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在人事檔案中包含個體的詳細(xì)資料數(shù)據(jù)信息,其中包含學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷,個人隱私如姓名、性別、身份證號等內(nèi)容,也體現(xiàn)出是一個機(jī)構(gòu)或者企業(yè)所具有的人力資源結(jié)構(gòu),通常情況下,對此類的數(shù)據(jù)信息需進(jìn)行保密處理。但人事檔案在組織中有一定的重要性;同時具有較高的管理價值,所以在現(xiàn)代化的信息時代發(fā)展中,應(yīng)該更多地注重對管理環(huán)境發(fā)生的變化,導(dǎo)致出現(xiàn)各種風(fēng)險的應(yīng)對,并采取具有針對性的措施解決問題,以此有效地防范人事檔案出現(xiàn)風(fēng)險的概率。
1.1 管理環(huán)境復(fù)雜
在人事檔案管理工作的長期開展中,采用的都是實(shí)體檔案管理模式,通常都是當(dāng)?shù)厝耸虏块T管理或者是部分工作人員的檔案由單位進(jìn)行保管,檔案管理工作中流轉(zhuǎn)的途徑比較單一,經(jīng)手辦理的人員比較少,所處的環(huán)境也相對比較封閉,最大的風(fēng)險就是實(shí)體檔案在管理過程中,出現(xiàn)損壞、丟失或者是人為造假等現(xiàn)象。在現(xiàn)今信息化管理的時代,主要以實(shí)體人事檔案作為基礎(chǔ),開展新的電子人事檔案管理,其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體,呈現(xiàn)出內(nèi)容可分離、傳輸可網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn),讓信息資源開發(fā)與利用變得更加的便捷,單位也可在工作開展中,加強(qiáng)對人事檔案資源的集中管理與數(shù)據(jù)分析,清楚地了解單位的人力資源結(jié)構(gòu),為后續(xù)的用人提供更多的參考。于是人事檔案管理工作就面臨更加復(fù)雜的開放性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,雖然開展檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié)沒有出現(xiàn)較大的變化,但信息系統(tǒng)的管理企業(yè)、與外網(wǎng)之間的對接等,都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風(fēng)險與自然風(fēng)險變得更加復(fù)雜,需要單位在工作開展中,重視管理工作開展的流程、環(huán)節(jié)以及制度等方面的優(yōu)化。
1.2 技術(shù)要求更高
信息化時代對人事檔案風(fēng)險管理工作的開展,帶來最為先進(jìn)的信息技術(shù)。隨著現(xiàn)今檔案信息化建設(shè)工作的不斷深入,各種基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、管理系統(tǒng)的應(yīng)用,都采用的是新產(chǎn)品與新技術(shù),對人事檔案中呈現(xiàn)出的文本與圖像信息來講,新技術(shù)的使用還比較少,因?yàn)槿耸聶n案中具有較高的私密性與高價值性,面對較大的技術(shù)威脅。開展數(shù)字化人事檔案管理工作,有著高密度的工作開展特征,計算機(jī)在使用過程中可能會感染病毒,或是因?yàn)檐浖膿p耗導(dǎo)致檔案出現(xiàn)重大損失。很多單位在工作開展中會使用 VPN 的登錄方式,以此限制外部用戶的接入,但隨著現(xiàn)今辦公理念的發(fā)展以及個人需求的多元化,局域網(wǎng)轉(zhuǎn)換成為全域網(wǎng),也成為人事檔案管理工作開展的一種趨勢,提升了人事管理工作與信息利用的風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷地快速發(fā)展,只有建立起更加完善的風(fēng)險管理機(jī)制,才能面對更多可能出現(xiàn)的問題。