一、 什么是“無頭檔案”？
無頭檔案，顧名思義，就是沒有歸屬的檔案，一般都是出現(xiàn)在人事檔案部門。這些檔案通常都是因為員工的離職、升職、調(diào)動等等變動，而沒有及時通知檔案部門造成的，定制化服務(wù)。

檔案部門因沒有及時接到通知，所以等檔案部門管理檔案時，找不到對應(yīng)的人員，既不能將檔案轉(zhuǎn)遞到對應(yīng)部門，又不能進行銷毀。
于是檔案就被長期積壓在檔案部門，不能發(fā)揮自己本身的作用，還需要人員進行管理，這就給檔案管理的效率以及工作量帶來了巨大的麻煩。

這種無意義的管理，就是對檔案部門的一種浪費，不僅檔案沒有發(fā)揮作用，管理人員也會身心疲憊，而對員工的晉升、培養(yǎng)一樣增加了難度。

所以，要提高人事檔案管理部門的工作效率，首先要排除這一大隱患，對“無頭檔案”要及時的處理，以及杜絕“無頭檔案”的產(chǎn)生。
二、 “無頭檔案”形成的原因
形成原因主要是因為人員不穩(wěn)定，檔案管理的制度不是很健全，人員變動時，檔案的轉(zhuǎn)遞交接不及時，沒有做到檔案隨著人走，久而久之，人員與檔案就脫節(jié)了。

這種情況是出現(xiàn)在員工的個人身上，而還會有另外一種情況就是檔案工作的問題。

在檔案進行轉(zhuǎn)遞時，對接收單位名稱不清楚或書寫不準確，接收單位收到后又未仔細查對，誤收誤存，久而久之，人檔脫節(jié)，找不到檔案當事人下落。
人事檔案材料的收集、歸檔不及時，或?qū)κ占瘉淼牧闵⒉牧蠜]有及時整理，而轉(zhuǎn)遞人事檔案時，只轉(zhuǎn)走整理好的，余下的零散材料，時間一長就轉(zhuǎn)不出去，也會形成“無頭檔案”

剩下的一種情況就是檔案工作制度的問題，因為現(xiàn)在檔案工作還在初期，所以對于一些工作的細致制度還不足夠完善，交接手續(xù)不全，工作不細致，都會導致“無頭檔案”的產(chǎn)生，在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)。

三、 處理“無頭檔案”
在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)，對這種檔案的處理方式，從一定的方面上來講就好比是倒垃圾一樣，沒有用處的就銷毀，有用的找個地方保存。

對檔案來說，首先就是要對內(nèi)容信息進行鑒定，分清有無價值。無價值的檔案，造冊登記，報領(lǐng)導審核批準后子以銷毀。
有價值的檔案，詳細登記，積極查詢該人的主管單位。有可以通過合理渠道進行查詢，證實檔案信息屬實。

在職人事檔案檔案數(shù)字化定制服務(wù)，但也會出現(xiàn)，信息有價值，但是沒有組織進行證實，這種情況呢就可以將檔案轉(zhuǎn)交給當?shù)氐臋n案館進行統(tǒng)一保存。
四、 杜絕“無頭檔案”產(chǎn)生
(1) 人事檔案部門要建立嚴格的管理制度并貫徹執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)未轉(zhuǎn)遞的檔案材料及時予以處理。

(2)人事檔案部門要及時掌握人員錄用、調(diào)動信息，人員調(diào)動要堅持先調(diào)檔后調(diào)人，新主管一旦發(fā)現(xiàn)人到而檔案未到時，應(yīng)主動催要。
(3）新收集的檔案材料，及時歸檔、整理裝訂。轉(zhuǎn)遞時，堅持個人的檔案全部轉(zhuǎn)出，不得分批轉(zhuǎn)遞。

(4)保持檔案人員的相對穩(wěn)定，以便熟悉業(yè)務(wù)，更好地開展工作。檔案人員調(diào)動時，應(yīng)堅持“先配后調(diào)”，交接清楚后再調(diào)出。