人工智能在企業(yè)檔案管理中的應用

隨著知識經濟的蓬勃發(fā)展， 知識與信息日漸成為社會組織機構重要的經濟資源以及獲取競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略重點。在日趨復雜而變化迅速的經濟環(huán)境中， 企業(yè)的各類檔案資源如果不去充分的開發(fā)利用， 則將失去其原本巨大的經濟價值，甚至可能會使企業(yè)在今后的經濟建設中承擔更多、更大的風險。因此， 企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用應該得到所有組織與個人廣泛的重視。

同時，企業(yè)檔案管理也必須改變以往消極、被動的管理方式 ， 強調積極、主動和智能化管理方式， 提升企業(yè)價值， 增強企業(yè)核心競爭力。

關鍵詞：

企業(yè)檔案、信息化、人工智能、云服務、數據處理

檔案，作為社會進步與發(fā)展的重要組成部分，對經濟、科技與文化的發(fā)展趨勢、發(fā)展現(xiàn)狀的歸納與概括發(fā)揮著重要的作用。現(xiàn)代化信息技術的廣泛應用與推動下，信息資訊應用迅速發(fā)展，為企事業(yè)單位的發(fā)展與騰飛提供了條件?，F(xiàn)代社會的檔案資料已經實現(xiàn)了電子化和數據化，以數字形式存儲的檔案資料使用戶可以很方便地進行檢索和查閱，同時更有利于信息的保存。

人工智能技術在知識、數據與信息處理方面具有強大的優(yōu)勢。眾多檔案研究著作和專家團隊是知識儲備，多年的檔案信息化、數字化建設成果是數據基礎。時代背景下，AI應用于檔案管理將是科技發(fā)展的必然。

一、當下企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1. 企業(yè)對檔案管理工作重視程度不足

常規(guī)的檔案工作偏于默默耕耘，不易做出耀眼的成績或者取得重大的突破。加之企業(yè)內部普遍存在過于注重業(yè)務工作而忽視其他輔助性工作的情況，這會導致檔案管理只處在檔案收集、保存等應付狀態(tài)中，只有少數單位把檔案搜集存檔工作作為重要的工作開展。檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中問題頻發(fā)，企業(yè)檔案丟失、泄的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2. 檔案管理方法落后

受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多企業(yè)的檔案管理工作模式仍停留在手工操作階段或是簡單電子處理階段，缺乏現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理能力，只有簡單的目錄編制、資料統(tǒng)計和信息檢索，不能合理運用計算機檔案管理軟件，隨著企業(yè)檔案數量的增加，如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對這些信息加以處理和利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，是當下檔案管理工作亟待解決的問題。

3. 企業(yè)檔案信息量過大，檔案管理方式不當

目前，許多企業(yè)內部檔案信息、數據形式多樣，內容繁雜，主要有紙質類、影像類、電子類等檔案信息形式，包括環(huán)境類、設計類、人力資源類、財務管理類等等多種檔案內容，沒有規(guī)范的管理制度和管理途徑，致使檔案數據信息過于混亂，給企業(yè)檔案管理的收集集、整理分類等工作產生了較大的影響，造成檔案管理效率低下，對企業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻礙。

4. 企業(yè)檔案數據信息缺乏明確的結構化分類

企業(yè)內部檔案的非結構化現(xiàn)象嚴重。企業(yè)產生的許多內部數據和信息都需要納入檔案記錄中，如果不對其加以正確及時的分類和整理，信息調用時就會增加搜索難度，進而影響檔案資源的利用價值。因此，加強檔案管理必須不斷強化對非結構化數據信息的收集、整理和利用，促進企業(yè)內部檔案資源的有效利用。

二、企業(yè)檔案開發(fā)利用的難點

隨著信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網中信息資源的數量以幾何級數增長，而人工處理信息的效率則依舊停滯不前。在效率不對等的局面下，企業(yè)檔案的開發(fā)利用面臨著諸多挑戰(zhàn)，主要難點如下:

1. 企業(yè)檔案中的信息、數據和知識過載

2. 企業(yè)檔案中的信息、數據和知識非結構化問題

3. 如何獲取、轉化企業(yè)檔案中的隱性信息、數據和知識

三、人工智能在企業(yè)檔案資源開發(fā)中的應用

1. 運用智能搜索技術解決檔案信息、數據和知識過載

企業(yè)檔案管理要求對組織內、外部的信息、數據和知識進行有效管理和最大限度利用，組織內部的信息、數據和知識僅是一小部分，組織外部的信息、數據和知識數量規(guī)模則更為龐大。

引入神經網絡技術，以增強搜索引擎的能力，使它成為智能搜索引擎。智能搜索嵌入了神經網絡和模式識別技術，搜索和定位知識是基于文本內容、含義和上下文的關系，快速而精確地搜索到更為有效的信息、數據和知識，滿足個體信息需求，提供可擴展的信息、數據和知識傳遞系統(tǒng)，有助于解決企業(yè)檔案中信息、數據和知識過載的困境。

2. 智能分類技術解決檔案信息、數據和知識非結構化問題

智能化分類是管理非結構化信息、數據和知識的有效方式，按照一定的規(guī)則對大量的、重要的非結構化信息進行分類，使之容易定位、獲取。信息、數據和知識的智能化分類可以先按照主題來劃分，在每一個大主題下再細分為不同的小主題，由此而組成結構、分出層次。應用統(tǒng)計軟件尋找文檔間主要統(tǒng)計的相似性，把大量共享的關鍵詞或短語的文檔分為一簇，每一簇都成為一個代表給定主題實例集的抽象概念，然后用關鍵字和布爾表達式，進一步確定更細的主題。智能化分類可以快速、高效地從企業(yè)檔案資源中找到所需信息數據。

3. 應用專家系統(tǒng)解決企業(yè)檔案中隱性信息、數據和知識的挖掘、轉化問題

專家系統(tǒng)是指利用計算機獲得專家知識、模仿專家解決問題的推理過程來解決難題。專家系統(tǒng)涉及知識的獲取、表示、推理和解釋。當企業(yè)檔案涉及的信息領域知識范圍廣、不易確定且關系錯綜復雜時，專家行為受限，不能用原始符號表示其邏輯和推理，運用計算機神經網絡模式用于自動分析輸入的歷史數據案例，識別出產生專家規(guī)則的模式和關系，進而快速地獲得企業(yè)檔案中的隱性知識。

四、人工智能與檔案管理的結合

1. 人工智能技術與檔案管理現(xiàn)代化

在檔案管理中，人工智能技術應用主要體現(xiàn)在專家系統(tǒng)、知識表達和自然語言處理上。目前除專家系統(tǒng)外，人工智能技術尚未達到精確模擬人類活動的水平，在檔案檢索領域也只是初步的應用，系統(tǒng)也不盡完善。一旦人工智能檢索技術的應用展開，可以使著錄標引規(guī)范化要求和技術難度相對降低，從而提高檢索效率。

2. 超文本技術與檔案管理現(xiàn)代化

超文本技術是一種友好接口技術，也是一種新的信息檢索模型。目前，國外各大學的數學系、信息科學系、計算機科學系及人工智能研究單位，都為此投入大量人力、物力，取得了令人鼓舞的成果。國內對超文本技術的研究也在加緊進行，并引起技術領域的普遍重視。在信息檢索方面，超文本技術打開了一條以聯(lián)想方式實現(xiàn)檢索的新途徑。

3. 科學應用智能分類技術處理非結構化信息

由于非結構化信息的存在，其來源和語言格式在文本中存在巨大的差異，對企業(yè)準確、快速地獲取和利用相關信息資源造成很大的阻礙?？茖W應用智能分類技術，需依據一定的要求和原則，對企業(yè)內部重要的非結構化信息資源加以整理分類，準確對其定位和獲取。在具體的智能分類過程中，將非結構化信息資源每一個較大的主題劃分為若干小主題，列出主題層次，形成整體的信息主題結構，并創(chuàng)建不同主題間的聯(lián)系，依據主題分類制定相應的標準或規(guī)則，保持企業(yè)檔案管理的科學性和有序性。

4. 合理應用知識服務系統(tǒng)模型管理隱性信息

知識服務系統(tǒng)模型即在企業(yè)檔案管理過程中，使計算機系統(tǒng)能夠集中管理分布式顯性及隱性知識，獲取針對信息，解決企業(yè)檔案管理中的隱性信息資源難以獲取和應用的問題。

知識服務系統(tǒng)模型包括對隱性信息資源的獲取、推理、解釋和顯示等內容。其中，獲取隱性信息資源是其運行的核心內容。企業(yè)通過利用知識服務系統(tǒng)模型，能夠有效挖掘企業(yè)內部各項隱性信息，將其轉化為企業(yè)所需的資源。結構化的隱性信息資源，可以在可視化的智能界面上利用語音或文本的方式與系統(tǒng)進行互動和交流。

五、檔案管理中的知識服務系統(tǒng)模型的研究

1. 知識服務系統(tǒng)模型

知識服務系統(tǒng)是集專業(yè)化、個性化（滿足不同場景下不同層次用戶需求）、深層次于一體的智能服務系統(tǒng)，旨在根據用戶需求重組碎片化領域知識，提供優(yōu)質信息資源整合、智能檢索(支持高精度檢索)、知識多維瀏覽及網絡展示等服務，解決信息資源紛繁分散、質量良莠不齊、海量信息處理速度慢、原始信息轉化率低等問題。知識服務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)本質區(qū)別是系統(tǒng)各處理階段(包括知識獲取、知識構建、知識推薦、知識服務、知識創(chuàng)新等)均一定程度實現(xiàn)智能化，用以提升知識轉化增值度。

2. 基于人工智能的知識服務

區(qū)別于傳統(tǒng)信息服務，基于人工智能的知識服務本質是通過計算機程序模擬人腦思考、決策以提供解決問題方案，降低人類重復性工作負荷、提升智力價值鏈傳遞效益。特征包括面向知識內容(基于邏輯獲取并形成符合用戶問題及環(huán)境需求且可自評的知識產品，而非基于簡單提問和獲取)、用戶需求驅動(關注問題解決而非信息提供)、貫穿決策過程(按用戶要求動態(tài)連續(xù)組織服務而非基于單方面一次性提供)、提供解決方案(非僅提供根據用戶問題、情景加工的初始信息、數據或文本)、面向增值服務(強調創(chuàng)造性加工形成獨特專業(yè)價值而非僅基于資源占有、規(guī)模生產等體現(xiàn)價值)。

3. 基于人工智能的知識服務系統(tǒng)模型

（1）知識倉庫體系結構模型

知識服務系統(tǒng)的基礎與核心是知識倉庫，其直接影響知識服務系統(tǒng)的服務質量和效率。該模型包含知識獲取層(基礎信息資源層，用知識裝入代理獲取知識并存入知識庫)、知識處理層(用知識引擎面向系統(tǒng)數據按用戶需求加工處理知識)、用戶激活層(用戶基于用戶界面觸發(fā)個性化檢索、個性化推薦等服務) 三層。

六、通過檔案業(yè)務信息交流平臺，逐步完善人工智能在企業(yè)檔案管理中的作用

1. 遵循統(tǒng)一標準和規(guī)范

項目建設的最終目的是檔案業(yè)務信息的綜合利用，在建設中要遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，參照國際、國內標準，保證技術的標準性和規(guī)范性。

在保證先進性的同時，嚴格遵循相關標準規(guī)范。在技術上采用國際標準或工業(yè)標準，在系統(tǒng)設計中采用發(fā)展前景優(yōu)秀的新技術，方便升級與設備維護。在管理上嚴格執(zhí)行標準規(guī)范，保證各系統(tǒng)之間的信息共享、互通互連。另外，各種數據規(guī)范、代碼體系也必須遵循國家和行業(yè)的相關技術標準。

2. 采用技術具有先進性、成熟性

立足于國際上最先進的系統(tǒng)設計思想，采用盡可能最先進的軟硬件技術和開發(fā)工具、采用先進成熟的技術，并兼顧其他相關業(yè)務要求。適應更高的數據、多媒體信息的傳輸要求，使整個系統(tǒng)在一段時間內保持良好的運行潛力，以適應未來信息化的發(fā)展和技術升級的需要。

3. 遵循實用、經濟的原則

建設過程中要遵循經濟、實用的原則以及人性化設計。項目設計過程中，以操作簡單、使用方便、成本投入低廉為主要設計目標。按照整體項目建設中子系統(tǒng)關于重要性、緊迫性的優(yōu)先級，分階段、有步驟的進行項目建設，盡量避免成本的重復投入及資金浪費，盡量利用現(xiàn)有資源。

4. 保證系統(tǒng)的安全性、可靠性

保證設備安全和信息安全，確保網絡在出現(xiàn)故障時能迅速挽救和恢復。為保證檔案業(yè)務交流正常工作，系統(tǒng)網絡必須具有高可靠性。對網絡結構、網絡設備、服務器設備等各個方面進行高可靠性的設計和建設。

在硬件備份、冗余等可靠性技術的基礎上，采用相關的軟件技術提供較強的管理機制、控制手段和事故監(jiān)控、網絡安全保等支持，提高網絡系統(tǒng)的安全可靠性。應用防火墻、VPN技術、加技術和安全認證實現(xiàn)信息安全需求，雙機熱備份、磁盤陣列、存儲網絡實現(xiàn)信息的安全存儲和數據丟失恢復。

隨著檔案信息資源業(yè)務的不斷擴展，信息網絡管理任務必定會日益繁重。因此，依托互聯(lián)網技術，建立一個全面的檔案網絡管理平臺，是未來檔案管理工作的必經之路。利用人工智能去提高檔案工作效率、增加信息處理和利用概率，使檔案信息資源這個知識的海洋快速流動起來，從中吸取有價值的信息，為我所用，實現(xiàn)檔案保存的深層次價值，是現(xiàn)代檔案工作的實際意義所在。