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電子檔案掃描要求根據(jù)紙質檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備,和進行相關參數(shù)的設置和調整。參數(shù)的設置和調整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
電子檔案掃描要求
(一)檔案掃描方式
1.根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面平板直接掃描,或采用縮微拍攝后膠片轉數(shù)字化。沒相應設備的一般采用小幅面掃描后進行圖像拼接的方式處理。
2.紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式。
3.掃描方式的選擇以不損傷檔案原件為原則。
(二)檔案掃描分辨率
1.掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,應以掃描后的圖像清晰、完整,不影響圖像的利用效果為準。
2.不論采用何種色彩模式,一般情況下,掃描分辨率大于或等于100dpi即可。如果檔案文字偏小、密集、清晰度差等,可適當提高分辨率。
3.需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率應大于或等于200dpi。
(三)檔案掃描色彩模式
1.掃描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。
2.用黑白二值模式掃描,形成的圖像文件所占用的空間較小,適用于頁面為黑白兩色,字跡清晰,不帶插圖的檔案。
3.灰度模式適用于頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差,或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案。
4.彩色模式掃描形成的圖像文件所占用的空間較大,但能直接反映檔案的原貌,用途廣泛,并且可根據(jù)需要把彩色圖像轉換成黑白二值或灰度。頁面有紅頭、印章或有照片、彩色插圖的檔案應采用彩色模式。
(四)檔案掃描登記登記掃描檔案的頁數(shù)、色彩模式、分辨率等,如需要進行OCR識別的檔案應注明。在登記的同時應注意核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理登記單填寫掃描件的頁數(shù)是否一致,發(fā)現(xiàn)漏掃或錯掃時應及時補掃,并在登記表上注明原因和處理方法。