一、文書檔案電子信息化管理的意義

1 .管理效率顯著提升

文書檔案電子信息化管理依托計算機信息技術(shù)，以及數(shù)據(jù)庫管理平臺，實現(xiàn)文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質(zhì)文檔進行操作，在檔案信息化管理系統(tǒng)中進行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。

2. 信息共享越發(fā)便捷

文書檔案電子信息化管理，基于計算機信息系統(tǒng)及設(shè)備，對原本紙質(zhì)的文書檔案進行了電子化文獻信息轉(zhuǎn)化， 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，電子文獻信息可以通過“關(guān)鍵詞”等形式進行檢索、查閱，且可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實現(xiàn)文書檔案電子信息的跨系統(tǒng)、跨區(qū)域共享。

3. 電子文件保存穩(wěn)定

紙質(zhì)文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環(huán)境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術(shù)的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據(jù)系統(tǒng)兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點，實現(xiàn)電子信息的實時存儲、傳輸和讀取，具有較強的安全穩(wěn)定性。

4. 文件傳遞速度更快

傳統(tǒng)管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統(tǒng)、機要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案電子信息化管理可借助網(wǎng)絡(luò)渠道，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。

二、文書檔案電子信息化管理的原則

隨著計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的深入運用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發(fā)生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態(tài)。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應(yīng)社會發(fā)展現(xiàn)狀及要求，應(yīng)堅持三個原則。

1 .規(guī)范性

所謂規(guī)范性，是指文書檔案進行電子化管理應(yīng)從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規(guī)范化。應(yīng)根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關(guān)規(guī)定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規(guī)范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規(guī)范的流程和要求。

2.效益性

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，應(yīng)把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應(yīng)立足文書檔案管理現(xiàn)狀，積極主動地適應(yīng)新的管理模式對于文書檔案管理的現(xiàn)實要求，始終堅持效益優(yōu)先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務(wù)，更好地發(fā)揮文書檔案在體現(xiàn)社會主義巨大政治優(yōu)勢、滿足經(jīng)濟建設(shè)及社會發(fā)展實際需要中的作用。

3. 安全性

存儲環(huán)境發(fā)生深刻變化，電子文件管理要積極適應(yīng)這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應(yīng)確保電子文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統(tǒng)行文、收集、管理和歸檔，應(yīng)防止網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的黑客、病毒等構(gòu)成的電子文書檔案管理系統(tǒng)的安全威脅，積極構(gòu)建新的檔案安全存儲、管理和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。

三、 文書檔案電子信息化管理存在的主要問題

1. 管理體系不夠完善

隨著辦公OA系統(tǒng)等電子信息化管理系統(tǒng)在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉(zhuǎn)變，但從實際應(yīng)用來看，文書檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)應(yīng)用管理不夠完善，相關(guān)的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。

2 .管理媒介不夠全面

電子信息化系統(tǒng)在后期的運行過程中，無論是軟件系統(tǒng)還是硬件設(shè)備均需要長期進行同步升級、改造，尤其是隨著大數(shù)據(jù)、云計算、云存儲技術(shù)的應(yīng)用，電子信息技術(shù)系統(tǒng)所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進一步完善。

3. 管理系統(tǒng)銜接不暢

文書檔案電子信息化管理系統(tǒng)銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現(xiàn)在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標準和要求；二是辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間銜接不暢，電子文書難以直接實現(xiàn)存儲和歸檔。

4. 管理路徑不夠適配

電子信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當前電子信息化管理現(xiàn)狀來看，電子信息技術(shù)還不具備這一功能，還需要檔案工作者進行識別，文書檔案信息分辨還存在精準性不高等問題。

四、文書檔案電子信息化管理的措施

1 .不斷完善管理體系

文書檔案電子信息化管理體系的完善應(yīng)從三個方面入手。

（1） 完善檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合文書檔案管理實際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項規(guī)章制度。

（2）完善檔案管理人員配置。根據(jù)文書檔案電子信息化管理的實際需要，為檔案管理崗位配置專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人才。

（3） 完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。根據(jù)辦公OA系統(tǒng)應(yīng)用實際，建立與辦公OA系統(tǒng)相適配的檔案管理接口，保證系統(tǒng)功能的電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現(xiàn)了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設(shè)必不可少的考量因素。應(yīng)根據(jù)文書檔案載體、形態(tài)等發(fā)生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設(shè)備形成，并且隨著電子設(shè)備系統(tǒng)的更新升級，電子文件的可擴展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實際需要。

2.及時升級管理媒介

文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應(yīng)根據(jù)文書檔案信息化管理實際需要，及時做好媒介系統(tǒng)升級。一方面， 做好文書檔案數(shù)據(jù)庫升級管理?？蛇x用SQL Server架構(gòu)建設(shè)不同保密等級的數(shù)據(jù)庫，并對其進行編號，實現(xiàn)基于不同保密等級的特定數(shù)據(jù)庫管理。另一方面，升級服務(wù)器。針對機關(guān)企事業(yè)單位文書檔案數(shù)量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務(wù)器與物理服務(wù)器相結(jié)合，其中，虛擬服務(wù)器重點處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務(wù)器則重點做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外， 積極應(yīng)用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。

3. 確保管理系統(tǒng)銜接

管理系統(tǒng)的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機關(guān)企事業(yè)單位檔案工作者應(yīng)增強工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質(zhì)量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質(zhì)量。二是系統(tǒng)銜接。積極構(gòu)建基于辦公OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接、暢通的檔案管理體制機制，使文書處理部門利用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規(guī)章制度，嚴格按照電子信息系統(tǒng)的設(shè)置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項工作。

4.做好管理路徑適配

從文書檔案電子信息系統(tǒng)的運行模式、檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應(yīng)熟練掌握電子信息系統(tǒng)的操作流程、方法，確保嚴格按照系統(tǒng)要求管理文書檔案，相關(guān)參數(shù)規(guī)范、科學(xué)。另一方面，檔案從業(yè)者以及文書管理者應(yīng)掌握一定的計算機信息技術(shù)、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)。