5 管理職責
5.1 業(yè)務(wù)部門職責
負責財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作,并對歸檔文件的完整、準確、形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。
5.2 檔案部門職責
5.2.1 負責對財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。
5.2.2 負責制定符合本單位實際的財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度。
5.2.3 負責監(jiān)督和指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作。
5.2.4 負責財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)檔案的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。
5.2.5 參與本單位財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、實施等工作,提出財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)電子文件歸檔要求,指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門及時歸檔財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)電子文件；負責電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),確保能夠及時接收財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)電子文件,并符合電子檔案管理要求。
5.3 信息化部門職責
負責在財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、實施、運維等過程中落實財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)電子文件歸檔功能要求,依據(jù)標準建設(shè)財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),做好電子檔案管理系統(tǒng)的運行維護,為財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理提供信息化支持。
6 收集
6.1 財產(chǎn)保險公司在承保、理賠、再保險等業(yè)務(wù)活動中直接形成的業(yè)務(wù)文件應(yīng)納入歸檔范圍。各公司可參考但不限于附錄 A 確定本單位財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)文件歸檔范圍。
6.2 財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)文件歸檔時應(yīng)劃分保管期限。財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各類業(yè)務(wù)檔案保管期限具體見附錄 A。附錄 A 中規(guī)定的保管期限為最低期限, 各公司在具體劃分時可選擇高于本規(guī)定的期限。承保類業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自保險合同終止之日起計算,理賠類業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自結(jié)案次年1月1日起計算,再保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自歸檔之日起計算。
6.3 業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將辦理完畢的業(yè)務(wù)文件及時移交部門專(兼)職檔案人員。
6.4 財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)文件制成檔案材料應(yīng)有利于歸檔保存,圖文字跡應(yīng)符合耐久性要求。