檔案管理系統(tǒng)需求分析，按照文件類型其實有功能細(xì)分，有單純的檔案管理系統(tǒng)，也有合同管理系統(tǒng)，也有知識管理系統(tǒng)，即使功能一樣，根據(jù)企業(yè)習(xí)慣也有不同叫法，每個企業(yè)的檔案都有不同的規(guī)范方法，如果軟件能契合企業(yè)的做法，會讓檔案管理更加符合員工的習(xí)慣，實現(xiàn)管理的效率，也能更好地讓管理制度為企業(yè)帶來效益。

　?。?、檔案管理系統(tǒng)需求分析核心功能

　　將檔案管理的日常工作“自動化”、“流程化”。

　　檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動發(fā)送、接收、歸檔和保存的任務(wù)處理工作。通過自動化的掃描中心和電子文件創(chuàng)建終端，形成數(shù)字化文檔，同時利用系統(tǒng)工作流，對電子文檔啟動相應(yīng)的審批流程，采用自動化辦公系統(tǒng)或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以郵件等方式通知有關(guān)負(fù)責(zé)人員對文檔進(jìn)行鑒定、審批并促發(fā)下一個工作流程，使文檔的發(fā)送和流轉(zhuǎn)處于一個循環(huán)有序的狀態(tài)，實現(xiàn)檔案卷宗的“創(chuàng)建提交審批、鑒定歸檔”這一系列的處理過程，同時工作流的處理可以根據(jù)文檔的狀態(tài)網(wǎng)絡(luò)自動調(diào)整，也可根據(jù)實際的工作需要靈活設(shè)置，大大減少了傳統(tǒng)檔案管理處理文檔所需要的時間，有效提高檔案管理人員的工作效率。

　?。?、共享與安全

　　將檔案的管理帶入全面的數(shù)字化階段，實現(xiàn)文檔的最大化利用和最嚴(yán)格的安全保障。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)可以和許多常用的外部系統(tǒng)（如ＷＥＢ、ＯＡ）進(jìn)行集成，高效地利用有效的資源信息，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)高速、安全的交流與信息共享，使檔案信息能夠得到最大程度上的共享和利用，避免了信息孤島和資源重復(fù)浪費(fèi)的現(xiàn)象。

　　檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)（ＯＡ）進(jìn)行集成，可以把ＯＡ系統(tǒng)中形成的文件的相關(guān)信息和原文件一同轉(zhuǎn)入文檔管理系統(tǒng)（ＤＭＳ），經(jīng)過工作流通知檔案人員接受處理，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫保存、利用，實現(xiàn)文檔一體化。

　?。场n案分析

　　檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)能夠支持各類檔案的檢索方法，同時提供全文檢索功能，而且能對各種類型的檔案按照工作需求進(jìn)行強(qiáng)大的信息整理、報表分析功能，在此基礎(chǔ)上可以建立起適應(yīng)行業(yè)和單位需要的輔助決策管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供預(yù)警信息和發(fā)揮較強(qiáng)的輔助作用。比如用戶是一所學(xué)校，就可以為學(xué)生素質(zhì)分析、學(xué)生成績評估、招生規(guī)模、就業(yè)指導(dǎo)、課程設(shè)置、教師職稱評定和隊伍評估、教育資源配置等各種管理活動提供強(qiáng)有力的決策依據(jù)。

　　４、簡單化操作

　　檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)同時支持ＷＥＢ和客戶端界面，同時通過工作流的集成，使得整個檔案管理工作高度自動化，在操作中盡量簡單化、人性化，每一份檔案都可以根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的工作流程進(jìn)行自動處理，同時對每一份需要工作人員親自處理的文檔，提供了簡單的界面，而且由于檔案管理信息系統(tǒng)和各種應(yīng)用系統(tǒng)的良好集成，使得工作人員不再擔(dān)心各種文檔的處理手段（各種應(yīng)用程序），檔案管理信息系統(tǒng)將自動啟用各種應(yīng)用程序幫助工作人員完成文檔的鑒定審批、歸檔保存等工作，其操作過程簡單、快捷、準(zhǔn)確。