人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時，都需要使用到檔案。

　　松江是上海市轄區(qū)，位于上海市西南部，經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)。隨著信息時代的發(fā)展，松江各企業(yè)對人事檔案掃描工作日漸重視。人事檔案數(shù)字化不僅可以提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性，還有助于企業(yè)實現(xiàn)合規(guī)性、成本節(jié)約和環(huán)境責(zé)任，是現(xiàn)代企業(yè)管理不可或缺的一部分。

　　人事檔案數(shù)字化是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化成以數(shù)字圖像和數(shù)字文本為載體的形式。那么，松江人事檔案掃描的過程包含哪些具體流程呢？

　　一、檔案出庫。

　　需要對每一本人事檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。

　　對接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對。

　　將每一份人事檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進(jìn)行校對，避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查各種人事檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。

　　要將所有需要數(shù)字化的人事檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。

　　對原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新檢查、裝訂紙質(zhì)檔案。

　　掃描完成后，要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查是否有漏裝、錯裝材料，核查無誤后重新將紙質(zhì)檔案封盒存放。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。

　　對電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　以上就是松江人事檔案掃描公司的具體工作流程。檔案工作需要認(rèn)真對待，檔案數(shù)字化處理須嚴(yán)格遵循流程，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和電子檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性。為確保檔案掃描的順利進(jìn)行和紙質(zhì)檔案的安全，松江人事檔案掃描中有以下注意事項：

　　1.應(yīng)加強(qiáng)對實物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時對數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

　　2.在對卷宗進(jìn)行拆封時，一定要小心，避免損壞卷宗，對卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。

　　3.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的保護(hù)。場地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。

　　4.實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。

　　5.確保掃描質(zhì)量，包括分辨率和清晰度。應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況，選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。

　　6.對數(shù)字化后的文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃饕?以便于檢索，保護(hù)電子檔案的安全性,防止數(shù)據(jù)丟失或被未授權(quán)訪問，并定期備份電子檔案,以防意外損壞。

　　7.應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時反饋修正。

　　綜上，松江人事檔案數(shù)字化工作是十分必要的。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案數(shù)字化的技術(shù)支撐，各種自動化掃描設(shè)備的使用使得檔案掃描工作效率提高，確保了信息的準(zhǔn)確性。與此同時，許多專業(yè)的檔案掃描公司也應(yīng)運而生，專門為政府單位和廣大企業(yè)提供檔案掃描相關(guān)服務(wù)。為了提高檔案利用率、節(jié)約檔案掃描成本，選擇與專業(yè)團(tuán)隊合作進(jìn)行檔案數(shù)字化工作不失為一個好的選擇。