2018年，新組建的中華人民共和國(guó)自然資源部，開(kāi)始對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)施集中管理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案客觀、全面、真實(shí)記錄了工作過(guò)程中的各種活動(dòng)，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。

 1、 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

1.1 復(fù)雜性不動(dòng)產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門(mén)和內(nèi)容多。從不動(dòng)產(chǎn)登記的類(lèi)別來(lái)看，包括首次登記、變更登記、注銷(xiāo)登記、查封登記等；而從具體不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利來(lái)看， 《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》 中明確了十大類(lèi)適用不動(dòng)產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設(shè)用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)，等等?？梢钥闯?，不動(dòng)產(chǎn)登記工作本身就比較復(fù)雜，而從不動(dòng)產(chǎn)登記的具體運(yùn)行來(lái)看，各項(xiàng)工作的程序也十分復(fù)雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷(xiāo)售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。而我國(guó)疆域遼闊且人口眾多，不動(dòng)產(chǎn)登記工作十分復(fù)雜，相對(duì)應(yīng)檔案管理工作也具有復(fù)雜性，管理難度大。

 1.2 動(dòng)態(tài)性市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)交易成為市場(chǎng)交易的一種普遍形式，最為常見(jiàn)的即商品房交易。有交易就會(huì)涉及不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化。不動(dòng)產(chǎn)登記工作是動(dòng)態(tài)發(fā)展的一項(xiàng)工作，需要即時(shí)更新相關(guān)的信息，以確保信息的準(zhǔn)確性，從而確保產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。基于此，不動(dòng)產(chǎn)檔案同樣需實(shí)時(shí)更新，真實(shí)客觀地反映不動(dòng)產(chǎn)交易的各項(xiàng)活動(dòng)，檔案管理工作要求及時(shí)、全面、客觀、真實(shí)。

 1.3 專(zhuān)業(yè)性從專(zhuān)業(yè)性的角度來(lái)看，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有其獨(dú)特性，是一種特殊的專(zhuān)業(yè)檔案，2016年， 《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》 頒布，其中第六章第九十四條明確了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動(dòng)產(chǎn)登記簿等不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料，如申請(qǐng)人身份材料、登記原因等。  可以說(shuō)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存儲(chǔ)了權(quán)利人的所有登記信息，能夠?yàn)橄嚓P(guān)職能部門(mén)和個(gè)體用戶(hù)提供不動(dòng)產(chǎn)登記信息、出具相關(guān)證明，相比于一般的文書(shū)檔案，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。

 2 、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的問(wèn)題分析

 2.1 管理難度比較大不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理難度大主要源于三點(diǎn)原因：一是檔案意識(shí)薄弱。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案以法律的形式明確了物權(quán)所有者的權(quán)利，能夠保護(hù)物權(quán)所有者的合法權(quán)益。但在檔案管理的實(shí)際工作中仍存在意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，部分單位并未出臺(tái)符合工作實(shí)際的配套管理制度，檔案管理缺乏規(guī)范性。二是配套設(shè)施不完善。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理成為發(fā)展趨勢(shì)，但由于資金問(wèn)題，部分基層管理部門(mén)仍存在基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備不健全的問(wèn)題，這不利于檔案的規(guī)范化管理。三是檔案數(shù)量與日俱增。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，房地產(chǎn)市場(chǎng)十分活躍，不動(dòng)產(chǎn)管理活動(dòng)在社會(huì)生活中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，也造成了各種不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的不斷累積。  發(fā)達(dá)省份的市級(jí)單位產(chǎn)生的不動(dòng)產(chǎn)檔案存卷可能多于100萬(wàn)卷且資料分散保存在各個(gè)不同的部門(mén)，難以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理。

 2.2 信息更新不及時(shí)前文已經(jīng)提到，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的繁榮發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)交易的數(shù)量和頻次與日俱增，房產(chǎn)權(quán)屬的變更成為普遍現(xiàn)象，這就要求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作做到信息的即時(shí)更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。但從不動(dòng)產(chǎn)登記工作的實(shí)際運(yùn)行來(lái)看，全國(guó)范圍內(nèi)每天的交易次數(shù)多，可能存在應(yīng)發(fā)生變更的不動(dòng)權(quán)屬，但不動(dòng)產(chǎn)檔案尚未緊隨權(quán)屬的變更而即時(shí)更新數(shù)據(jù)，這樣就可能造成后期產(chǎn)生法律糾紛問(wèn)題。此外，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需求，國(guó)家的土地政策也歷經(jīng)了多次改變，由于檔案意識(shí)薄弱或者專(zhuān)業(yè)人員不足等原因，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息更新不及時(shí)，從而產(chǎn)生系列后續(xù)問(wèn)題。

 2.3 管理格局不成熟不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，既包括自身各類(lèi)業(yè)務(wù)工作行程的檔案資料，還包括從不同部門(mén)，如農(nóng)業(yè)部門(mén)、林業(yè)部門(mén)、房管部門(mén)等移交過(guò)來(lái)的檔案資料，形成了一個(gè)十分龐大的檔案信息資源庫(kù)。目前，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門(mén)負(fù)責(zé)，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設(shè)中住房拆遷安置補(bǔ)償問(wèn)題和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中房地產(chǎn)交易問(wèn)題。但不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及多個(gè)部門(mén)，部分領(lǐng)域不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作機(jī)制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問(wèn)題，這就給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理帶來(lái)了不良影響。如何進(jìn)一步完善管理格局，逐步實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。

 2.4 數(shù)字化管理不健全 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”大大提升了不動(dòng)產(chǎn)登記工作的效率，但給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理帶來(lái)了沖擊，主要體現(xiàn)為三個(gè)方面：一是不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)更加注重精簡(jiǎn)流程，業(yè)務(wù)部門(mén)完成登記后，未即時(shí)與檔案管理部門(mén)完成有效對(duì)接，由此造成業(yè)務(wù)工作與歸檔工作脫節(jié)。二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”，此種工作方式能夠?qū)崿F(xiàn)“不見(jiàn)面審批”，推行“無(wú)紙化辦公”，但部分機(jī)構(gòu)忽視電子文件的歸檔，只是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成信息的相關(guān)登記，并未完整保存好業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)電子文件，導(dǎo)致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”形成的檔案資料包括紙質(zhì)和電子兩種載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進(jìn)行調(diào)整。 

 3、 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理探析

 3.1 參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度完善的管理制度能夠?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理提供執(zhí)行依據(jù)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，各省市職能部門(mén)均結(jié)合自身不動(dòng)產(chǎn)登記工作實(shí)際出臺(tái)了相應(yīng)的管理規(guī)范。譬如，2019年，湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記中心制定的 《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》正式發(fā)布，立足湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記工作實(shí)際，明確了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及保管期限等相關(guān)規(guī)范，對(duì)于推動(dòng)省內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理具有重要意義。職能部門(mén)出臺(tái)的相關(guān)管理規(guī)范在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用，完善相關(guān)管理制度要參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》等，這些是開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，在遵循法律法規(guī)的前提下，要以上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)為主要指導(dǎo)依據(jù)。

 3.2 理順工作機(jī)制，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的實(shí)時(shí)性，需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。實(shí)施動(dòng)態(tài)管理需關(guān)注三點(diǎn)內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的無(wú)縫對(duì)接。不動(dòng)產(chǎn)登記工作本身就具有動(dòng)態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動(dòng)、任何信息的更改均會(huì)影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度適時(shí)更新相關(guān)信息。二是明確各職能機(jī)構(gòu)的職責(zé)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作涉及多個(gè)部門(mén)，各部門(mén)之間應(yīng)強(qiáng)化交流，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門(mén)在檔案管理中的作用并督促落實(shí)各項(xiàng)工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強(qiáng)化檔案意識(shí)。通過(guò)宣傳教育進(jìn)一步強(qiáng)化產(chǎn)權(quán)人、業(yè)務(wù)辦理人員和檔案管理人員的檔案意識(shí)，各參與人員意識(shí)到檔案的重要性有利于實(shí)現(xiàn)各方的良性溝通，有利于做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作。

 3.3 掌握核心技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字管理 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進(jìn)一步完善以適應(yīng)不斷變化的形勢(shì)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。推進(jìn)數(shù)字化管理可以從三個(gè)方面著手：一是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用 OCR識(shí)別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項(xiàng)工作均實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)辦理。三是注重信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一個(gè)持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專(zhuān)業(yè)的人才作保障。在人才引進(jìn)階段，注重考察人才的專(zhuān)業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能、信息技術(shù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和服務(wù)理念等方面的培訓(xùn)，以更好地適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。