與無下屬單位的企業(yè)不同，集團型企業(yè)總部檔案機構既承擔著檔案實體管理職能，又承擔著對下屬單位檔案業(yè)務監(jiān)督指導職責，對總部及下屬單位的檔案管理水平產生較大的影響。本文在分析企業(yè)檔案機構設置重要性和檔案機構設置類型的基礎上，就集團型國有企業(yè)總部檔案機構的設置及運行提出建議，供廣大國有企業(yè)參考。

企業(yè)檔案

機構設置的重要性

企業(yè)檔案機構的設置對檔案事業(yè)的發(fā)展起著重要的決定性作用。

一是檔案機構設置的層級決定了其履職能力。層級較高的檔案機構在履行業(yè)務監(jiān)督指導職能時具有權威性，履職能力強，對下屬企業(yè)的監(jiān)督指導職能可得到較充分的發(fā)揮。反之，檔案機構層級設置較低，或是把檔案機構放在下屬單位，這樣的檔案機構一般缺少權威，無法較好地履行業(yè)務監(jiān)督指導職能。

二是檔案機構設置決定了檔案工作融入主業(yè)的程度。檔案部門機構的設置將決定其參與本企業(yè)主營業(yè)務活動或知悉主營業(yè)務活動信息的程度，從而影響其將檔案工作融入主營業(yè)務的程度。從現有的企業(yè)檔案工作發(fā)展態(tài)勢來看，凡把檔案機構設在總部并有較高層級的企業(yè)，檔案工作融入主業(yè)的程度較好。

如中國石油天然氣集團有限公司、華為股份有限公司等將檔案機構設置在總部，而且給予其較高的層級，檔案工作對企業(yè)主營業(yè)務活動給予大力支撐，檔案工作取得了很好的成效。反之，檔案機構不能順暢地捕獲主營業(yè)務活動信息，使檔案工作遠離主業(yè)、偏離主業(yè)，造成檔案工作和業(yè)務活動“兩張皮”，檔案工作的作用得不到應有的發(fā)揮。既不利于檔案事業(yè)的發(fā)展，也使主營業(yè)務活動不能得到檔案工作的有效支撐，從而出現因檔案信息缺失而造成損失的情況。

三是檔案機構設置決定了檔案人員的職業(yè)生涯發(fā)展。檔案機構設置層級決定了檔案人員可上升的最高層級，決定檔案人員的職業(yè)生涯。層級較高的檔案機構可設置較高的職級，檔案人員也具有較大的上升空間，有利于檔案人員職業(yè)發(fā)展。

反之，層級較低的檔案機構，最高職級受到限制，使檔案人員上升空間受到限制，不利于檔案人員職業(yè)發(fā)展和職業(yè)生涯規(guī)劃，檔案人員流失嚴重。某中央企業(yè)由于管理檔案實體的檔案機構設置在下屬企業(yè)，層級較低，便出現了核心人員和骨干流失現象。

集團型企業(yè)檔案機構

設置類型及其優(yōu)缺點分析

不同的企業(yè)因企業(yè)文化、管理理念、發(fā)展階段、檔案管理基礎不同而對檔案機構的設置采取不同的方案（具體見集團型企業(yè)檔案機構設置類型及其優(yōu)缺點分析表）。

集團型企業(yè)檔案機構設置類型及其優(yōu)缺點分析表

集團型國有企業(yè)總部

檔案機構設置及運行方案選擇

1、企業(yè)檔案機構設置有關要求

國家檔案局印發(fā)的《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》要求優(yōu)化企業(yè)檔案機構建設，提出“檔案機構設置應與企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應。國有企業(yè)應設置專門歸口負責檔案工作的職能機構，其中中央企業(yè)總部、中央金融企業(yè)總行（部）、地方國有大型企業(yè)等應在總部的組織架構中設置檔案機構（檔案管理部、檔案中心或檔案館等）。要根據《檔案法》賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務監(jiān)督指導兩種職能設置檔案機構的崗位和配備人員”。這個要求是根據檔案工作的特點和當前國有企業(yè)改革的實際提出的，包括中央企業(yè)在內的各國有企業(yè)應將有關要求予以落實。

2、集團型國有企業(yè)檔案機構設置方案

根據《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》有關要求，國有企業(yè)檔案機構應采取如下設置方案。

要在總部設立相對獨立的業(yè)務監(jiān)督指導與實體管理兼具的一級檔案機構。如機構數量受限，可將檔案機構設置為與其他機構合署的一級部門。如因企業(yè)規(guī)模等原因，無法將檔案機構設置為一級部門的，也可設為二級部門，但需保持獨立，并確保設在總部。但無論如何，不宜將履行檔案監(jiān)督指導職責的檔案機構設在下屬單位。

在檔案機構的實際設置和運行中，不少企業(yè)設置兩個檔案機構，分別為承擔業(yè)務監(jiān)督指導職能的檔案機構（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案處”）和承擔檔案實體管理職能的檔案機構（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案館（中心）”），即處、館（中心）分設。前者一般設在總部，后者多設在下屬單位，或以下屬單位的形式存在。這種職能設置盡管不完全符合《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》的有關要求，但如果運用得好也能起到在“總部的組織架構中設置檔案機構”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務監(jiān)督指導兩種職能”的效果。

3、處、館（中心）分設的一體化運作

在前文提到的幾種檔案機構設置方案中，處、館（中心）分設具有特殊性，需要相應的運作機制，本部分為此專門進行討論。

職能分設檔案機構一般是將業(yè)務監(jiān)督指導職能放在總部機構中，如放在辦公室檔案處、機要檔案處、保檔案處或文檔處等，將檔案實體管理職能放在下屬單位，或是放在下屬單位的一個內設機構，或是作為總部直屬的獨立單位，或是作為下屬的三級單位，如檔案館、檔案中心等。這種檔案機構設置方法盡管有違檔案機構設置的原則和要求，但在總部檔案工作對人員需求量較大，又缺少編制的情況下不失為一種權宜之計。由于職能分設檔案機構的設置在實踐中具有一定的代表性，是解決總部職數不足，但又能在一定程度上滿足“總部組織架構中設置檔案機構”且“賦予檔案保管利用和檔案業(yè)務監(jiān)督指導兩種職能”要求的一種權宜的解決方案。但這種檔案機構設置方法能否將設在下屬單位的履行檔案實體管理職能的有關人員和其所開展業(yè)務順利納入總部的檔案業(yè)務之中，即將設在下屬單位的履行檔案實體管理職能的檔案機構與在總部履行檔案業(yè)務監(jiān)督指導職能的檔案機構實行一體化運行，是這種職能設置能否起到并滿足“總部的組織架構中設置檔案機構”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務監(jiān)督指導兩種職能”的關鍵。

一是要確保履行檔案業(yè)務監(jiān)督指導職能的機構必須在總部機構序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務監(jiān)督指導人員。設在總部的履行業(yè)務監(jiān)督指導職能的檔案機構是歸口聯系設在下屬單位履行實體管理職能的檔案機構的橋梁和紐帶，它可將總部對檔案工作的需求及時傳達至實體管理部門，并將實體管理部門的業(yè)務納入總部檔案業(yè)務工作中，實行一體化管理。這些都需要有專門的人員負責。反之，如果設在總部的履行檔案業(yè)務監(jiān)督指導職能的機構沒有相應的專職檔案人員，那么檔案實體管理機構及其業(yè)務就游離在總部之外，其結果便是造成檔案工作與業(yè)務工作“兩張皮”，檔案工作既找不著本企業(yè)經營管理工作的中心，也無法看到大局。因此，確保履行檔案業(yè)務監(jiān)督指導職能的機構必須在總部機構序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務監(jiān)督指導人員是實行一體化運作的關鍵。

二是要切實實行業(yè)務監(jiān)督指導職能機構和檔案實體管理職能機構的一體化運作。一體化運作的要義是將檔案實體管理人員在業(yè)務上和運作上作為總部檔案部門人員的一部分，如設在總部的檔案處可調派、考核檔案館（中心）人員，并對檔案館（中心）負責人的安排提出意見，檔案館（中心）與檔案處共同履行本企業(yè)的檔案職能。因為將檔案實體管理機構設在下屬單位的初衷主要是解決總部人員編制不足的問題，所以只有檔案業(yè)務監(jiān)督指導機構對檔案實體管理部門人員具有調派權、考核權，才能使總部檔案機構起到業(yè)務監(jiān)督指導職能和檔案實體管理職能兼具的作用。但是，在現實運作中，有的企業(yè)未賦予業(yè)務監(jiān)督指導機構調派檔案實體管理人員參與總部檔案工作的權力，檔案業(yè)務監(jiān)督指導機構對實體管理部門人員也無任命建議權和考核權，致使監(jiān)督指導工作和實體管理工作“兩張皮”。

三是將檔案實體管理機構作為業(yè)務監(jiān)督指導職能機構的人才池。將設在下屬單位的檔案館（中心）作為總部檔案處人員的儲備庫。當總部檔案處人員空缺時，從設在下屬單位的檔案館（中心）調入。這種人才池機制有利于疏通設在下屬單位的檔案館（中心）人員的成長通道，有利于人員成長和留住人才，有利于保證調入總部檔案處從事檔案業(yè)務監(jiān)督指導職能的工作人員的基層經驗和檔案工作經驗，有利于保持檔案工作的連續(xù)性，讓檔案工作不因人員流動而中斷，這對檔案實體管理人員也是一種非常好的激勵。