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在職人事檔案數(shù)字化加工服務管理對策

時間:2022-03-30 作者: 2021年11月06日 來源:網絡 點擊量:

(一)定期對數(shù)字化檔案進行升級信息技術會隨著時代的發(fā)展不斷進步與完善,同時,在新技術對舊技術進行替代時,以舊技術為依托的存儲設備可能會無法被新技術所讀取。在這種情況下,檔案管理人員一方面應做好兩手準備,即既保存數(shù)字化人事檔案信息,也同步保存紙質化人事檔案信息,使得每一份人事檔案信息都有一份保底檔案,供后期查閱。另一方面,檔案管理人員應定期對數(shù)字化檔案進行升級,在升級過程中,要保障存儲的檔案信息不被丟失或更改,保障檔案的準確性。

(二)選擇合適的存儲載體載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質基礎,載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當前載體的形式有多種,做成載體的材質也五花八門,但材質品質優(yōu)良的存儲設備其各方面抗風險能力都會較為凸出。人事檔案管理人員應在存儲載體方面選擇材質優(yōu)良,具有較強抗風險能力和保存時間較長的存儲設備,讓人事檔案信息不會因為載體本身的原因而遭到破壞或丟失。

(三)加強人事檔案數(shù)字化管理安全性數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對計算機信息系統(tǒng)和存儲硬件設備的安全性進行多方面加強來保障。首先,檔案管理部門應清晰地分清人事檔案的保密級數(shù),對保密級數(shù)較高的人事檔案應加強安全保管系數(shù),加強病毒查殺軟件,應用軟件,聯(lián)網設備,防火墻等計算機系統(tǒng)保護程序的安裝與監(jiān)管。其次,加強人事檔案保管人員的安全性教育。對保密級數(shù)較低或完全公開的人事檔案信息,檔案保管人員也應該嚴格按照單位制定的人事檔案管理、調閱等程序進行處理。再次,完善人事檔案責任落實制度。人事檔案在管理過程中,可能會遇到上級領導要調閱自己的檔案或他人檔案,或數(shù)字化人事檔案在操作過程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失,對于這些問題,單位要根據具體情況將責任落實到具體個人,以責任來加強檔案管理人員的保管意識。

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