檔案在社會現(xiàn)實中不僅實存形態(tài)廣泛多樣，而且與諸多事物有著較為復雜的關系，使人們往往難分彼此，甚至將其混為一談。因此，有必要進一步從理論上梳理檔案與相關事物的關系，弄清他們之間的聯(lián)系與區(qū)別。

現(xiàn)實中與檔案關系較近且不易分清的事物主要有文件、圖書、資料、信息、文物等。

1 檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別

檔案是由各種文件轉化而來的，文件材料是檔案的前身，檔案是文件材料的歸宿，因此，文件材料與檔案的關系是最切的。

檔案和文件既有切聯(lián)系，又有區(qū)別。文件是由一定的國家機關、社會組織以及個人為了處理現(xiàn)實事務的需要而產(chǎn)生的，它和檔案在內容和單體形式上是同一的。有些文件材料日后還需查考，就被有意識有目的地保存下來，轉化成檔案。因此，檔案是處理完畢的歷史文件，是留備查考的有價值的文件，是集中保存的系統(tǒng)的文件。

但檔案和文件材料之間的區(qū)別也很明顯：

1、并非所有的文件都能轉化為檔案，只有原始記錄性強，查考價值高且文書處理程序完畢的一部分文件才能轉化為檔案，大量的文件并不轉化為檔案。

2、二者的概念內涵，尤其是本質不同。文件本質上是人們處理、解決現(xiàn)時具體事務、問題的信息傳遞工具。文件雖有原始記錄性，但原始記錄性并非文書的本質所在，也不是人們制作使用文件的根本目的與追求。它主要在空間上傳播交流且具有相當程度的強制性（如公務文件）。而檔案的本質則是已往社會實踐的原始記錄物。它主要是在時間上傳遞，讓過去告訴現(xiàn)在，讓現(xiàn)在告訴未來。因此，檔案是人們追求、維系時間上的連續(xù)性、統(tǒng)一性的產(chǎn)物。從邏輯上講，二者內涵不同，但外延有大面積交叉。

3、除了文件，檔案還包括大量非文書（文件）類的原始性記錄物。因此，檔案就是檔案，不能稱“檔案文件”。了解檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別，不但有助于進一步理解檔案的定義，還有助于理解和掌握檔案整理的必要性和整理的方法。因為，檔案整理的許多原則和方法都與文件的形成、文件本身的各種因素緊相關。為了管好檔案，必須下工夫研究文件，掌握文件材料的來龍去脈。

2 檔案與圖書的聯(lián)系與區(qū)別

檔案與圖書的關系也較為切。有的檔案部門還保存一些圖書作為檔案的補充，提供查閱利用；有些圖書，例如回憶錄、未公開出版的書稿等帶有比較強的原始記錄性。

檔案與圖書的區(qū)別是在于：

1、二者的本質不同。檔案本質上是人們在社會實踐中直接形成的原始記錄。圖書

本質上是系統(tǒng)知識的結晶，是人類對自然及社會現(xiàn)象進行系統(tǒng)認識研究的結果。圖書的內容雖會涉及社會實踐，但卻不是對社會實踐的直接記錄，而是經(jīng)過加工、提煉、總結后的系統(tǒng)性產(chǎn)品。因此，我們可以說，檔案是社會實踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認識的產(chǎn)品。當然，書稿則是檔案，因為書稿是寫作過程的原始記錄。

2、二者的社會功能不同。檔案是原始記錄，可供人們查考史實、解決實際問題、研究歷史之用。圖書資料主要是供人們學習知識、陶冶性情。檔案比圖書更為寶貴。一些圖書是在檔案的基礎上形成的。例如，著名小說《基督山伯爵》就是根據(jù)檔案寫成的。

3、二者在內容上的交叉重合部分也仍然具有不同的特點。檔案內容中雖有知識，但這些知識是不系統(tǒng)的知識片段；圖書資料的內容中雖也有對歷史事實的記載，但這種記載卻不是直接的原始記錄，而是經(jīng)過加工提煉后的系統(tǒng)性知識。如由檔案文件內容直接匯編轉化而成的圖書（文選、文集、文件匯編等，檔案界稱為“編研成果”）所追求的也是系統(tǒng)性。

3 檔案與資料的聯(lián)系與區(qū)別

資料概念的外延較為寬泛。一般說來，凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的信息均可稱為資料。文件、檔案、圖書、報刊、文章、錄音、錄像，不管是集中保存還是散存各處，都可以看成是資料。正由于這個因素，有的單位缺乏檔案意識沒有建立檔案管理制度，把該作為檔案管理的東西僅僅看作資料，沒有按照檔案管理的要求來管理這些“資料”。有的人把檔案只看作資料，或者稱檔案為“檔案資料”。

檔案與資料都記錄了各種信息和知識，都被人們有意識地保存。但是，從形成及其性質看，檔案又與資料有所不同。檔案產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了處理當時某種事務，作為記錄和辦事的工具，并非為了提供給人閱讀。只是由于其中仍有某種用途，才被保存下來成為檔案。因此可以說，檔案是人們處理事務過程中遺留下來的“副產(chǎn)品”，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，是特定的形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫和另外收集的材料，不是純粹人為的結果，具有很強的原始性。同時，檔案一般是原本、原稿，而且往往是孤本，獨此一份。檔案可以被人們作為資料看待并使用，但卻不能把資料作為檔案看待并使用。

4 檔案與信息的聯(lián)系與區(qū)別

檔案是一種信息資源。檔案信息與其他信息的不同在于檔信息具有原生性。信息，按其形成特征可分為原生性信息和派生性信息。檔案是人們社會活動形成的“第一手材料”，是事物發(fā)生、發(fā)展、變化的原始記錄，它是沒有經(jīng)過處理的原始信息。它可以作為信息加工的原材料，經(jīng)過加工產(chǎn)生出圖書、資料等派生性信息。

檔案是最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生性固化信息。檔案匯集了大量的知識，也記載著豐富的信息，成為一種重要的信息資源。檔案一方面以其信息的本源性、可靠性等特點而優(yōu)于其他信息資料，同時又由于它的原始性和內向性等特點而使檔案信息知識的系統(tǒng)性和傳播功能低于其他信息資料。因此，應該掌握檔案信息的特點，采取相應的科學管理措施，發(fā)揮檔案信息的優(yōu)勢，彌補它的局限性，從而強化檔案信息資源的功能。

5 檔案與文物的聯(lián)系與區(qū)別

檔案與文物在內涵上有部分交叉重合。文物是有文化價值的歷史遺留物，其中也有一些重要的歷史文件可以發(fā)揮原始記錄的作用。檔案，尤其是重要的檔案，既有原始記錄作用又有突出的歷史文化作用，也可以作為文物。因此，我國檔案法實施辦法規(guī)定“既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關史料或者進行史料研究”，從法律層面肯定了文物與檔案的重合交叉關系。

檔案與文物的相似之處在于都是自然形成的。其產(chǎn)生的目的都不是為了供人們日后閱讀和考古研究。但是，檔案的形成及其性質，與歷史文物又有所不同。現(xiàn)今從地下出土的文物，它們被遺留下來，在當時一般是無意識的。而檔案的最后形成，即由文件材料向檔案轉化，則是人們有目的地進行的。

檔案與文物的區(qū)別還在于內容信息是否清晰、確定。絕大部分文物是實用性物品，其所記錄的歷史事實的內容信息不清晰、不明確，不能成為檔案。而檔案則是內容信息清晰、確定、可明確說明某一歷史事實的原始記錄。

檔案中的“實物檔案”確立的標準也是其所記錄的內容、信息的清晰性與明確性。一般而言，只有那些自身帶有文字的實物（如公章或印章、錦旗、獎杯、標牌、錢幣、帶字的旗幟、牌匾等）才可成為實物檔案被檔案部門收藏，而無文字的實用物品因不能說明其產(chǎn)生、使用的歷史背景等史實，則不能成為實物檔案。若其有較高的文化價值，可作為文物被博物館等文物部門收藏。從這個意義看，檔案不同于一般的歷史遺物，它是以具體內容反映其形成機關或人物的社會活動的歷史記錄物，因此具有很強的記錄性。

通過上述分析，我們可以認識到：區(qū)分檔案與相關事物的關系必須牢牢把握檔案的本質屬性。檔案是歷史的原始記錄，或者說是原始的歷史記錄，兼具原始性和記錄性是檔案區(qū)別于其他信息載體、文獻資料和歷史文物的關鍵。

檔案具有原始記錄性正是我們從事檔案管理工作引以為傲的特點。

編輯：SAN

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