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電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)

時(shí)間:2022-04-24 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  近年來,財(cái)政部、國家檔案局和有關(guān)主管部門大力推進(jìn)電子發(fā)票應(yīng)用與電子會(huì)計(jì)檔案管理,積極開展示范試點(diǎn)工作,并出臺(tái)了一系列相關(guān)規(guī)劃、規(guī)范及指南,明確電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力,為數(shù)字化時(shí)代電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)提供良好的應(yīng)用環(huán)境。

電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)

  為了幫助大家把握政策發(fā)展脈絡(luò)

  了解新政對(duì)企業(yè)的實(shí)際影響

  我們整理了電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)政策和法規(guī)

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  由此,會(huì)計(jì)電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)進(jìn)入發(fā)展的快車道,電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用日益普及,不僅推動(dòng)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)、管理模式的轉(zhuǎn)變,也為企業(yè)財(cái)稅管理帶來全新變革。一方面,企業(yè)能夠利用信息化、數(shù)字化手段更加高效、準(zhǔn)確采集凝結(jié)在檔案中的各類信息,并將其沉淀為企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn);另一方面,企業(yè)面臨會(huì)計(jì)憑證電子化管理的迫切需求,一套良好高效的電子檔案系統(tǒng)已成為企業(yè)完善信息化建設(shè)的必選項(xiàng)。

  中博奧電子檔案系統(tǒng)

  中博奧電子檔案系統(tǒng)是中博奧融合多年電子檔案信息系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),自主設(shè)計(jì)研發(fā)的一款成熟、全面、滿足會(huì)計(jì)憑證電子化管理要求的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)基于安全性、實(shí)用性和開放性原則,對(duì)電子檔案的采集、歸檔、管理、借閱、鑒定、銷毀進(jìn)行全流程規(guī)范化管理,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的聯(lián)動(dòng)管理,促使企業(yè)檔案管理過程更便捷清晰、存儲(chǔ)更完整安全。

  電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)定位

  中博奧電子檔案系統(tǒng)處于財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)中的共享核心模塊,其核心功能采取可配置化設(shè)計(jì),具有高度可擴(kuò)展性;數(shù)據(jù)以分表分庫方式存儲(chǔ),提升檔案檢索性能以及響應(yīng)效率。系統(tǒng)與費(fèi)用報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算、電子影像、票聯(lián)等多個(gè)前端系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成,全面、快捷地采集、歸檔企業(yè)各類電子信息,幫助企業(yè)建立以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的新型高效會(huì)計(jì)檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案全生命周期的線上流轉(zhuǎn),為企業(yè)提升會(huì)計(jì)檔案保管利用效率奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)主要包含檔案采集、電子附件、檔案管理、檔案借閱、查詢統(tǒng)計(jì)、庫房管理、系統(tǒng)管理七大功能模塊。

  FOL電子檔案系統(tǒng)功能全景

  1、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)采集

  多系統(tǒng)集成自動(dòng)化采集

  靈活定義歸檔內(nèi)容

  系統(tǒng)提供預(yù)制檔案模板,支持新增會(huì)計(jì)檔案類型并為其配置相應(yīng)模板,企業(yè)可根據(jù)自己的實(shí)際業(yè)務(wù)訴求,對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔內(nèi)容與列表展示內(nèi)容進(jìn)行自定義調(diào)整。

  檔案模板自定義配置

  多系統(tǒng)集成自動(dòng)化采集

  通過多系統(tǒng)集成,中博奧電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子檔案的自動(dòng)化采集,極大提高了檔案采集效率,確保了檔案的完整性。系統(tǒng)兼容會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,支持在線修改、暫存草稿、關(guān)聯(lián)歸檔附件。

  2、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)集成,檔案自動(dòng)化采集

  穿透查看影像信息

  系統(tǒng)支持同步電子影像系統(tǒng),獲取紙質(zhì)檔案的影像任務(wù)信息。系統(tǒng)以列表形式展示影像任務(wù)對(duì)應(yīng)單據(jù)編號(hào)、已匹配影像任務(wù)對(duì)應(yīng)檔案編號(hào)等信息,支持穿透查看影像任務(wù)詳情、單據(jù)詳情及對(duì)應(yīng)檔案詳情。

  電子發(fā)票全面支持

  系統(tǒng)與票聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接,獲取查重驗(yàn)真后的電子發(fā)票信息,全面支持對(duì)增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、全電發(fā)票、鐵路電子客票、航空運(yùn)輸電子客票行程單等多類型電子發(fā)票的歸檔,并支持手動(dòng)上傳本地電子發(fā)票文件。

  多維查詢銀行回單

  系統(tǒng)自動(dòng)同步銀企直聯(lián)系統(tǒng),獲取電子銀行回單信息,支持通過多維組合條件,實(shí)現(xiàn)電子回單反查詢對(duì)應(yīng)檔案。

  結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)同步歸檔

  系統(tǒng)全面響應(yīng)電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)要求,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子憑證版式文件及其結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔管理,支持將通過驗(yàn)簽的電子憑證,包含入賬日期、認(rèn)證狀態(tài)等字段的電子憑證結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件,以及入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件進(jìn)行電子歸檔,助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子憑證從接收、入賬到歸檔的全流程數(shù)字化、無紙化。

  3、憑證自動(dòng)匹配

  系統(tǒng)支持核算系統(tǒng)中記賬單據(jù)和生成的電子憑證,根據(jù)內(nèi)部編碼一致性規(guī)則進(jìn)行后臺(tái)自動(dòng)匹配。對(duì)于超出規(guī)則定義的單據(jù)或無影像附件的憑證等自動(dòng)匹配失敗的單據(jù),也可手動(dòng)完成匹配。

  憑證自動(dòng)匹配

  電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)批量復(fù)審

  系統(tǒng)完成檔案匹配后,檔案管理員可以進(jìn)行復(fù)審,進(jìn)一步確認(rèn)電子影像和電子憑證的匹配情況,保證單據(jù)、影像、憑證的準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。系統(tǒng)支持單筆或批量復(fù)審?fù)ㄟ^,支持將匹配錯(cuò)誤檔案退回。

  檔案靈活分冊(cè)

  檔案復(fù)審?fù)ㄟ^后,可進(jìn)行檔案分冊(cè),系統(tǒng)支持靈活選擇連號(hào)分冊(cè)或斷號(hào)分冊(cè)方式。同時(shí),支持對(duì)錄入的未入庫的檔案分冊(cè)進(jìn)行修改和拆分,支持按檔案編號(hào)起止范圍查詢、追加或掃描分冊(cè)條碼快速追加分冊(cè)。

  檔案分冊(cè)管理

  掃碼批量入庫

  檔案管理員選擇分冊(cè)后,按照實(shí)物存放地點(diǎn),選擇對(duì)應(yīng)庫存地點(diǎn),掃描分冊(cè)條碼或輸入檔案編號(hào),進(jìn)行檔案入庫。系統(tǒng)支持批量入庫、批量移除,支持在線查看、修改已入庫憑證所在庫房信息。

  檔案入庫管理

  4、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)借閱

  在線高效借閱流轉(zhuǎn)

  員工在線借閱申請(qǐng)

  借閱人可通過檔案借閱模塊新增電子檔案或?qū)嵨餀n案借閱申請(qǐng),系統(tǒng)可記錄借閱事由、內(nèi)容及狀態(tài)。其中,電子借閱為在線查看,實(shí)物借閱包括實(shí)物檔案領(lǐng)用和實(shí)物檔案歸還操作。借閱人進(jìn)行借閱操作時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記檔案借閱狀態(tài),確保檔案流轉(zhuǎn)全程可控。

  檔案借閱申請(qǐng)

  檔案查看

  領(lǐng)導(dǎo)線上快速審批

  財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或高級(jí)財(cái)務(wù)主管可對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行同意或駁回操作,支持批量駁回及審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,對(duì)于電子單據(jù)借閱,系統(tǒng)開放臨時(shí)查閱權(quán)限;對(duì)于實(shí)物單據(jù)借閱,檔案管理員將收到出庫通知,進(jìn)行實(shí)物領(lǐng)出。借閱到期后,系統(tǒng)將郵件提醒借閱人歸還檔案,保障檔案歸還的及時(shí)性。管理員僅需掃描檔案身份條碼,即可實(shí)現(xiàn)檔案快速歸還。

  3D檔案可視化管理

  系統(tǒng)基于搭建的檔案館庫房、密集架、檔案盒、庫房設(shè)備等逐級(jí)可視的三維場(chǎng)景,集成電子檔案管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù),打造智能可視的數(shù)字虛擬檔案館。不但實(shí)現(xiàn)了檔案館資料的有序、完整及快速識(shí)別、精確定位,也使得檔案管理更加智能化、規(guī)范化、可視化,切實(shí)提升檔案管理水平與管理效率。

  5、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)

  多維條件組合查詢

  多維條件組合查詢

  查詢?nèi)丝筛鶕?jù)憑證狀態(tài)、會(huì)計(jì)期間、單據(jù)編號(hào)等組合查詢條件查詢完整檔案信息,包括關(guān)聯(lián)影像、電子發(fā)票、銀行回單等附件以及檔案來源、檔案狀態(tài)等,支持穿透查看檔案詳情及借閱記錄,促進(jìn)檔案合規(guī)管理。

  檔案查詢

  全方位可視化統(tǒng)計(jì)

  系統(tǒng)通過圖表形式全方位、可視化展示檔案借閱情況統(tǒng)計(jì)分析、檔案管理分析、檔案分類統(tǒng)計(jì)、分公司檔案數(shù)量排行,為管理者提供直觀的檔案庫存情況及管理分析,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)自動(dòng)匹配、實(shí)物借閱等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常情況。

  6、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)庫房管理

  線上實(shí)時(shí)跟蹤管理

  檔案調(diào)撥實(shí)時(shí)跟蹤

  檔案調(diào)出方的檔案管理員可按需提交檔案調(diào)撥申請(qǐng),按分冊(cè)編號(hào)起止范圍查詢、追加到待調(diào)撥列表,或掃描分冊(cè)條碼的方式追加分冊(cè),選擇目的庫位發(fā)起調(diào)撥。系統(tǒng)支持批量調(diào)撥和批量移除操作,支持實(shí)時(shí)跟蹤查看檔案調(diào)撥記錄及進(jìn)度。

  檔案接收自動(dòng)關(guān)聯(lián)

  調(diào)入方檔案管理員收到調(diào)撥申請(qǐng),根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)調(diào)入檔案進(jìn)行接收或退回的操作,操作接收,檔案自動(dòng)關(guān)聯(lián)電子庫位;操作退回,電子庫位不發(fā)生變化。系統(tǒng)支持一鍵批量接收,支持在線查看申請(qǐng)調(diào)撥的檔案分冊(cè)及其調(diào)撥記錄。

  檔案批量鑒定復(fù)核

  管理員提交檔案銷毀申請(qǐng)后,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或高級(jí)財(cái)務(wù)主管等角色需填寫復(fù)核意見,選擇確認(rèn)銷毀或駁回,確認(rèn)銷毀檔案方可執(zhí)行銷毀。系統(tǒng)支持批量鑒定。

  檔案銷毀實(shí)時(shí)記錄

  系統(tǒng)提供檔案銷毀功能,可針對(duì)檔案鑒定無保管價(jià)值分冊(cè)進(jìn)行檔案銷毀,執(zhí)行銷毀后在對(duì)應(yīng)案卷信息上做銷毀標(biāo)記,表明對(duì)應(yīng)的實(shí)體檔案已被銷毀,但電子檔案數(shù)據(jù)不做刪除處理,仍可在線查看。系統(tǒng)支持批量銷毀、在線查看檔案銷毀記錄。

  7、電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)管理

  快速響應(yīng)企業(yè)需求

  系統(tǒng)管理主要包含企業(yè)組織架構(gòu)的搭建,檔案系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù),人員權(quán)限的配置,同企業(yè)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接口管理等。通過權(quán)限的配置提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性,避免企業(yè)信息外露;同時(shí),滿足檔案外包的需求,可以針對(duì)不同的企業(yè)開放不同的權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)隔離。接口管理可以實(shí)現(xiàn)從其他系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)生成檔案數(shù)據(jù),減少電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案的過程。系統(tǒng)維護(hù)人員無需編碼或通過少量代碼就可以快速響應(yīng)業(yè)務(wù)部門的需求,減少運(yùn)維工作量、降低運(yùn)維難度。

  針對(duì)企業(yè)不同等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)安全要求,電子檔案系統(tǒng)提供多種產(chǎn)品安全管理方式以及信息加密技術(shù),為財(cái)務(wù)信息安全提供保障;系統(tǒng)具備嚴(yán)格的數(shù)據(jù)權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔功能,能夠有效降低數(shù)據(jù)遺失風(fēng)險(xiǎn)。

  “四性”全面保障

  2020年6月20日,《中華人民共和國檔案法》修訂通過,明確電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交,檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè),確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

  中博奧電子檔案系統(tǒng)提供多種產(chǎn)品安全管理方式以及信息加密技術(shù),全面響應(yīng)國家對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的要求。系統(tǒng)接收電子發(fā)票過程符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào))、《財(cái)政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》(財(cái)會(huì)﹝2020﹞6號(hào)),歸檔存儲(chǔ)格式符合要求,歸檔過程中電子發(fā)票真實(shí)性、完整性、可用性、安全性有保障。

  通過檔案自動(dòng)化采集、對(duì)接發(fā)票池及π平臺(tái)自動(dòng)查重驗(yàn)真等手段,實(shí)現(xiàn)檔案信息全流程不落地,避免人為作假或操作疏漏;

  通過用戶認(rèn)證、密鑰授權(quán)、影像加密、集成影像設(shè)備芯片級(jí)加密等方式,為財(cái)務(wù)信息安全提供保障;

  通過嚴(yán)格的數(shù)據(jù)權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔功能,系統(tǒng)日志可實(shí)現(xiàn)線上操作留痕,有效防范數(shù)據(jù)遺失風(fēng)險(xiǎn);

  系統(tǒng)內(nèi)置動(dòng)態(tài)水印,有效防止檔案被篡改、截屏、拍照,全方位保證企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)安全。

  標(biāo)桿案例

  2021年12月7日,陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)公司與中博奧共建的增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔工作通過由陜西省檔案局、陜西省財(cái)政廳、陜西省商務(wù)廳、國家稅務(wù)總局陜西省稅務(wù)局聯(lián)合組織的試點(diǎn)單位驗(yàn)收,成為陜西省首批通過該試點(diǎn)驗(yàn)收的企業(yè)。

  作為陜煤集團(tuán)所屬全資子公司,陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“榆林化學(xué)公司”)負(fù)責(zé)規(guī)劃、建設(shè)和運(yùn)營目前全球在建的最大煤化工項(xiàng)目,日常需要處理的發(fā)票數(shù)量巨大。隨著增值稅電子發(fā)票的推行,榆林化學(xué)在電子發(fā)票的數(shù)據(jù)歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔等方面逐漸顯現(xiàn)出諸多管理難點(diǎn),為響應(yīng)國家財(cái)政部、國家檔案局、國家稅務(wù)局的相關(guān)工作要求,進(jìn)一步打通企業(yè)電子信息流轉(zhuǎn)、提升企業(yè)信息化水平和現(xiàn)代化管理水平,榆林化學(xué)公司攜手中博奧,共同推進(jìn)電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)工作。

  雙方成立聯(lián)合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),高質(zhì)量出具項(xiàng)目藍(lán)圖設(shè)計(jì)方案,高效搭建了包括票聯(lián)系統(tǒng)、電子報(bào)賬系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、發(fā)票池、共享運(yùn)營系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等于一體的數(shù)字化財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),助力榆林化學(xué)首批通過增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)單位驗(yàn)收。

  通過打通電子發(fā)票從開具到歸檔的各環(huán)節(jié),中博奧幫助榆林化學(xué)公司實(shí)現(xiàn):

  增值稅電子發(fā)票報(bào)銷、入賬、歸檔的全流程線上流轉(zhuǎn);

  提高財(cái)務(wù)工作效率、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);

  保障會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性;

  提升會(huì)計(jì)檔案利用效率;

  會(huì)計(jì)檔案電子化掃描、歸檔、借閱、銷毀全流程管理,降低公司財(cái)務(wù)成本,助力企業(yè)數(shù)字化發(fā)展。

  中博奧電子檔案系統(tǒng)通過將分散在各單位、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的資料進(jìn)行統(tǒng)一集中管理,打通財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的“最后一公里”,幫助企業(yè)構(gòu)建起財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)倉庫。海量電子會(huì)計(jì)檔案借助智能分析,將為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。

  財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)

  中博奧電子檔案平臺(tái)管理系統(tǒng),源于中博奧團(tuán)隊(duì)多年沉淀的財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理理念及信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn),是大型集團(tuán)企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)、推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具。FOL財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)涵蓋員工報(bào)銷、采購付款、銷售收款、資產(chǎn)報(bào)賬、財(cái)務(wù)控制、共享核心、資金管理、會(huì)計(jì)核算、稅務(wù)管理、基礎(chǔ)支撐等財(cái)務(wù)核心業(yè)務(wù)“域”,每個(gè)“域”中內(nèi)含不同的系統(tǒng),全面支撐財(cái)務(wù)職能與財(cái)務(wù)流程。中博奧財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)采用成熟、主流的IT技術(shù)框架,通過各個(gè)系統(tǒng)的互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集與財(cái)務(wù)處理的智能高效,幫助企業(yè)發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值。

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