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音像檔案管理規(guī)范要訣四——歸檔及時

時間:2022-03-28 作者: 2021年11月20日 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

錄音錄像電子文件一般自形成起3個月內(nèi)要向檔案部門移交歸檔,最遲不能超過次年6月。文件形成部門在管理系統(tǒng)中以在線方式提交歸檔,由管理系統(tǒng)自動完成并記錄清點、“四性”鑒定等程序性工作;檔案部門對照清點、鑒定結果,對擬歸檔電子文件的整理、著錄成果等進行審核,確認無誤后,管理系統(tǒng)即可完成登記、填寫登記表等程序性工作,并為錄音錄像電子檔案編制檔號,正式歸入電子檔案庫,與其他門類電子檔案一并進行集成管理。


以離線方式歸檔錄音錄像電子文件的,要以手工方式完成著錄、制作離線歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格、EXCEL等著錄電子文件,除前述需在管理系統(tǒng)中手工著錄的項目外,還要著錄全宗號、檔案門類代碼、年度、件號、攝錄日期、計算機文件名等,著錄文件要存儲在保管期限或年度文件夾中;二是按終端計算機存儲結構要求制作離線歸檔載體,并在包裝盒上注明載體編號、檔案門類、歸檔年度、活動名稱和電子文件數(shù)量等信息;三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作,檔案部門要及時將文件及其著錄信息導入管理系統(tǒng)。

 

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