下簡稱附錄A)的順序編號;如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

  第6、7位:表示文件屬類,是小類項下的分項,依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫,如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

  第8、9位:為文件流水號。

  本例代碼含義為:建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細(xì)則一份。

  第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件,均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下:

  1工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單;

  2施工合同文件及委托監(jiān)理合同;

  3勘測設(shè)計文件;

  4施工許可證和安全許可證;

  5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則;

  6分包單位資格報審表;

  7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要;

  8施工組織設(shè)計(方案)、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表;

  9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令;

  10測量核驗檔案;

  11工程進(jìn)度計劃及控制檔案;

  12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗檔案;

  13施工試驗檔案;

  14設(shè)計變更和工程變更檔案;

  15隱蔽工程驗收記錄;

  16工程計量單和工程支付證書;

  17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件;

  18各種報驗申請表;

  19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報;

  20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件;

  21檢驗批、分項(子分項)、分部(子分部)、單位工程的驗收檔案;

  22索賠文件檔案;

  23竣工結(jié)算審核意見書;

  24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告;

  25監(jiān)理工作總結(jié);

  26鑒于每個項目具體情況不同,歸檔檔案不一定都如上所列齊全,但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

  第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件,其幅面尺寸為A4幅面。

  第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

  第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管;監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊,由指定人員見證銷毀。

  第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案檔案,須持單位介紹信,并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時,須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  監(jiān)理需要做哪些檔案

  監(jiān)理檔案(又叫做建筑工程檔案)包括:監(jiān)理檔案概述,監(jiān)理投標(biāo)文件,監(jiān)理管理檔案,監(jiān)理工作記錄,竣工驗收檔案,監(jiān)理工作其他檔案,監(jiān)理檔案的管理辦法,安全監(jiān)理檔案等內(nèi)容。

  項目監(jiān)理部行政文秘負(fù)責(zé)工程施工有關(guān)信息收集、管理、保管??偙O(jiān)理工程師或總監(jiān)代表組織定期工地會議或監(jiān)理工作會議,并整理會議紀(jì)要。專業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查施工單位材料、構(gòu)配件、設(shè)備的狀況以及工程質(zhì)量的驗收簽認(rèn),并將有關(guān)信息收集后,向總監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表匯報。

  擴(kuò)展檔案:

  一、監(jiān)理檔案的作用:

  監(jiān)理檔案的要求

  1、監(jiān)理檔案是反映工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要依據(jù);

  2、監(jiān)理檔案是工程質(zhì)量竣工驗收的必備條件;

  3、監(jiān)理檔案是城建檔案館的重要組成部分;

  4、監(jiān)理檔案是建筑交付使用后維修、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。

  二、監(jiān)理檔案的要求:

  1、工程的參見各方應(yīng)該把工程檔案的形成和積累納入工程管理的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)人員的職責(zé)范圍;

  2、工程檔案檔案應(yīng)該實行分級管理,由建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位的主管(技術(shù))負(fù)責(zé)人組織各自單位的工程檔案管理的全過程工作。在工程建設(shè)過程中工程檔案的收集、整理和審核工作應(yīng)有熟悉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé);

  3、工程檔案應(yīng)隨著工程進(jìn)度同步收集、整理和立卷,并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交;

  4、工程各參加單位應(yīng)該確保各自檔案的真實、準(zhǔn)確、有效、完整、齊全,字跡清楚,無未了事項。所用表格應(yīng)按相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一格式,若有特殊要求需要增加表格時,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一歸類。

  監(jiān)理檔案都有哪些?

  1、勘察設(shè)計文件、建設(shè)工程監(jiān)理合同及其他合同文件。

  2、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則。

  3、設(shè)計交底和圖紙會審會議紀(jì)要。

  4、施工組織設(shè)計、(專項)施工方案、施工進(jìn)度計劃報審文件檔案。

  5、分包單位資格報審文件檔案。

  6、施工控制測量成果報驗文件檔案。

  7、總監(jiān)理工程師任命書,開工令、暫停令、復(fù)工令,工程開工或復(fù)工報審文件檔案。

  8、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報驗文件檔案。

  9、見證取樣和平行檢驗文件檔案。

  10、工程質(zhì)量檢查報驗檔案及工程有關(guān)驗收檔案。

  擴(kuò)展檔案:

  注意事項

  1、監(jiān)理檔案必須及時整理、真實完整、分類有序。

  2、監(jiān)理檔案的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),并指定專人具體實施。

  3、監(jiān)理檔案應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。

  4、監(jiān)理檔案的編制及保存應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

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