檔案管理咨詢，近幾年數(shù)字信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)也成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)的主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，推進(jìn)檔案信息資源共享，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

 1 、檔案信息化建設(shè)概述

檔案管理咨詢，檔案信息化是指采用信息技術(shù)方法配置檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為基礎(chǔ)和支持，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行處理、存儲(chǔ)、管理和利用。經(jīng)濟(jì)社會(huì)正在加快發(fā)展，信息化發(fā)展速度也在不斷提高，信息資源也成為目前主要的戰(zhàn)略資源。檔案屬于原生信息資源，發(fā)揮的作用也越來(lái)越重要。檔案信息化的主要作用就是全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、存儲(chǔ)和管理，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)條件和服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，檔案信息化分為檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息一體化三個(gè)方面，有機(jī)融合接收信息、傳遞信息、存儲(chǔ)信息和使用信息 。檔案信息化建設(shè)主要分為兩個(gè)方面：一方面是檔案本身內(nèi)容信息化，另一方面是對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整合。比如，城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是在新型技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，將城市建設(shè)檔案和社會(huì)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，不僅可以在社會(huì)中推廣，還可以和其他社會(huì)信息進(jìn)行融合，在社會(huì)系統(tǒng)中進(jìn)行充分利用，進(jìn)而提高社會(huì)服務(wù)能力和水平，促進(jìn)二者共同發(fā)展和進(jìn)步。

 2、 檔案信息化建設(shè)和檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

檔案管理咨詢，現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的管理模式發(fā)生了巨大改變，檔案服務(wù)也隨之發(fā)生變革。但是很多檔案管理人員缺少對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理也缺乏足夠的重視。檔案信息化建設(shè)的重要性主要有三個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，有效提高相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作效率。二是提高檔案查找的便捷性和時(shí)效性，提升檔案管理效率，為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)。三是提高檔案資源的共享性，進(jìn)而提高組織和社會(huì)效率。但目前，很多工作人員并沒(méi)有清楚地認(rèn)識(shí)到這些優(yōu)點(diǎn)和特性，這也導(dǎo)致檔案管理工作在推進(jìn)時(shí)受到一定的限制，有的在逐漸下降，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作效率產(chǎn)生不利影響 。

2.2 沒(méi)有正確利用信息資源

機(jī)關(guān)單位檔案管理咨詢渠道，檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要不足是未能充分利用檔案信息資源。傳統(tǒng)的檔案管理理念認(rèn)為檔案管理只是對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保管，為后續(xù)的查找和利用提供方便。但是現(xiàn)代檔案管理模式和過(guò)去比起來(lái)有很大的差異，現(xiàn)代管理理念認(rèn)為檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源共享，關(guān)注的方向也在向資源利用方面發(fā)展，有效利用檔案資源的同時(shí)也可以提供更多的方便，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。但是管理人員缺少對(duì)這一觀念的正確認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象還是檔案保存，檔案資源利用率的提升停滯不前，降低了檔案管理效率，也導(dǎo)致了檔案管理水平的相對(duì)下降。

 2.3 相關(guān)部門信息化水平不夠高

由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在差異，檔案管理信息化建設(shè)也各不相同，同時(shí)檔案管理人員的水平也不盡相同，導(dǎo)致管理部門信息化水平也各有差異，這些都會(huì)對(duì)檔案管理工作的水平和效果產(chǎn)生影響。雖然有一部分管理部門已經(jīng)開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，信息化水平也較高，但是仍然有很大一部分管理部門采取的是單機(jī)操作，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并沒(méi)有得到充分利用，信息化建設(shè)和檔案管理效率也受到不同程度的影響，檔案管理水平和能力也有所欠缺，檔案資源也缺乏有效利用 。

2.4 遠(yuǎn)程利用存在缺陷

檔案信息遠(yuǎn)程利用是目前檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案信息化建設(shè)的重要節(jié)點(diǎn)。但目前還有一些不足，檔案的保密管理和信息公開(kāi)都存在一定的難度。一是檔案公開(kāi)比較遲緩。檔案信息資源具有覆蓋面廣、完整性強(qiáng)、具有一定涉密性等特點(diǎn)，因此，檔案公布和公開(kāi)是檔案遠(yuǎn)程利用的一個(gè)重要條件。但在具體工作中，檔案信息公開(kāi)還沒(méi)有得到全面落實(shí)，遠(yuǎn)程查看也有較多限制。二是檔案信息遠(yuǎn)程利用效率較低，檔案信息大部分都是以目錄或是文本的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，但是很多信息格式不規(guī)范、不兼容，利用不便。三是還未建立完善的遠(yuǎn)程利用機(jī)制。現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)體系還不完善，對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程利用的理想目標(biāo)還有很長(zhǎng)一段時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)，檔案信息遠(yuǎn)程利用和檔案信息化建設(shè)存在脫節(jié)現(xiàn)象 。

3 、提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平的有效對(duì)策

3.1 進(jìn)一步增強(qiáng)信息化意識(shí)

檔案信息化其實(shí)就是觀念信息化。檔案信息化建設(shè)最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識(shí)和積極性，管理人員的工作主動(dòng)性和信息化建設(shè)水平具有緊密聯(lián)系。因此，管理人員應(yīng)建立正確的檔案信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，提高自身工作責(zé)任感和使命感，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做好有關(guān)工作。所以，在推進(jìn)檔案信息化時(shí)，檔案信息化意識(shí)的能動(dòng)作用發(fā)揮著作用和價(jià)值，也是目前檔案信息化建設(shè)的重要?jiǎng)恿?，機(jī)關(guān)單位檔案管理咨詢渠道。

3.2 提高信息化管理水平

建立數(shù)字檔案，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，是推進(jìn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。應(yīng)加大軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入，建設(shè)主要基于獨(dú)立服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，大力推進(jìn)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化，建立一定規(guī)模的數(shù)字檔案資源，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理服務(wù)的水平和能力，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。應(yīng)提高信息化管理能力和水平，根據(jù)檔案管理法律法規(guī)，建立完善的管理制度，依法管理檔案；轉(zhuǎn)變管理模式，將傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)提高信息化管理水平的目標(biāo) 。

 3.3 建立有效的遠(yuǎn)程查閱體系

3.3.1 開(kāi)展遠(yuǎn)程查檔服務(wù)。建立檔案網(wǎng)站，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用和特點(diǎn)，上傳可以公開(kāi)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔用檔，推進(jìn)檔案信息資源共享。

3.3.2 提高檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)能力。明確檔案信息公開(kāi)級(jí)別、標(biāo)準(zhǔn)和程序，規(guī)范檔案信息公開(kāi)格式，提高網(wǎng)站信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。檔案管理部門對(duì)本地資源進(jìn)行整合時(shí)，主要通過(guò)特定的鏈接，不斷擴(kuò)充檔案信息資源。

3.3.3 以做好線下服務(wù)為補(bǔ)充。如果檔案信息不能公開(kāi)在網(wǎng)絡(luò)中，此時(shí)需要結(jié)合相關(guān)程序確認(rèn)檔案利用者的身份信息，一對(duì)一地進(jìn)行遠(yuǎn)程查檔咨詢服務(wù)。

 3.3.4 出具異地檔案證明。遵循試點(diǎn)運(yùn)行、不斷深入和穩(wěn)定推動(dòng)的原則，采用簽訂協(xié)議等方式，同相關(guān)檔案館進(jìn)行更進(jìn)一步的合作，促進(jìn)合作的順利開(kāi)展。不斷嘗試和改進(jìn)異地檔案證明的手段和方法，利用數(shù)據(jù)技術(shù)、備份等功能，促進(jìn)檔案證明向傳真形式和網(wǎng)絡(luò)打印方向發(fā)展，節(jié)省檔案利用者時(shí)間，提高檔案信息遠(yuǎn)程利用的效率 ，機(jī)關(guān)單位檔案管理咨詢渠道。

3.4 提高信息化服務(wù)水平

隨著檔案信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也要遵循良好的服務(wù)理念，確保信息化管理控制機(jī)制能滿足實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展目標(biāo)，特別是建立更加完善的服務(wù)體系，充分發(fā)揮數(shù)字檔案的作用和價(jià)值，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)代背景下，我們應(yīng)高度重視并大力推進(jìn)檔案信息化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題和不足，牢固樹(shù)立檔案信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，理順檔案信息化管理體制機(jī)制，大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化、檔案遠(yuǎn)程利用和檔案信息資源共享，提高檔案信息化管理的能力和水平。