清遠位于我國廣東省，在清遠一詞中，“清”寓意政治清明，社會安定，“遠”寓意清遠地域廣，并且遠離統(tǒng)治中心。為了保護珍貴歷史檔案，提高檔案利用率，清遠市積極開展檔案掃描工作。

　　檔案數(shù)字化是隨著先進技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，主要是將傳統(tǒng)的實體檔案通過掃描加工轉(zhuǎn)換成線上存儲的、非實體的數(shù)字檔案，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種對組織內(nèi)各種活動的原始記錄，其重要性正日益凸顯出來，在信息化時代，掌握信息技術(shù)，為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)，檔案掃描可能會用到的工具包括以下這些：

　　1. 掃描儀。掃描儀包括平板掃描儀、大幅面掃描儀、高速掃描儀、饋紙式掃描儀等。在實際工作中，可以根據(jù)檔案的實際情況選擇最合適的掃描設(shè)備，以確保檔案掃描的質(zhì)量和完整性。

　　2. 光學(xué)字符識別技術(shù)(OCR)。OCR主要用于自動識別圖像中的文字，并將文字轉(zhuǎn)換成可編輯的文本形式，為后續(xù)建立檔案管理系統(tǒng)、快速檢索定位檔案提供基礎(chǔ)，方便檔案的利用。

　　3. 文件管理系統(tǒng)。用于存儲、分類、索引和檢索數(shù)字檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4. 數(shù)據(jù)安全工具。包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，可用于保護電子檔案的安全性和機密性。

　　5. 數(shù)字簽名工具。用于對電子文檔進行電子簽名，確保文件的真實性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工具。用于定期備份電子檔案，并在需要時進行恢復(fù)。。

　　7. 共享和協(xié)作工具。如云存儲平臺、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　在實際工作過程中，可以根據(jù)具體的需求和場景組合使用以上工具，以確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

　　檔案掃描要求：

　　1. 檔案信息安全方面。檔案掃描后形成的數(shù)字檔案只能保存在特定的計算機和系統(tǒng)上，并且需要設(shè)置訪問權(quán)限，只有檔案管理人員可以訪問，檔案的電子文件不得未經(jīng)授權(quán)進行傳播和擴散。在掃描過程中，為了保護檔案實體文件，防止丟失、錯放，在掃描過程中需要設(shè)置專門的檔案文件存放區(qū)和工作區(qū)，對臨時保管的檔案集中管理，已經(jīng)掃描和待掃描的檔案分開放置，掃描工作完成的檔案及時歸還。

　　2. 檔案的案卷文件都是原件，檔案管理人員和掃描人員的交接必須詳細登記、

　　3. 交接清楚。掃描人員對檔案的接收時間、案卷清單、電子文件頁數(shù)、交付時間等進行記錄，以便后期查詢和工作量的統(tǒng)計。

　　4. 掃描活動中應(yīng)輕拿輕放，掃描完成小心清點后重新裝盒，避免檔案原件損傷、遺漏。

　　5. 對于案卷中超過A4幅面的紙張，需要單獨取出展開后掃描，形成的文件插入到案卷電子文件的相應(yīng)順序。

　　6. 案卷中原文件有裝訂的，拆除裝訂應(yīng)注意不要損害原文件。膠裝的原文件，應(yīng)優(yōu)先使用書籍掃描儀處理，盡量不對文件造成損壞。

　　最后，為了確保檔案掃描的效果，減少檔案數(shù)字化工作量，清遠各檔案機構(gòu)可以與專業(yè)從事檔案數(shù)字化整理的外包公司合作，可以極大地節(jié)省人力物力成本，且公司經(jīng)手的檔案掃描項目數(shù)量多，實操經(jīng)驗豐富，檔案掃描效率和質(zhì)量有所保證。