明確收集范圍。要在檔案管理制度中明確錄音錄像電子文件的收集范圍，記錄本單位履行主要職能和基本歷史面貌的文件都應納入其中；重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應同步收集、歸檔。

收集要符合制度規(guī)定。要按照制度明確的收集范圍和歸檔文件格式開展轉換、存儲、挑選等收集工作。從攝錄設備、原始載體中轉換出來的錄音錄像電子文件，以及后期編輯制作、能如實反映客觀事實的錄像電子文件，要齊全完整地、以歸檔文件格式存儲在管理系統終端計算機中。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣頻率不低于44.1kHz；錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps。經挑選留存的錄音錄像電子文件應客觀、系統、清晰地反映工作主題。