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檔案收集工作的基本要求

時(shí)間:2022-03-18 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案收集工作的基本要求?檔案收集整理工作是管理好檔案的前提保障,這已經(jīng)得到了共識(shí)。因?yàn)槭占砉ぷ魇菣n案管理的基礎(chǔ)性工作,如果基礎(chǔ)性工作未能做好,后期管理工作勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)重重問題,從這個(gè)角度說,做好檔案收集整理工作的確十分必要,但是不能否認(rèn)的是,檔案管理有對(duì)收集整理工作并未充分的重視,這使得很多有價(jià)值的檔案信息流失,檔案收集。

檔案收集工作的基本要求

  如何做好檔案文件的歸檔整理工作

  檔案收集整理概述

  和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對(duì)于檔案收集來說,其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開展,進(jìn)一步查考?xì)v史事件。要想推動(dòng)檔案收集整理工作有效開展,必須保障檔案材料的真實(shí)性、完整性。檔案收集工作就是把各個(gè)部門的有參考價(jià)值的檔案材料歸檔,檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對(duì)檔案的形式和日期的把握,把檔案材料進(jìn)一步分類、整理、歸檔,使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用,有利于各個(gè)部門順利開展工作。

  檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析

  1.提高檔案意識(shí)

  我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識(shí),在收集檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象,這樣一來,有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息,不利于順利開展工作。在管理檔案時(shí),管理人員的檔案管理意識(shí)不足主要有以下幾個(gè)體現(xiàn):

 ?、贆n案管理人員在收集檔案和整理檔案時(shí)不夠完整,很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會(huì)議紀(jì)錄和文件資料沒有及時(shí)收集,導(dǎo)致檔案材料的不完整性;

 ?、谠谌粘9ぷ鲿r(shí),很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時(shí)歸檔,導(dǎo)致檔案信息不完整性;

 ?、墼谟嘘P(guān)部門開展工作時(shí),很多資料和證件收集不完整,導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看,檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念,提高個(gè)人檔案意識(shí),通過共同努力,推動(dòng)檔案管理工作有效開展。

  2.完善檔案管理制度

  檔案的收集和整理工作難度比較高,工作量大,有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)要加大重視力度,向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作,進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。另外,在日常檔案管理工作中,通過加大對(duì)檔案和文件的重視力度,了解其對(duì)單位和部門各項(xiàng)工作開展的重要意義。而對(duì)于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說,充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合,進(jìn)一步完善檔案管理制度,使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。

  對(duì)于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說,必須加大制度建設(shè)力度,進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案管理制度,從制度的角度加強(qiáng)管理,使檔案管理人員可以按照制度來對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分,進(jìn)一步提高其質(zhì)量和效率,另外,通過完善檔案管理考核制度,進(jìn)一步把工作落實(shí)到個(gè)人,提高檔案收集整理的效率。

  3.提高檔案收集效率

  現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜,呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì),檔案的收集和整理工作也存在一定的難度,所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作,督促各個(gè)部門進(jìn)行溝通,加強(qiáng)交流,以此推動(dòng)檔案收集和管理工作的順利開展。因?yàn)槿狈侠淼臋n案管理標(biāo)準(zhǔn),加上缺乏統(tǒng)一的管理模式,所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機(jī)制約束檔案管理工作,導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對(duì)于檔案管理人員來說,要充分了解自身工作義務(wù),通過多種途徑收集檔案信息,加強(qiáng)和各個(gè)部門的溝通和交流,及時(shí)上交需要?dú)w檔的材料,對(duì)于一些配合不積極的部門要及時(shí)催促其上交檔案材料,保障檔案的完整性,為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。

  提高檔案收集整理水平的對(duì)策

  1.樹立檔案收集整理意識(shí)

  現(xiàn)階段,仍然有很多管理人員意識(shí)不到檔案收集整理的重要性,在這些人口看來,收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內(nèi)容,因?yàn)闆]有必要投入過多的精力,因此很多時(shí)候,檔案收集整理制度完全沒有發(fā)揮作用,形同虛設(shè),這是我國檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。

  而正是由于檔案收集整理工作不到位,使得很多有價(jià)值的檔案信息資源流失,給我國的檔案管理事業(yè)造成了非常大的損失,為此,檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識(shí)作為重點(diǎn),大力宣傳檔案法規(guī)以及相應(yīng)的檔案收集整理知識(shí),尤其是檔案管理職工,必須對(duì)檔案收集整理知識(shí)有著充分的了解。

  2.完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

  檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身的檔案管理體系,按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置情況來進(jìn)行檔案收集整理體系的構(gòu)建,而在構(gòu)建該體系的過程中,應(yīng)該重點(diǎn)的突出網(wǎng)絡(luò),因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)時(shí)代下,對(duì)檔案收集整理工作提出更多的要求,而網(wǎng)絡(luò)管理方式完全能夠符合該要求。網(wǎng)絡(luò)檔案收集整理系需要保證從上到下每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有人負(fù)責(zé),有人配合。

  3.建立和健全管理制度,落實(shí)責(zé)任部門

  檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作,通過多種渠道、多種形成、各種場(chǎng)

  合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī),增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí),使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作,又要制定出一系列的規(guī)章制度,為確保檔案資料收集的齊全性、完整性,必須建立嚴(yán)格的制度,制定檔案移交歸檔制度,明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時(shí)間;制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實(shí)等制度。

  4.積極主動(dòng)上門收集,提高歸檔率

  檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度,取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外,更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤,愛崗敬業(yè),盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣,范圍大的特點(diǎn),不厭其煩主動(dòng)上門,跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門,檔案員只要有耐心,經(jīng)常上門催交,與他們溝通,往往都能收到效果。

  由于我國社會(huì)水平不斷提高,管理理念不斷發(fā)展,政府和相關(guān)部門要加大對(duì)檔案管理工作的重視力度才可以實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人

  員要努力做好檔案收集工作,按照檔案的時(shí)間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實(shí)際狀況相結(jié)合,制定出有效的檔案管理方案,保障檔案管理的有效性,進(jìn)一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平,提高檔案信息利用率和共享率。

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