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在你的印象中檔案整理是不是就是意味著好找、整齊,其實(shí)檔案整理是以維護(hù)歷史原貌為宗旨。在檔案實(shí)踐中,零散形成的文件只有經(jīng)過檔案整理的過程,建立起它們之間的歷史聯(lián)系,才能成為真正的檔案。而檔案整理就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。
檔案整理工作的基本要求:遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分檔案的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
檔案整理工作的要求有哪些
(一)保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案之間的有機(jī)聯(lián)系體現(xiàn)了檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),要求我們在檔案整理過程中盡量保持這種聯(lián)系,不得人為地任意制裂?!兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類法就是從檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容來集中相關(guān)的歸檔材料,尊重了檔案在時(shí)間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。
(二)區(qū)分不同價(jià)值。區(qū)分不同價(jià)值是指分析檔案的保存價(jià)值,劃定保管期限,原則上對于不同保管期限的檔案分別集中,區(qū)別對待,體現(xiàn)了檔案分級保管的思想。例如:《規(guī)則》將保管期限作為檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)之一,充分體現(xiàn)了區(qū)分檔案的不同價(jià)值,分別集中檔案的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定,短期保存的檔案可以不拆訂,允許在最低一級類內(nèi)直接按檔案的形成時(shí)間或文號排列。區(qū)分不同價(jià)值管理檔案,意味著對價(jià)值大、保管期限長的檔案重點(diǎn)整理和保管,而對于價(jià)值小、保管期限短的檔案可以根據(jù)實(shí)際情況,采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧_@樣既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動強(qiáng)度和有限的資源,也有利于提高具有長久保存價(jià)值的檔案的整理質(zhì)量,為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。
(三)便于保管和利用
檔案整理的根本目的,是為了方便其保管和利用。當(dāng)然,不能孤立地追求保管和利用的方便性,其前提是保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值。如不少單位完全按檔案的形成時(shí)間或文號對檔案進(jìn)行排編制大流水號,不強(qiáng)調(diào)事由原則,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。這樣的確很省事,能夠暫時(shí)滿足一定的現(xiàn)實(shí)利用需要。但若干年以后,當(dāng)檔案移交進(jìn)館后,這種做法的不足之處就會顯現(xiàn):同一事由的檔案被分散,關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。
對于各單位檔案室來講,檔案整理工作是其最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作,通過整理可以更有利于檔案的保存和利用,有利于檔案管理水平的提升。特別是在當(dāng)前新形勢下,檔案數(shù)量不斷增加,在檔案整理工作中需要利用新技術(shù)和新方法來提高檔宰整理的質(zhì)量,確保檔案更好地發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。