醫(yī)院在設(shè)置病案室、人事檔案室、財務檔案室之外，還設(shè)置有綜合檔案室，用于儲存文書檔案、科技檔案、聲像資料、歷史實物，涉及黨務、行政、紀檢、招標、基建、后勤、科研、教學、文化等工作內(nèi)容。把綜合檔案室建設(shè)成智慧檔案室，把有價值的檔案管理起來、利用起來，對于探索醫(yī)院管理規(guī)律、開展政策研究、提供決策支撐、進行文化建設(shè)都具有不可估量的作用。

智慧檔案室是繼傳統(tǒng)檔案室、數(shù)字檔案室之后的第三代檔案室。核心要義是檔案內(nèi)容的智慧性攝取、智慧化管理，關(guān)鍵步驟是把檔案實體或數(shù)字化圖像的內(nèi)容全文輸入電腦、全部數(shù)據(jù)化，讓檔案內(nèi)容變成可被電腦全文檢索、任意組合、全部關(guān)聯(lián)、重新生成、主動推送的數(shù)據(jù)。

建設(shè)智慧檔案室需要打造“三個平臺”。一是打造檔案管理平臺，與OA辦公自動化系統(tǒng)、HRP運營管理系統(tǒng)等系統(tǒng)對接，實現(xiàn)互聯(lián)互通，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，把各類檔案統(tǒng)一收集起來，進行全流程、全生命周期管理。二是打造數(shù)據(jù)分析平臺，通過數(shù)據(jù)挖掘與主動推送技術(shù)，對數(shù)據(jù)進行分析，讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)、生成信息、變成智慧，主動推送、有針對性地推薦。三是打造檔案物聯(lián)平臺，把人、物、信息、環(huán)境連接起來，實現(xiàn)檔案的自動調(diào)取、跟蹤監(jiān)控，以及檔案保管環(huán)境的自動監(jiān)控、自主調(diào)節(jié)等。

智慧檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)和前提是檔案全文數(shù)據(jù)化，核心和關(guān)鍵是數(shù)據(jù)挖掘與主動推送，輔助和保障是物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。存儲檔案是為了科學利用，智慧檔案室應該具備接收、存儲、管理、利用、安全、備份六大功能。醫(yī)院管理者要把數(shù)據(jù)當作檔案去收集、管理，以便為患者提供優(yōu)質(zhì)服務。醫(yī)院智慧檔案室要積極投入應用，主動向管理者、使用者推送數(shù)據(jù)信息，邊建設(shè)邊推送，充分發(fā)揮智慧檔案室作用，讓檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成管理智慧。