一、 檔案數(shù)字化的含義和內(nèi)容

1．檔案數(shù)字化的涵義。檔案數(shù)字化，是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案信息通過計算機錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為由0和 1兩位數(shù)字編碼來表達一種綜合性技術(shù) ，即變成數(shù)字信號，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的全過程。

 2．檔案數(shù)字化的內(nèi)容。檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為兩方面 ：一 方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，關(guān)鍵是規(guī)范檔案的著錄標引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) ；另一方面，檔案全文的數(shù)字化，可以采用掃描錄入方式，將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引 ，或是經(jīng) OCR(光學(xué)字符技術(shù) )識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容 ，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。

二 、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

 1．檔案數(shù)字化具有較強時效性優(yōu)勢。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的辦公用具消失了，取而代之的是以單位內(nèi)網(wǎng)、計算機系統(tǒng)、電腦工作臺為主的辦公工具。大量的電子文件可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只需通過授權(quán)審批獲得相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息，大大提高了檔案的管理效率。

 2．檔案數(shù)字化完整性與便捷性的優(yōu)勢。檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理后，各業(yè)務(wù)部門工作人員只要在平時將文件材料輸入網(wǎng)絡(luò) (OA系統(tǒng))系統(tǒng)，由檔案管理人員統(tǒng)一負責立卷編碼保存。年終，檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接自動立卷、編目，并打印出移交目錄、卷 內(nèi)目錄、全引目錄等，整個操作過程簡單便捷，并確保了檔案的完整性。

3．檔案數(shù)字化可操作性和利用性的優(yōu)勢。檔案數(shù)字化將各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上。立卷后，利用者通過檢索工具，檢索到同一事件 (問題)的若干有關(guān)歷史性聯(lián)系的電子文件。而且數(shù)字化檔案的利用過程可不經(jīng)過現(xiàn)場，通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進行。在檔案數(shù)字化模式下，用戶之間可以十分便利的溝通，甚至在一定的條件下角色可以相互轉(zhuǎn)換。

三 、檔案數(shù)字化過程中易出現(xiàn)的問題

1．檔案數(shù)字化存儲形式的選擇問題。檔案數(shù)字化后可以保存為JPEG、PDF等格式進行存儲。一般我們選擇通用性較強的JPEG存儲格式。它可以減輕數(shù)據(jù)終端服務(wù)器的壓力，而且可以支持多頁文件數(shù)字化存儲，為紙質(zhì)文書類檔案數(shù)字后化數(shù)據(jù)的掛接提供極大的方便。

 2．檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)掛接問題。在 日常工作中，一條目錄上不止掛接了一個原文，有的同時掛接兩個甚至更多個原文 ，有的目錄沒有相對應(yīng)的原文進行掛接。主要原因是取名規(guī)則不清 。描件的取名原則以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù) ，檔案目錄中的每一件檔案，都有一個唯一的電子檔號，要以此命名。一 件檔案為多頁時，可根據(jù)頁碼順序?qū)D像文件命名。

 3．檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全問題。為了避免數(shù)據(jù)丟失問題，對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全妥善保管，將對電子檔案目錄信息與電子檔案進行封裝，生成電子檔案報送數(shù)據(jù)包進行移交和接收。確保了電子檔案的“三性”，即真實性、完整性、有效性，滿足電子檔案實現(xiàn)文件交換、長期保存和利用的相關(guān)要求。

四、檔案數(shù)字化存在問題的解決方法

 1．數(shù)字化檔案的掃描。軟件公司提供現(xiàn)在科技比較先進的柯達 2000的高掃設(shè)備，按照國家要求掃描分辨率應(yīng)達到 300dpi，柯達 2000掃描儀的分辯率已達到600dpi。存儲格式上我們采用 3PEG格式，這種格式可以用最少的磁盤空間得到較好 的圖像 質(zhì)量。允許用不同的壓縮比例對文件進行壓縮 ，支持多種壓縮級別 ，適合網(wǎng)絡(luò)傳輸，為下一步檔案數(shù)字化掛接提供方便 。

 2．數(shù)字化檔案的掛接。將掃描件后的文件取名要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，要求每一件檔案的名稱是軟件自動升成，檔案目錄中的每一件檔案都要以電子檔號命名。檔案掃描后的圖像文件名也是以檔案的電子檔號命名的。如果遇到一 件檔案為多頁時，可根據(jù)該件檔案的電子檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。這種命名方式，能夠確保各單位檔案目錄中的每一件檔案在任何情況下都不會發(fā)生文件名重復(fù)的現(xiàn)象。

 3．數(shù)字化檔案的存儲。檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)，采取光盤、移動硬盤進行脫機備份，檔案數(shù)據(jù)備份三套。一套封裝待移交和接收，一套提供利用，一套異地保存。異地保存是檔案工作必須注意的，更加要注意密級檔案不上互聯(lián)網(wǎng)?，F(xiàn)在正在建立完善的內(nèi)網(wǎng) (OA系統(tǒng))，檔案的安全問題上也應(yīng)引起重視。要力爭將檔案權(quán)限最小化、檔案歸檔整理程序化，檔案安全制度化。