隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案管理建設(shè)的蓬勃開展，檔案室數(shù)字化建設(shè)這個問題便提上了很多機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)的議事日程那什么是檔案室數(shù)字化呢？檔案室數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案室有何區(qū)別？如何才能建設(shè)檔案室數(shù)字化？

　　01.什么是檔案室數(shù)字化

　　什么是檔案室數(shù)字化？采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案室是否就能被稱為檔案室數(shù)字化呢？

　　定義中的企業(yè)數(shù)字檔案（館）室

　　國家檔案局2017年發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》中明確，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

　　達標的“檔案室數(shù)字化”

　　達到國家或省級檔案室數(shù)字化評價指標，經(jīng)國家或省級檔案局驗收，被認定為“檔案室數(shù)字化”。

　　02.傳統(tǒng)檔案室檔案室數(shù)字化

　　建設(shè)檔案室數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的趨勢，那么與傳統(tǒng)檔案室相比較，檔案室數(shù)字化具有獨有的特點與功能？

　　檔案資源“數(shù)字”化

　　檔案室數(shù)字化以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是檔案室數(shù)字化的基本特征。

　　檔案實體“虛擬化”

　　通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

　　檔案管理系統(tǒng)化

　　將檔案業(yè)務(wù)流程、標準規(guī)范固化在檔案室數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

　　信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

　　檔案室數(shù)字化依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

　　檔案利用知識化

　　數(shù)字檔案將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。